remote team productivity

6 outils pour booster la productivité de vos équipes

Spencer Coon
mar 05, 2017

Les entreprises d’aujourd’hui connaissent de nouvelles frontières sur le marché de l’emploi que ce soit les nouvelles entreprises ou bien les sociétés déjà bien implantée dans plusieurs pays. L’introduction des espaces de travail digitaux a étendu le vivier de talents aux quatre coins du globe.

Si vous recrutez, cela signifie que vous avez la possibilité de trouver le parfait candidat pour l’offre sans vous préoccuper de sa zone géographique. Pour les futures recrues, cela signifie avoir la possibilité de vivre n’importe où et de travailler flexiblement pour les meilleurs entreprises. Les coûts de recrutement recrutements, frai de transport, et frais généraux peuvent être réduits ou supprimé entièrement du fait que les plateforme de travail digitales s’améliorent et sont de plus en plus nombreuses.

Au sein de notre entreprise, Hibox, le travail à distance a été une part centrale de notre structure depuis le commencement. Nous sommes passé de deux co-fondateurs en Argentine à une entreprise travaillant dans sept différentes langues et dans trois pays différents. Avec notre siège social à Barcelone, travailler de manière productive en tant qu’équipe séparée géographiquement est plus qu’important pour notre croissance et notre succès. Maintenir un lien personnel et une forte culture d’entreprise pendant que nous nous développons est un challenge quotidien, mais nous avons trouvé certaines astuces technologiques qui nous permettent d’y arriver.

Voici ce que nous utilisons pour continuer de faire grandir notre productivité et notre culture :

1. Join.me: le partage d’écran avec les clients devenu un jeu d’enfant

Tout d’abord, toutes les démos et les négociations avec nos clients prennent place lors d’appels en ligne. Nous connaissons tous Skype, mais il y a certains aspects négatifs. Avec Skype, il n’y a pas la possibilité d’inviter facilement plusieurs clients sur le même appel. Nous avons résolu ce problème en utilisant Join.me. C’est un outil permettant de créer et d’envoyer des liens uniques à nos clients pour qu’ils puissent nous rejoindre sur un appel d’un simple clic, cela nous permet d’économiser du temps critique avec nos nouveaux prospects. La pire manière de commencer une relation avec un client est de rencontrer des problèmes techniques. De ce fait, Join.me a très bien fonctionné pour nous permettre de résoudre ces problèmes.

2. Festify: Tout le monde pour la musique suivant sur votre playlist Spotify

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Nous avons une playlist Spotify pour notre équipe que nous utilisons dans notre bureau principal. Après avoir rencontré plusieurs disputes, nous avons décidé d’utiliser une approche un peu plus démocratique avec Festify – une application qui permet à tout le monde de voter pour la musique suivante sur Spotify. C’est divertissant et nous créons quelque que nous pouvons partager avec les membres de notre équipe peu importe l’endroit d’où ils sont connectés. Les outils comme celui-ci ne sont peut-être pas directement en “lien” avec la productivité, mais sont brillants pour faire grandir  la connexion et la culture de nos équipes en même temps que notre entreprise. Si vous ne savez pas qui est la Princesse Chilienne de la Pop ? Pas de soucis, si vous êtes aussi chanceux que nous, vos collègues vous le feront savoir…

3. Partagez vos documents sur Google Drive :

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Nous travaillons avec Google Drive pour tout ce dont nous avons besoin au format écrit, sur des documents partagés ou des feuilles de calcul Excel. Cela fonctionne comme des “documents vivants”, qui ne sont jamais vraiment imprimés mais partagés de part et d’autre, utilisés de différentes manières et mis à jour régulièrement. Tout le monde a ainsi accès aux dernières informations. C’est un point important pour nous car nous travaillons dans sept langues différentes et dans différents fuseaux horaires. Pour résumer, nos traductions sont mieux gardées sur des documents partagés que tout le monde peut éditer en même temps, sans se soucier d’avoir la dernière version car celle-ci est toujours à jour.

4. Calendrier Google et l’application Fio :managez vos différents  fuseaux horaires et vacances

Nous partageons et croisons les Calendriers Google de nos employés afin de planifier des réunions et appels avec nos clients. Bien sûr, avoir la majorité de notre équipe qui travaille dans différents fuseaux horaires implique une organisation compliquée et parfois un peu brouillon. l’application  Fio nous donne une vue rapide des fuseaux horaires de toutes les personnes. De plus, nous tirons profit de la fonction intéressante du calendrier Google, qui permet de partager les jours fériés et vacances des employés dans des pays différents afin de savoir quand ils ne travaillent pas.

5. Intercom: le service client dans plusieurs langues, de manière simplifiée

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Utiliser Intercom pour chatter avec les visiteurs de votre site web et applications et pour “distribuer” les nouveaux leads à votre équipe au fur et à mesure des visites. C’est idéal quand votre entreprise est composé d’un petit nombre d’employés mais répondant à une large base de clients répartis à travers le monde.Un autre point également important, les employés peuvent déléguer la conversation à un autre collègue en fonction des langues parlées par les visiteur. Ces derniers n’ont pas à attendre, ce qui peut-être une étape fatale dans le processus de vente menant souvent à la perte du potentiel client. De plus, vous pouvez sauvegarder des “auto réponses” pour répondre aux questions communément posées de nos listes de clients et utilisateurs sauvegardées sur Intercom. Votre équipe peut ainsi répondre rapidement aux questions dans plusieurs langues.

6. Hibox (Si si, sérieusement !):

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Bien sûr, nous travaillons quasiment entièrement sur notre propre plateforme. Nous l’avons construite de par nos expériences et plus spécialement du management de plus de 40 programmeurs à distance pour créer une solution de banque en ligne pour une des banques les plus grosses d’Amérique Latine. Tout ce dont nous avons eu besoin, nous l’avons intégré sur Hibox. Nous utilisons le flux de conversation public pour les informations générales, blagues, GIFs et autres activités sociales. Nous aimons penser que cela est un peu notre salle de jeu virtuelle. Il y a des flux pour chaque partie de l’entreprise, Growth Hacking, Nouvelles Fonctionnalités, Ventes etc. Ces salles comprennent uniquement des petites équipes, le “bruit” est donc relativement faible. De plus, un des plus gros bénéfices pour une équipe travaillant à distance, est la possibilité de suivre les tâches dans chaque salle et pour chaque employé. Vous pouvez ainsi savoir exactement où en est votre équipe sur un projet spécifique. Hibox a aussi un système de vidéoconférence intégré, nous n’avons donc plus besoin d’utiliser Skype. Nous n’avons plus à attendre que tout le monde se connecte. La vidéo sur Hibox est accessible en seulement un clic.

Pour nous chez Hibox, ce sont certains de nos outils favoris. Nous restons actifs sur Product Hunt pour plus d’outils vous permettant d’aider vos équipes ou de les divertir. En conclusion, toutes les entreprises sont différentes en terme de capacité ainsi que sur les pratiques marchant le mieux.

Nous espérons que cela vous donnera des idées utiles et qui marcheront pour travailler à distance !

-L’équipe Hibox

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