3 points qui ne devraient jamais apparaître dans l’agenda de votre équipe

Sophia Ellis
aoû 29, 2017

Cela fait peut-être partie de la nature humaine ou peut-être cela vient-il des écoles de commerces, mais les entreprises et les équipes continuent de reproduire les mêmes erreurs de productivité qui peuvent nuire à la journée de travail de leurs employés. Beaucoup de choses que nous pensons faire partie du protocole sont, en fait, une perte de temps et ont besoin d’être repensés.

Aujourd’hui, en général, nous effectuons réellement un mauvais travail avec les 8 heures qui nous sont données. En moyenne, seulement 3 heures sont attribuées à faire réellement le travail.

Les entreprises qui n’arrivent pas à changer leurs pratiques et aider leurs employés à optimiser leurs journées perdront face à des sociétés gérées de manière plus moderne.

Si ces 3 points sont dans l’agenda de votre équipe cette semaine, il serait temps de repenser la manière dont vous structurez et gérez votre journée de travail en équipe dans le but d’atteindre une productivité optimale.

1. Des réunions de plus de 15 minutes

Il y a dernièrement des résistances concernant les réunions, et pour de bonnes raisons. On perd en moyenne environ 31 heures en réunion chaque mois. Cela représente presque une semaine entière de travail, chaque mois, passé à «récapituler» et souvent ne pas prêter attention à ce qui est dit, pour ensuite recevoir un email résumant l’information exposée. C’est donc définitivement une habitude que l’on peut remplacer. Avec la quantité de moyens de communication instantanée maintenant disponible, il n’existe plus de besoins de programmer de longues réunions tout au long de la semaine. Des réunions brèves pour se rencontrer et faire ressortir les idées majeures ou réaliser une séance de brainstorming sont deux méthodes beaucoup plus efficaces. Tout le reste peut être partagé (et sauvegardé et relu) à travers les emails.

La solution : Une plateforme de chat collaborative. Elle comprend toutes les fonctionnalités des réunions mais marche 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et vous pouvez y travailler.

2. Répondre aux mails internes

Alors que nous sommes censés être concentrés sur notre travail, nous passons plus de 6 heures par jour à gérer nos emails. Pour beaucoup d’entre nous, cela nous suit même jusqu’à la maison. Avec l’existence de méthodes de communication plus rapides et efficaces pour le travail, l’email vous fait gaspiller votre temps inutilement ; il vous fait davantage perdre de temps qu’il n’est efficace.  

La solution : Les plateformes de chat et les vidéoconférences vous permettent de communiquer en temps réel, qu’importe si vous êtes au bureau ou non. Vous pouvez obtenir des réponses directes à vos questions, faire un brainstorming en temps réel, et parler de manière informelle et personnelle avec vos collègues. Le chat et les vidéoconférences ne sont pas seulement plus effectifs en terme de temps pour une équipe ; ils permettent aussi d’améliorer la collaboration.

3. Des heures supplémentaires

Quand la technologie s’est améliorée et a permis de ramener le travail à la « maison » avec nous, on s’attendait à ce que les employés soient disponibles et puissent être joignables à tout moment. L’équilibre travail-vie privée a été perturbé. Mais récemment, à cause de problèmes importants de stress et d’anxiété au travail, les mentalités ont évolué et beaucoup d’entreprises prennent conscience que les heures supplémentaires ne signifient pas une augmentation de la productivité. Des entreprises comme Buffer se sont engagées à respecter la règle des 35 heures par semaine pour éviter que les employés ne soient consommés par le travail et vivent des périodes de « burn out ». Ils ont même noté que les employés qui travaillent dur mais sur de petites périodes de temps sont au final beaucoup plus productifs et satisfaits dans leur travail que ceux qui sont joignables 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

La solution : Établir des heures où l’on coupe toute communication avec le travail et où la vie privée peut alors commencer. Essayez de donner à vos employés un emploi du temps flexible et centré sur l’efficacité et le travail accompli plutôt que des horaires « au travail » / « à la maison ».

 

Si votre équipe semble exténuée par l’augmentation du travail, sans pour autant que nous n’ayez pu noter un changement de productivité, il serait peut-être temps de repenser l’agenda de votre équipe et de tirer un trait sur les protocoles habituels. Si vous cherchez la solution à une meilleure communication et productivité, rejoignez de nombreuses équipes florissantes en essayant dès aujourd’hui la version gratuite de Hibox.

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