ways to use Google Drive and Google Calendar

5 manières d’utiliser Google Drive et Google Calendar que votre équipe doit essayer

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Sophia Ellis
Oct 24, 2017

Manières intéressantes d’utiliser Google Drive et Google Calendar !

Souvent, c’est en cherchant en ligne que je découvre une super fonctionnalité d’un outil  que j’utilisais déjà depuis longtemps, et qui me permet d’être alors encore plus efficace. Chez Hibox, travailler à distance avec une équipe dont les employés sont dispersés à travers le monde nous a obligé à apprendre quelques astuces pour gérer des projets, communiquer et rester productif grâce à l’utilisation d’une variété d’outils. Ici, nous allons partager avec vous quelques-unes des petites astuces que nous avons découvert en utilisant Google Drive et Google Agenda.

1. Utilisez Google Drive Folders pour organiser des projets avec une bonne gestion des tâches

Au lieu d’envoyer plusieurs versions de fichiers par emails, nous créons des dossiers dans Google Drive pour tous nos projets afin que nous puissions avoir toutes les dernières versions en un seul endroit. C’est assez banal et personne ne peut maintenant imaginer comment garder ses documents sans Drive. Mais nous ne nous sommes pas arrêté là et avons même intégré Google Drive dans notre système de gestion de tâches et de discussions sur Hibox. Nous pouvons non seulement suivre les fichiers et dossiers partagés sur Google Drive, mais également assigner des tâches directement reliées à un fichier particulier. En attachant un fichier à une tâche particulière, tout est beaucoup plus facile et on sait exactement sur quoi travailler.

Utilisez google drive pour partager des fichiers avec votre équipe

2. Utilisez Calendly avec Google Calendar pour configurer les appels de groupe

L’une des choses dont vous n’avez probablement pas conscience est la quantité énorme de temps qu’il vous faut pour envoyer des emails et pour fixer des rendez-vous. Même s’il est utile de tout planifier dans Google Agenda et d’ainsi recevoir des alertes et des notifications, c’est toujours très chronophage. Essayez d’utiliser Calendly pour planifier des appels, des réunions, etc. à des moments qui fonctionnent pour tout le monde en une seule étape. Calendly vous permet d’envoyer à n’importe qui un lien vers vos horaires disponibles afin qu’ils puissent réserver quand c’est le mieux pour eux. Il est ensuite immédiatement ajouté à votre calendrier Google. Vous n’imaginerez pas combien de temps et de confusion vous allez pouvoir économiser.

3. Utilisez Google Forms pour recevoir rapidement des avis et prendre des décisions

Google Forms est un produit Google sous-utilisé que nous avons trouvé incroyablement utile pour prendre des décisions et obtenir les avis de chacun de manière organisée avec notre équipe à distance. Nous créons un formulaire et l’envoyons à toute notre équipe par le biais de l’un de nos groupes de conversation sur Hibox afin que tout le monde puisse le remplir et que nous puissions facilement collecter les résultats au même endroit. C’est beaucoup plus facile que de poser des questions par email, ce qui est difficile à suivre. Tout le monde peut alors voir les résultats en un seul endroit sur Google Drive ou dans Hibox.

4. Utilisez Toggl pour suivre le temps passé sur les projets

Habituellement utilisé par les freelancers, Toggl permet de suivre le temps passé sur chaque projet et permet de surveiller et d’améliorer votre productivité ou le temps que vous passez sur chaque tâche. Vous pouvez configurer Toggl avec un document ou une feuille Google pour voir combien de temps est consacré à travailler sur divers sites Web et projets, puis suivre vos résultats. Vous saurez à l’avenir combien de temps durent certains projets et tâches pour vous permettre ensuite de mieux répartir le temps avec votre équipe.

5. Une manière d’utiliser Google Drive : collaborer et brainstormer sur des documents en ligne tout en chattant

Le travail d’équipe est essentiel, mais il peut être difficile de mettre en place un bon brainstorming et un travail de groupe, que ce soit en ligne ou en personne. Nous avons constaté que combiner le chat de groupe avec des documents en ligne sur Google Drive est un excellent moyen de faire un brainstorming tout en obtenant de bons résultats. Pour ce faire, nous intégrons Google Drive aux flux de discussion Hibox. Nous mettons en place des flux de discussion pour nos projets ou départements tels que «Marketing» ou «Ventes» et partageons des documents dans nos flux auxquels tout le monde a accès. Nous pouvons alors faire des chats de groupe pour discuter de nouvelles idées, travailler ensemble en temps réel sur les documents, et garder la dernière version de notre travail en un seul endroit.

Utilisez google drive pour le brainstorming en ligne avec votre équipe

Ce ne sont que quelques-uns des petites astuces que nous avons trouvés et qui ont vraiment stimulé notre productivité. Ils facilitent le travail en équipe, en particulier lorsque vous utilisez deux outils que tout le monde utilise déjà!

Pour augmenter la productivité de votre équipe grâce au système de chat intégré, aux tâches et aux appels vidéo, essayez Hibox gratuitement dès aujourd’hui.

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