5 Tricks to Manage Email Better

5 outils et astuces pour vous aider à gérer vos mails

Sophia Ellis
jan 20, 2017

Pendant que j’écris cet article, je suis sûre que je vais recevoir des notifications perturbantes d’emails. Que ce soit un “ding” agaçant ou un popup sur mon écran alors que j’essaye de travailler; les emails me rappellent toutes les autres choses que je dois aussi faire – en y ajoutant une touche d’urgence. Cela peut être un peu accablant. Pour beaucoup d’entre nous, ce sont les emails qui tuent le plus notre productivité, et pourtant, on en dépend beaucoup.

Après avoir essayé plusieurs choses différentes, mon équipe et moi-même avons rassemblé la liste suivante des outils et des astuces qui aident à gérer les mails avant que ça ne soient eux qui gèrent vos journées.

1. Bloquez complètement les notifications :

A chaque fois que vous êtes distrait par une notification d’email, cela prend environ 23 minutes et 15 secondes pour être de nouveau focalisé sur le travail que vous faisiez avant. Vous imaginez ce qui arrive si vous recevez juste quelques notifications par jour? Des heures de productivité sont perdues à cause de simple notifications, souvent inutiles. La meilleure solution que j’ai trouvé pour contrer ce phénomène c’est de couper toutes les notifications et de mettre sur silencieux l’appli de mails de mon portable. C’est juste un petit bouton sur les Mac et Iphone. Si c’est important, je travaillerais dessus au moment opportun comme le reste. Il n’y a pas besoin d’être tenu au courant des mises à jour immédiatement à chaque fois.

2. Planifiez des moments pour vérifier vos mails:

Une de mes plus mauvaises habitudes est de vérifier mes mails constamment pour passer le temps ou pour procrastiner ce sur quoi je devrais vraiment être focalisée. Une bonne façon de rester productif est de supprimer tout ce qui peut être distrayant – comme les emails. Ne raisonnez pas à l’extrême et n’arrêtez pas de vérifier vos emails d’un coup pendant une semaine.Limitez ou planifiez le moments où vous les vérifier. Plus de deux-trois fois par jour n’est pas nécessaire. J’aime bien vérifier mes mails le matin pour ne pas stresser à cause de ça pendant la journée et une autre fois le soir pour bien clôturer la journée. Il y a rarement des messages très importants qui ont besoin d’une réponse immédiate. Si c’est urgent, ils appellent.

3. SaneBox:

J’ai essayé quelques outils qui aident à gérer ses mails. Un des meilleurs que j’ai trouvé c’est Sanebox. Sanebox utilise l’IA pour aider à filtrer automatiquement et trier les emails dans des dossiers que je peux vérifier plus tard. Cela ne trie pas complètement la boîte mail mais c’est toujours beaucoup mieux que de devoir classer tous ses mails soi-même. Vous pouvez installer cet outil pour n’importe quelle boîte mail. C’est très bien pour ne pas mélanger le travail et le reste. Mes dossiers sont séparés entre les mails personnels et les professionnels qui sont triés par projets, donc je peux voir exactement ce qui se passe dans chaque dossier. Cela m’a fait gagner énormément de temps à chaque fois que je recherche un mail précis.

4. Evitez les emails dans les moments où vous pouvez utilisez un moyen de communication plus direct:

Une de mes bêtes noires ce sont les emails sans intérêts. Le type d’échange d’emails qui dure plusieurs jours mais la “conversation” aurait pu être faite en quelques minutes au téléphone ou en appel vidéo. Particulièrement si vous travaillez avec des collègues ou sur des gros projets collaboratifs, évitez les allers-et-retours d’emails et trouvez une façon plus rapide de communiquer. Les emails ne sont pas efficaces pour la collaboration ou le brainstorming – les appels en revanche le sont. Si vous travaillez avec une équipe plus importante, les plateformes de chat de groupe éliminent presque entièrement le besoin d’emails et optimisent l’espace de travail digital.

5. Si vous avez besoin, organisez des mails par équipe avec HelpMonks:

Si votre équipe a absolument besoin des emails, ne vous inquiétez pas, il y a toujours des outils très bien pour vous aider à mieux gérer les emails. HelpMonks vous aide à organiser vos mails par sujet et à faire suivre les emails qui arrivent aux différents membres de l’équipe. C’est très pratique si vous êtes un gestionnaire de projets. Vous n’avez pas à prendre un long moment pour transférer, faire suivre les mails aux membres de l’équipe. C’est fait automatiquement. C’est aussi utile pour la collaboration sur les emails en tant qu’équipe. HelpMonks va aussi archiver les fils de conversations pour vous et les placer au même endroit pour que vous puissiez les retrouver plus tard si besoin. Cet outil vous fait gagner beaucoup de temps à suivre les emails et à communiquer comme une équipe.

En espérant que ces outils vous seront autant utiles pour vous et votre équipe qu’ils le sont pour moi! Surmonter une de mes distractions les plus importantes et gérer mes mails de façon beaucoup plus efficace m’ont vraiment aidé à me re-concentrer sur ce qui est plus important. Je pense vraiment que c’est une des clés de la productivité!

Essayez gratuitement et changez votre manière de travailler