Comment se lancer sur Hibox ?

Voici les 4 étapes les plus importantes pour se lancer sur Hibox

1) Invitez les membres de votre compagnie

  • Avec Hibox vous pouvez communiquer instantanément avec toute votre équipe et suivre votre travail avec efficacité.
  • La première chose que vous devez faire quand vous créez un compte c’est inviter vos collègues à vous rejoindre. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur votre nom dans le coin en haut à gauche, et choisissez ensuite « Utilisateurs« .
  • Entrez l’email de la personne que vous souhaitez inviter et cliquez sur « inviter ». Vous pouvez ensuite changer le rôle d’utilisateur en utilisant la liste déroulante à côté du nom (Administrateur, Manager, Basique ou Externe).
  • Plus le nombre de personnes à joindre la conversation est important, plus l’outil a de la valeur. Avec votre équipe entière à joindre Hibox, cela vous permettra d’organiser votre flux de travail et d’améliorer votre productivité.

2) Activez les notifications sur le bureau

  • Ne loupez jamais aucune notification importante sur Hibox. Restez constamment mis à jour avec vos messages d’équipe et sachez sur quoi votre équipe travaille. 
  • Cliquez sur « Activer les notifications maintenant! » et si l’option vous est offerte « Montrer toujours les notifications ».

  • C’est la meilleure façon de vous assurer de ne manquer aucun message important de vos collègues. 

 

3) Créez des groupes

  • Créez des groupes pour organiser vos conversations d’équipes, tâches et fichiers. Les groupes sont souvent créés soit par projet ou par département de la compagnie (ex. Finance, Marketing, Lancement de nouveau Produits, etc). 
  • Cliquez sur le bouton « + » à côté de GROUPES et commencez à créer votre nouveau groupe. Choisissez un nom, une description, et décidez s’il sera privé ou publique. 

  • Ajoutez vos collègues en cliquant sur le signe + ou cherchez les utilisateurs par leur nom. 
  • Vous pouvez désigner d’autres utilisateurs comme administrateurs du groupe afin de leur permettre d’éditer des membres. 

4) Créez vos premières tâches

  • Créez des tâches directement dans le groupe en cliquant sur le bouton « + » et choisissez ensuite « Tâches ». Tapez dans votre tâches et appuyez sur entrée. Vous pouvez les affecter à un utilisateur en particulier et mettre en place une date d’échéance.
  • Alternativement, vous pouvez également créer une tâche à partir de l’aperçu des tâches. Choisissez juste avec quel groupe vous voulez créer une tâche et tapez votre tâche dans « + Ajoutez une nouvelle tâche ». 

  • Pour affecter une tâche à un utilisateur spécifique, cliquez simplement sur le signe « + » et choisissez l’utilisateur que vous voulez affecter. Vous pouvez également cliquer sur « Me l’affecter ».

  • Si vous avez créé une tâche large, vous pouvez la diviser en sous-tâches. Même ici vous pouvez affecter chaque sous-tâches à différents utilisateurs et mettre en place une date d’échéance. 

  • Vous pouvez également suivre le temps passé sur chaque tâches en cliquant sur le bouton « Play/pause ». de cette façon vous pouvez organiser votre emploi du temps d’équipe d’une meilleure façon. 

 

Suivez ces 4 étapes et vous serez sur le bon chemin pour améliorer la productivité de votre équipe, votre communication et pour garder un meilleur suivi sur le travail de chacun.