Hibox para gestión de proyectos

Mejora la forma en que gestionas tus proyectos y ayuda a tu equipo a aumentar la productividad.

Guía rápida sobre cómo gestionar proyectos y tareas con Hibox

Usando Hibox para la gestión de tareas serás capaz de:

  • Dividir grandes proyectos en pequeñas tareas fáciles de manejar para tu equipo
  • Asignar tareas a los usuarios, poner fechas de finalización y recibir comunicaciones
  • Mantener todas las tareas, comunicaciones, documentos y recordatorios en el mismo lugar para cada proyecto
  • Ver todo el progreso y colaborar en tiempo real, estés donde estés

1. Crear proyectos o grupos para organizar tus tareas

Uno de las características más básicas que puedes usar para organizar tus proyectos son las salas.

Las salas son chats grupales con objetivos específicos. Como manager del proyecto, es fácil crear una ventana para cada gran proyecto en el que tu equipo está trabajando, por ejemplo, nuevas campañas de marketing o nuevas iniciativas de reducción de costes. Una vez ya tienes tus salas creadas, puedes invitar a todos los usuarios involucrados en el proyecto. La sala, sus tareas y los documentos compartidos serán completamente privados y solo los podrán ver los usuarios invitados.

Modern Lantern, empresa dedicada a la distribución de lámparas inalámbricas creó una sala específica para el desarrollo de su nueva línea de lámparas inalámbricas. La empresa ha invitado a todos sus empleados involucrados en la planificación y la ejecución del lanzamiento.

Cada sala tiene una lista de tareas y documentos separadas. De este modo, puedes manejar mejor conversaciones, documentos y seguir las tareas de cada proyecto mientras trabajas en múltiples proyectos a la vez.

2. Crear tareas, asignarlas a usuarios y establecer fechas límite:

Una vez has creado las salas, puedes empezar a crear las tareas y asignarlas a los usuarios. En cada lista de tareas puedes arrastrarlas y bajarlas, cambiando así su prioridad en la lista de tareas de tu equipo. Asigna a cada tarea una fecha límite determinada y recibe recordatorios a medida que la fecha límite se acerca. No se te olvidará ninguna tarea!  

A la hora de asignar las tareas el calendario de tareas puede ser perfecto para obtener una visión global e identificar cuellos de botella en la planificación del trabajo. Desde aquí, puedes asegurarte de que la carga de trabajo de tu equipo está sincronizada con los otros proyectos y tareas.

Por ejemplo, Carrie, manager del proyecto de Modern Lantern, usa la visión general del calendario para repartir equitativamente el trabajo entre los miembros del equipo y garantizar que todas las fechas límite están programadas para el día del lanzamiento de la nueva línea. Ella puede arrastrar y mover las tareas a otras fechas o reasignarlas a otros usuarios si el volumen de trabajo necesita ser trasladado para optimizar rápidamente la carga de trabajo.

3.Controlar el volumen de trabajo de tu equipo usando los filtros de tareas:

Para una vista completa de las tareas del proyecto usa las listas de tareas y los filtros. De este modo, todas las tareas estarán divididas por salas y puedes usar los filtros dependiendo del estado de la tarea, la fecha asignada, el usuario asignado, sala, prioridad, etc… para crear una visión específica del momento exacto que en el que estás en el proyecto.

El manager del proyecto puede filtrar la lista de tareas para ver solamente las tareas que él creó y asignarlas a usuarios específicos. Por ejemplo, Carrie puede filtrar las tareas asignadas a Haley quien está en cargo del aprovisionamiento de la nueva línea de lámparas y ver que tareas están terminadas.

4. Dividir tareas en “subtareas” y hacerlas de manera colectiva:

Las subtareas son perfectas para dividir el trabajo en una tarea más larga. Vinculada a cada tarea puedes adherir una “subtarea” y asignarla a diferentes usuarios para poder trabajar en ellas simultáneamente o en momentos separados. De este modo, podrás ver de una manera realmente efectiva quien está trabajando en cada parte y como cada “subtarea” acaba completando la tarea principal. Todo tu equipo será notificado cada vez que se completa una tarea. Es perfecto para equipos que tienen pocas o una oficina – es una forma gráfica de ver cómo el trabajo de cada uno encaja conjuntamente.

Modern Lantern divide el plan de marketing para redes sociales de su nueva lámpara de jardín entre diferentes usuarios usando las subtareas. Así puede ver como cada subtarea va definiendo el resultado final!  Diferentes usuarios van siendo asignados a diferentes partes del lanzamiento, creando gráficos de la nueva lámpara para facebook y contactando con bloggers para promocionar la nueva línea.  

5.  Adjunta documentos y comentarios a la tarea:

A cada tarea o subtarea puedes añadir comentarios para ayudar a comprender los detalles. Cada vez que seleccionas una tarea aparece una barra con toda la información extra que tu equipo necesita incluyendo fecha límite, quién ha asignado la tarea y el estado de esta.

Tambíen puedes entrar y añadir comentarios. Es un sitio perfecto para añadir instrucciones y comentarios de feedback, sobre la tarea o adjuntar documentos relevantes.

6. Compartir documentos, chats grupales, o video-chat para colaborar en tiempo real:

Uno de los principales problemas de trabajar online es mantener tu equipo interconectado. Con Hibox, puedes usar el chat para comunicarte en tiempo real desde cualquier lugar. Olvídate del email fuera de línea o de visitas intrusivas en tu oficina. Si lo que quieres es una comunicación más personal puedes cambiar y realizar una videollamada para hablar de los detalles!

El equipo de Modern Lantern trabaja desde el centro de diseño y la sala de conferencias. Carrie puede hacer una videollamada de forma rápida con cualquiera de sus empleados en el centro de diseño para discutir los detalles de su nuevo proyecto en un “click”.

7. Usa tu nuevo asistente personal con IA:

Hibox ha creado un asistente personal para tu equipo. Mientras chateas o analizas tu proyecto, Hibox usa un procesador de lenguaje de forma natural para reconocer cuando un mensaje que has enviado puede ser una tarea y preguntarte de forma automática si quieres crear una tarea en la misma sala de chat. Este sistema no olvida ningún detalle, todos ellos se vuelven tareas de forma automática! Además, estamos preparando más actualizaciones en el sistema de IA que ayudarán a los managers a asignar las tareas a los mejores usuarios, dependiendo de la carga de trabajo de los miembros del equipo y las habilidades de cada uno de ellos.

“Hibox ha nos ha permitido transformar nuestra creatividad en resultados tangibles. Podemos colaborar en tiempo real y organizar múltiples proyectos para lanzar rápidamente nuestros diseños y proyectos. No solo podemos estar conectados mientras realizamos el proyecto sino que podemos transformar conversaciones en productividad inmediatamente.”

— Carrie Fitzwater, Modern Lantern

Stephen and Carrie Firtzwater, propietarios de Modern Lantern(Kye Lee)

Estos son sólo algunas de nuestras maneras favoritas de dirigir proyectos en Hibox . Prueba para tu y tu equipo la versión gratuita de prueba o pide una demo y permítenos enseñarte cómo Hibox puede ayudar a tu equipo a ser más productivo e interconectado.

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