techniques for managing tasks

3 techniques pour gérer vos tâches comme un pro

Spencer Coon
mar 23, 2017

Tout le monde connaît cette situation sur le chemin du retour du travail, quand vous ressassez toutes les tâches que vous vouliez terminer pendant la journée. C’est pendant ce moment où vous pensez à toutes les choses qui vous ont empêché d’avancer et de finaliser ces tâches comme vous le souhaitiez. Pour contrer cette situation il existe des tonnes de recommandations sur la manière d’organiser ses tâches. Hélas, certains d’entre nous, se perdent dans leur envie d’améliorer leur productivité au milieu de toutes les techniques et ne passent malheureusement pas de temps sur les tâches en elles-même.

Nous allons vous donner 3 techniques  pour devenir un pro du management de tâche. 

1. Minimiser les réunions

A quoi servent les réunions ? Pour certaines personnes (votre patron par exemple) les réunions sont des événements sociaux et hiérarchiques, pour d’autres c’est un endroit où se cacher. Prendre des heures pour s’assoir sur une chaise, alors que seulement 5 minutes de la réunion sont vraiment productives. Nous avons une mauvaise habitude cyclique d’email – réunion – email  durant laquelle nous ne faisons rien d’autre que promettre de collaborer à un moment donné. Les réunions ne sont pas des moments durant lequel le travail est fait. Il est mieux de trouver des stratégies pour les éviter. Si vous avez à diriger une réunion prenez soin de limiter le temps et utilisez des gestionnaires de tâche pour organiser des plans concrets et réels pour vos projets – plutôt qu’un résumé de la réunion par email. Quand vous devez assister à une réunion, trouvez une excuse pour les éviter au maximum.

2. Créer des objectifs sur le court et le long terme

Normalement, il n’y a pas besoin d’être multitâche, sauf si vous avez repoussé toutes vos tâches jusqu’à la date butoire. Vous et vos superviseurs devez avoir vos tâches divisées étapes annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.

Étape Annuelle:

Créez cette liste pour les projets et tâches que vous voulez accomplir durant tout le long de l’année. Pensez à des objectifs plus difficiles à accomplir et qui demandent plus de temps. Essayez de définir un aperçu de ce que vous attendez de votre travail et de votre équipe dans le future.

Étapes Mensuelles:

Après avoir revu vos objectifs de l’année, la prochaine étape est de diviser vos objectifs en objectifs plus petits et d’établir vos étapes mensuelles. En définissant des objectifs plus petits, en tâche plus facile à manager, il est facile de voir comment ces petites actions vont contribuer à l’atteinte et la réalisation de vos objectifs personnels et à ceux de votre équipes.

Étapes Hebdomadaires:

Encore une fois, visez plus petit et définissez vos objectifs hebdomadaires basés sur vos projections mensuelles. Vous trouverez cela plus pratique de séparer les tâches en catégories et de fixer des estimations du temps nécessaire pour chaque tâche. En utilisant cette méthode vous ne travaillerez pas en étant sous pression à cause de dates d’échéance fixes. Vous décidez sur quelle tâche vous avez envie de travailler en fonction de votre niveau d’énergie et votre niveau de charge de travail. Grâce à cette motivation intrinsèque, beaucoup d’entre nous travaillent de manière plus productive.

Note personnelle : C’est vital de connaître vos limites, ou vous atteindrez un niveau de burnout et vos plans de productivité tomberont à l’eau. Avec le temps et l’expérience vous arriverez à mettre en place la bonne charge de travail qui doit être fait en une semaine.

3. Gérer son temps grâce à la technique du Pomodoro.

Une fois que vous avez finalement commencer à gagner du temps en réduisant votre temps perdu à cause des réunions et en mettant en place des étapes importantes dans votre programme, c’est maintenant l’heure de passer aux choses sérieuses et d’atteindre vos objectifs.
La technique du Pomodoro, vous aidera à travailler sur vos tâches avec une concentration maximum durant un court laps de temps. Essayez de rester concentré et de ne pas vous laisser distraire, vous accomplirez plus en moins de temps.

Voici comment :

1- choisissez une tâche

2- Lancez un chrono de 25 mins pendant lesquelles vous serez concentré au maximum.
3- Prenez une courte pause (3-5 minutes)

4- Travaillez pendant 25 minutes et prenez une autre pause et ainsi de suite.

Tous les quatre Pomodoro prenez une pause plus longue (15-30 minutes)

Continuez ce cycle jusqu’à ce que votre tâche soit terminée et continuez avec une autre.

Ces techniques pour manager les tâches sont simples, pratiques et facile à suivre. Essayez les et commencez à manager vos tâches comme un pro !

-L’équipe Hibox

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