Software de gestión de proyectos ágiles: qué usar y cómo implementarlo

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Spencer Coon
abr 25, 2018

¿Qué es un software de gestión de proyectos ágil y cómo podría cambiar por completo la forma en que tu equipo gestiona un proyecto?

La gestión de proyectos ágil refleja la nueva mentalidad que las empresas deben asumir para tener éxito en los próximos años. Sin soluciones e ideas innovadoras y un enfoque rápido para llevarlos a cabo, las empresas no sobrevivirán al cambiante entorno comercial. Aquellas empresas que puedan ejecutar de manera rápida y efectiva siempre tendrán una ventaja competitiva. Si echas un vistazo a las mejores compañías del mundo, su antigüedad y tamaño ya no significan mucho. Hay equipos muy pequeños que superan a las grandes compañías tradicionales porque tienen la ventaja competitiva de la agilidad. Implementar solo unos pocos cambios para hacer que tu equipo aborde los proyectos y los cambios de manera más eficiente puede marcar una gran diferencia.

¿Qué es la gestión de proyectos ágil?

La gestión de proyectos ágil es una forma altamente colaborativa, más transparente y más rápida de administrar proyectos para que los equipos sigan las tendencias del mercado de manera efectiva. Agile funciona en base a los comentarios de los clientes y realiza ajustes constantes para satisfacer las demandas del mercado. Atrás quedaron los días donde esperas que todo ese tiempo y dinero que estás gastando valga la pena en términos de retorno. Con la gestión de proyectos ágil, los equipos trabajan en breves «sprints» hacia los objetivos y recopilan e incorporan feedback después de cada uno para garantizar un progreso constante. Así es como los equipos deberían abordar una serie de tareas.

Una rutina ágil sigue este patrón:

  • Planificación de un sprint: una planificación inicial para determinar qué se debe completar en un sprint.
  • Demostración del Sprint: una reunión posterior para repasar lo que se hizo y proporcionar / recopilar comentarios.
  • Reuniones por la mañana: reuniones cortas de 15 minutos para sincronizar los objetivos.
  • Retrospección: revisión e incorporación de comentarios en el futuro.

Cómo gestionar realmente un proyecto ágil para una mejor productividad:

Para aumentar la productividad de cualquier proyecto o trabajo en equipo en general, hay ciertas áreas que necesitan mejorarse: comunicación, colaboración e intercambio de información.

Comunicación:

Rara vez los softwares de planificación de proyectos corrigen uno de los mayores obstáculos para la productividad: la comunicación desactualizada. Si tu equipo está bien organizado en términos de planificación y tareas, pero todavía está usando el correo electrónico para trabajar en conjunto, no está trabajando en su máximo potencial. El correo electrónico no es inclusivo, es desorganizado y consume mucho tiempo; lo contrario de ágil. Para una mejor comunicación que coincida con los principios de colaboración y transparencia de Agile, intenta utilizar un chat interno para empresas como el de Hibox. El chat genera una comunicación intuitiva, inclusiva y en tiempo real que permite una conversación colaborativa en un lugar central del que todos forman parte. El chat de la empresa también mejora la generación de ideas, ya que elimina los sesgos por jerarquía y permite opinar a todos.

software de gestión de proyectos ágil

Además, Hibox permite a los grupos iniciar videoconferencias con solo un clic. No es necesario ir a otra plataforma para comenzar una videoconferencia grupal. Esto elimina la necesidad de reuniones que toman tiempo y no son productivas. No importa dónde se encuentren, los miembros del equipo pueden trabajar cara a cara como si estuvieran en la misma habitación. Esto es ideal para equipos remotos que desean mejorar la comunicación, la motivación y aclarar la estrategia del equipo rápidamente. El brainstorming y el intercambio de ideas se hacen mejor «en persona». Las videollamadas de Hibox ayudan a tu equipo a actuar como una pequeña y ágil startup sin importar dónde te encuentres.

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Colaboración:

Trabajar juntos puede ser sorprendentemente difícil de la manera en que muchos equipos lo están haciendo actualmente. El trabajo no es colaborativo y está mucho más segregado de lo que debería ser para un equipo ágil. Enviar por correo electrónico varias versiones de archivos y trabajar por separado hasta que llegue el momento de juntar todas las partes es la causa de errores y malentendidos. Trabajar juntos en documentos compartidos en una plataforma como Hibox, donde delegar claramente el trabajo con un gestor de tareas detallado y compartir comentarios e instrucciones con el chat, es una forma mucho más intuitiva. Para seguir con los métodos tradicionales, incluso puedes crear gráficos Kanban para proyectos y compartirlos con tu equipo como una guía visual en una sala de chat de Hibox.

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Intercambio de información:

La transparencia es clave para la gestión ágil de proyectos. Desafortunadamente, muchos equipos no comparten información clave y archivos de una manera conveniente y transparente para todos los miembros del equipo. Esto causa incomunicación y múltiples versiones del trabajo. La información y los archivos deben estar bien organizados con tareas y ser de fácil acceso para evitar confusiones, mantener la información central y privada y eliminar las barreras a la eficiencia. Con los archivos compartidos en Hibox, los miembros del equipo pueden compartir documentos directamente dentro de las salas de chat y adjuntarlos a las tareas. De esta manera también puede haber una discusión activa y comentarios sobre los archivos de una manera organizada. Todos los miembros del equipo pueden encontrar las últimas versiones de archivos compartidos en una lista central de archivos.

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La gestión ágil de proyectos es un método fantástico para aplicar a proyectos y mantener a las empresas atentas a los cambios de la industria y a la par con las demandas del mercado, mientras se mantienen lo más austeras y eficientes posible. Sin embargo, el método es tan bueno como su aplicación. El uso de un software como Hibox para la gestión ágil de proyectos garantiza que tu equipo tendrá todas las funcionalidades necesarias para cumplir con los principios de colaboración, transparencia y velocidad de la gestión ágil de proyectos. Prueba Hibox gratis con tu equipo hoy.

 

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