project management tips

5 conseils de gestion de projet pour booster votre productivité

Sophia Ellis
mar 13, 2017

Nous n’allons pas gâcher  votre temps avec une introduction, nous allons aller droit au but. Vous retournerez au travail avec votre équipe plus productif que jamais grâce à ces conseils de management.

Réunions en vidéoconférence:

Appelez rapidement votre équipe plutôt que de perdre du temps et d’attendre leurs réponse en discutant via email. En plus d’une réelle économie de temps, cela peut vous permettre de mettre en place vos actions plus rapidement. Quand vous discutez d’une idée ou d’un projet avec vos collègues en face à face (même si cela se fait au travers d’un écran) cela permet de mieux comprendre le sens des priorités ainsi que de l’aide ou support qui peut être apporté. Les membres de votre équipe se sentiront ainsi plus impliqués personnellement si vous réfléchissez ensemble plutôt que de juste assigner une tâche à un collègue. Les conversations en face à face établissent une relation de confiance, permettent également l’amélioration des idées données et alignent toutes les personnes concernées sur le même objectif. 93% de l’efficacité conversations dérive de votre langage corporel. C’est important de ne pas sous estimer ce point et d’utiliser la technologie pour avantager votre équipe.

conseils de gestion de projet

Liste de tâche à faire / à ne pas faire:

Liste de tâches à faire / ne pas faire. Avoir des tâches non assignées dans votre to-do list lorsque vous travaillez sur un projet est une des plus grosse perte de productivité. C’est bien plus efficace de décider en équipe quelles sont les tâches à traiter en priorité et de les assigner à chacun d’entre vous grâce à un gestionnaire de projet. Ces système permettent à tout le monde d’être responsable d’une partie du projet et de voir si tous les éléments fonctionnent bien ensemble, comme prévu initialement. Assigner des personnes responsables et fixez des dates d’échéance aux tâches permet de concrétiser et de rendre plus pratique la gestion du projet. Vos collègues ne sont pas juste assignés à une tâche parmi d’autres dans une liste de tâche. Il existe plusieurs logiciels permettant cela, jetez un coup d’oeil à ce guide (en anglais) pour déterminer lequel serait le plus adapté à votre équipe.

conseils de gestion de projet

Documents partagés:

Les outils comme Google Drive ajoutent une nouvelle dimension de collaboration aux documents. C’est vraiment utile pour les projets en équipe. Plutôt que d’être coincé avec différentes versions du même document se baladant de boite mail en boite mail, partagez des documents Word, Excel ou Powerpoint “vivants” sur Google Drive. Toute l’équipe a toujours accès aux documents, et peut modifier le document en même temps, peu importe leur position géographique. Intégrez ces documents dans votre gestionnaire de tâche pour avoir des listes de tâches encore plus pratique !

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Un calendrier centralisé:

Un autre point pouvant affecter votre productivité, est de ne pas avoir un calendrier centralisé et partagé permettant de montrer à votre équipe les projets planifiés pour le futur. Les dates d’échéances et les plans d’actions pour atteindre les objectifs doivent être digitalisées, facile d’accès et interactives. Vous devriez inclure les calendriers personnels et les évènements  de vos équipes, il n’y aura plus de surprises et vous pouvez répartir la charge de travail efficacement. Avoir un calendrier centralisé peut vous aider à identifier les différents freins à la productivité, moments où vos équipes sont surchargées de travail. Vous pourrez alors organiser le programme de vos collègues et finaliser vos projets en temps et en heure. Il existe une multitude de calendriers, allant du Calendrier Google Standard à des options étant plus adaptées pour les plus grosses équipes.

conseils de gestion de projet

Au revoir les mails, bonjour le chat!

Beaucoup d’entreprises essaient de tuer la solution des emails comme moyen de communication interne avec des outils digitaux  car les emails tuent la productivité. Une des meilleures alternatives existe depuis un bon moment déjà, mais n’était pas présente dans nos bureaux. De nos jours, les chats d’entreprise ont le vent en poupe et les équipes aiment utiliser cette nouvelle méthode de communication,  plus intuitive permettant d’être plus productif. Cette solution imite mieux  les conversations In Real Life que les emails qui sont plus segmentés et constituent une perte de temps. Vous pouvez discuter de manière instantanée sur un espace où vos conversations sont enregistrées, avec qui vous le souhaitez, peu importe l’endroit où vous vous trouvez. Contrairement aux mails, tout le monde peut prendre parti aux conversations et cela constitue naturellement une conversation de groupe. Le chat est idéal pour la collaboration également car il est bien plus ouvert que les emails et vous pouvez recevoir des feedbacks immédiatement. Les études montrent que les chats permettent d’éliminer les préjugés qui retiennent les employés de partager leurs idées pendant un brainstorming. Vos équipes seront peut-être plus productives si vous travaillez via un chat.

Voici une liste de petits changements que vous pouvez faire dans le but d’améliorer le management de projet de vos équipes ainsi que leur productivité. Nous espérons que ces conseils vous seront utiles !

-L’équipe d’Hibox

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