set goals for project management software

Cómo utilizar software de gestión de proyectos para aumentar la productividad

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Mariano Rodríguez Colombelli
abr 09, 2018

El software de gestión de proyectos puede ser decisivo a la hora de evaluar la dirección futura y la capacidad de mantenerse competitivo en un ambiente de negocios cambiante, tanto para empresas grandes como pequeñas. Tener la capacidad de crear, ejecutar y aprender de nuevos proyectos de forma rápida y efectiva es un atributo poco común y extremadamente poderoso para cualquier equipo. Hay formas simples de mejorar la gestión de proyectos que no requieren de un nuevo equipo o cambios de roles, que muchas empresas ignoran. Dar un uso correcto a las herramientas y el software que estás utilizando puede mejorar la tasa de éxito de tu proyecto de forma espectacular. Y posicionar a tu empresa como líder en el cambio.

El software de gestión de proyectos no tiene por qué ser complicado para ser efectivo.

Establece objetivos comunes y claros:

La capacidad de motivar a varias personas hacia un objetivo común parecía ser intuitiva, pero en realidad es muy difícil en la práctica. Hay algunos cambios simples que pueden ayudar a los managers a motivar mejor a sus equipos para que trabajen juntos anticipando los plazos del proyecto. Una de ellas es tener un lugar central para organizar el trabajo en equipo en torno a las fechas de entrega del proyecto. En Hibox, tienes un calendario de proyectos que permite a los managers asignar tareas y subtareas para que los miembros del equipo trabajen juntos hacia los objetivos de manera organizada. Es fácil hacer cambios y, a simple vista, puedes ver en qué están trabajando todos los miembros del equipo y cuáles son las fechas de vencimiento. Esto ayuda a eliminar errores y a mantener a todos informados. Cuando los empleados ven cómo su trabajo contribuye directamente al objetivo general, están más motivados y son más productivos.

establece objetivos software gestión de proyectos

Haz que la conversación sea transparente e inclusiva con un software de gestión de proyectos:

Uno de los mayores puntos débiles del proyecto y el trabajo en equipo en general es el correo electrónico. El correo electrónico está demasiado desconectado y es una distracción que impide al equipo colaborar o trabajar bien juntos. Los empleados pasan, en promedio, 6,3 horas por día lidiando con el correo electrónico de la empresa. Hibox elimina esto al permitir que los equipos organicen salas en un chat interno de la empresa facilitando una comunicación intuitiva. El chat es instantáneo e inclusivo; perfecto para compartir ideas. Elimina la necesidad de reuniones inútiles que solo toman tiempo y no conducen a ninguna acción concreta. Dentro de las salas de chat de Hibox, puedes crear y asignar tareas para que la conversación siempre sea accionable. Con una comunicación más transparente, los empleados sienten que su opinión cuenta y entenderán mejor el objetivo común en lugar de enterarse por rumores. Los empleados felices y motivados son hasta un 20% más productivos.

comunicación en software de gestión de proyectos

Centraliza la información importante:

Una forma de aumentar la motivación y la productividad, que a su vez es más conveniente, es centralizar todo el intercambio de archivos con tu equipo. Con Hibox, tu equipo puede compartir cualquier archivo desde las plataformas que ya usa, como Dropbox, Google Drive y Box, directamente en una sala de chat y adjuntarlo a las tareas para que la información esté organizada. Puedes encontrar todos los archivos que has compartido en convenientes listas por sala y, por supuesto, puedes buscar lo que necesites. Nunca pierdes archivos y no se envían varias versiones del mismo documento, como con el correo electrónico. Los miembros del equipo tienen acceso a los últimos archivos de Google Drive en cualquier momento y pueden editar y trabajar en forma simultánea.

intercambio de archivos software de gestión de proyectos

No olvides de mantener el contacto personal:

Algo fácil de olvidar con el trabajo remoto, pantallas y oficinas separadas es conectarse personalmente como equipo. Los empleados que establecen relaciones sólidas con otros miembros del equipo seguramente se sientan más comprometidos y sean más felices en el trabajo, lo que conduce a una mejor productividad. Una buena forma de asegurarte de que tu equipo esté conectado personalmente, aunque trabajen de forma remota, es hacer que las videoconferencias sean una parte habitual del proyecto. Usa una herramienta de videoconferencia, como la de Hibox, al menos una vez por semana como equipo para asegurarte de que todos estén conectados. A veces, la videoconferencia es una herramienta mucho mejor para la discusión y brainstorming comparada con otro tipo de comunicación digital.

Facilita los procesos con un software simple de gestión de proyectos:

A menudo, los gerentes de proyecto intentarán organizar y mejorar las cosas con múltiples herramientas, pero usualmente esto solo causa más confusión y las mismas no se usan cuando los empleados vuelven a los viejos hábitos, como el correo electrónico. Simplificar de la cantidad de herramientas necesarias para comenzar a trabajar ayudará a aumentar la productividad y a mantener a tu equipo apegado a un mismo proceso. También es más económico que pagar por múltiples softwares de gestión de proyectos. Hibox incluye todas la funcionalidades que tu equipo necesita para gestionar proyectos sin múltiples inicios de sesión. Con un chat interno de la empresa organizado, gestor de tareas, archivos compartidos y videoconferencia, todo en uno, tienes todas las herramientas esenciales para la colaboración dentro del proyecto en una sola plataforma. Tu equipo solo necesita iniciar sesión una vez y conectarse a un único espacio de trabajo digital completo donde pueden encontrar todo lo que necesitan y comunicarse con cualquier persona. ¡Es más fácil implementar una herramienta que cinco!

La gestión de proyectos parece algo intuitivo, pero puede ser desalentador y la mayor fuente de frustración para muchas empresas. Saber qué tipo de software de gestión de proyectos utilizar y cómo usarlo puede marcar una gran diferencia en el éxito del proyecto y la empresa. Prueba Hibox gratis hoy con tu equipo para tu próximo proyecto.

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