El multitasking está matando la productividad de tu equipo

Mariano Rodríguez Colombelli
jul 25, 2017

Nuestra oficina comenzó sólo con un puñado de miembros del equipo del tipo “todo terreno”, tal como muchos de ustedes seguramente han experimentado. Para las compañías de hoy en día, debido al ritmo acelerado de todo, hacerse cargo de varios roles es algo normal entre sus empleados. Por suerte, los millennials parecen enorgullecerse de su habilidad de “multitasking”.

Con plazos de entrega cada más ajustados, horarios de 24 horas, y un incremento del sentido de urgencia en el panorama de los negocios, el multitasking parece ser la única manera de alcanzar el éxito.

Pues bien, esto no es del todo cierto, de acuerdo con muchos estudios científicos.

Las personas que intentan realizar varias tareas al mismo tiempo en el trabajo, de hecho experimentan un 40% de disminución en la productividad en general . Y, realmente, sólo el 2% de nosotros puede hacer varias tareas a la misma vez de manera exitosa.

Aun así, el multitasking es nuestro piloto automático en el trabajo para la mayoría de nosotros. Lo que deberíamos estar haciendo en su lugar es dedicarnos a períodos de trabajo profundo a lo largo del día.

¿Qué es el “trabajo profundo”?

El trabajo profundo es “la habilidad de concentrarse sin distracción en una tarea cognitiva demandante”, de acuerdo con el gurú de la productividad, Cal Newport. Aquellos que se dedican de manera consistente al trabajo profundo en realidad desarrollan habilidades para procesar información complicada y producir trabajo de calidad más eficientemente. Mucho más eficientemente que un empleado que constantemente está intentando realizar varias tareas a la misma vez.

Entonces, ¿cómo dejamos de promover el multitasking y comenzamos a promover el trabajo profundo en la oficina?

Existen algunos métodos diferentes que puedes comenzar a introducir para ayudar a que tus empleados se vuelvan realmente productivos:

1.  El trabajo tiene que ser duro a veces

Una de las cosas inevitables sobre el trabajo duro y verdadero es que no siempre va a ser divertido. Hay tantas compañías enfocadas en hacer que todo sea motivador y colaborativo, que muchas veces la productividad se ve afectada. Necesitamos reintroducir la idea de que habrán momentos del día en donde los individuos van a tener que arremangarse y hacer cosas aburridas. Pero siempre contando con tiempo de recompensa por haber trabajado duro, como momentos de descansos programados para mantener a todos motivados.

2. Programar bloques ininterrumpidos de tiempo

La cantidad de veces en que los miembros de tu equipo probablemente son interrumpidos al día por correos electrónicos, llamadas, reuniones, etc., son probablemente muchas más de las que te imaginas. Toma aproximadamente 20 minutos para que una persona se vuelva a concentrar en una tarea después de que le llega una notificación. ¿Puedes imaginar la cantidad de tiempo que se pierde tratando de concentrarse de nuevo luego del constante multitasking? Es mucho más eficiente dedicarse sólo a períodos ininterrumpidos de trabajo profundo. Accede a que tus empleados programen bloques ininterrumpidos de tiempo para concentrarse en tareas durante el día y que se comuniquen y colaboren fuera de este tiempo programado.

3. Permitir tener un espacio cerrado

Parte del trabajo profundo es eliminar todas las distracciones. Muchas compañías han eliminado los espacios privados en el trabajo para tener ambientes más colaborativos como una oficina con espacio abierto. Si bien esto tiene sus ventajas, también es una gran oportunidad para la distracción. Permitir espacios donde los empleados se puedan bloquear del resto del grupo para concentrarse por horas, es una gran manera de alentar la concentración total sin distracción alguna.

4. Establecer plazos de entrega serios

Hay algo acerca de los plazos de entrega ajustados que hace que las personas tengan un grado más alto de concentración. Recuerda cuando te saturabas de información antes de un gran examen en la escuela. Intenta usar la misma táctica con tu equipo. Aumenta las expectativas de tus plazos de entrega y establece plazos de entrega a tareas que normalmente no tendrían un sentido de urgencia. Sin ese sentido de urgencia, es fácil caer en la distracción y abandonar tu modo de trabajo profundo.

Aunque el trabajo profundo generalmente es un logro individual, el usar tácticas como estas para promover un nivel de concentración más alto entre los miembros de tu equipo de trabajo ayuda. Comenzarás a ver menos tareas y proyectos hechos a medias, así como una calidad de trabajo más alta en general. Esperamos que estos consejos sean de ayuda para ti y para tu equipo y, ¡que puedas aplicar algunos de ellos en tu propio trabajo!

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