Cómo encontrar y administrar a los mejores miembros de equipos remotos

Herramientas y métodos que pueden ayudarte a conectarte mejor con los miembros de tu equipo remoto y administrarlo.

He estado trabajando remotamente desde Nueva York, lejos de la sede de Hibox en Barcelona por casi un año. El equipo de Hibox es diverso y está esparcido por 4 países. ¿Y sabes qué? funciona realmente bien para nosotros. En parte hemos tenido suerte, y en parte hemos creado nuestra propia suerte. Tenemos las herramientas adecuadas para trabajar remotamente de manera productiva y organizada. Pero lo más importante, hemos buscado a las personas correctas.

El mundo de los negocios se está moviendo rápidamente hacia lo remoto. Un 30% de los empleados trabajarán de forma remota en los próximos años. El trabajo remoto ahorra dinero tanto directamente en gastos generales, como indirectamente, en la forma de menores tasas de rotación.

Además de las capacidades tecnológicas, a quién elijas para ocupar posiciones remotas es realmente importante. Encontrar la combinación perfecta de habilidades técnicas, motivación, y adaptación cultural, no es sencillo. Debido a la falta de tiempo de entrenamiento y de interacción cara a cara, hay poco margen para el error. Afortunadamente, hay una fuerza de trabajo completamente nueva emergiendo que está ocupando las posiciones remotas de manera más natural que nunca.

En nuestra experiencia, existen algunas herramientas y métodos prometedores que nos han ayudado a conectar con algunos de los miembros más fuertes de nuestro equipo remoto.

Encuentra un equipo. Comencemos con esto, echemos un vistazo a cómo administrar un equipo remoto.

AngelList, WeWorkRemotely.com, y WorkingNomads.co:

Puesto que el mercado para trabajadores remotos y freelancers ha explotado por completo, existen algunos sitios web muy buenos diseñados justamente para conectar a trabajadores remotos entusiastas con compañías que necesitan personas que sepan cómo funciona el trabajo remoto. WorkingNomads.com tiene un sistema bastante sencillo para hacer exactamente eso en todas las áreas de tu negocio. Las posiciones remotas más populares (probablemente debido a su naturaleza) son manejo de contenido (yo) y puestos de diseño. No hay escasez. WeWorkRemotely es el mismo concepto, sólo que la publicación es un poco más costosa. En Hibox, preferimos entrenar a los empleados en nuestras sedes antes de pasar completamente a lo remoto. Yo encontré a Hibox por medio de AngelList y trabajé mis primeros meses en la sede. AngelList «Donde el mundo se encuentra con Startups», es genial para nosotros porque, bueno, somos una startup que se mueve rápidamente y nos ayuda a atraer al tipo adecuado de personas y talento que se ajuste a nuestra cultura.

Capacitar efectivamente es el segundo paso para administrar a tu equipo remoto

Felicidades, hemos dejado atrás el primer paso! En nuestra experiencia, el segundo paso, es el más importante para dar forma a todo el proceso de un equipo de trabajo remoto. Nosotros de hecho preferimos capacitar en persona a nuestros nuevos empleados durante 2 meses en la oficina, para crear un compromiso que dure a lo largo de los años de trabajo remoto. Tienes que ocuparte de toda la información técnica, así como de los temas personales durante este tiempo. Mientras más rápido logres que una persona trabaje productivamente en su horario y coordine con el tuyo, mejor. Compartir una carpeta de documentos de Google Drive con toda la información técnica para ayudar a los empleados a responder las preguntas por sí mismos ha sido de gran ayuda para nosotros. Nosotros utilizamos una plataforma de chat (de la cual hablaré un poco luego) para todas las comunicaciones relacionadas al trabajo, para que las conversaciones se sientan tan naturales como sea posible y podamos obtener respuestas y discutir cualquier cosa inmediatamente. Como en cualquier posición, existe una curva de aprendizaje. Cloud App es un generador de GIF de capturas de pantalla que utilizamos para crear pequeños GIFs sobre cómo llevar a cabo distintos procesos técnicos para los nuevos empleados. Los guardamos para enviarlos en cualquier momento. El tiempo perdido en comunicaciones desorganizadas y malos entendidos son la clave para el fracaso para cualquier nuevo acuerdo de trabajo remoto.

Construye una oficina digital:

Como mencioné anteriormente, nuestro equipo utiliza una plataforma de chat. En la actualidad, utilizamos nuestra propia plataforma para trabajar. Hibox es una plataforma que combina chat, administración de tareas y videollamadas, todo en uno. Honestamente, no sé cómo trabajan otros equipos con empleados remotos sin él. Uno de los mayores retos de mover el trabajo fuera del espacio tradicional de la oficina, es que descentraliza la comunicación y la información. Existe un potencial mucho mayor para errores, fallas de comunicación, y versiones múltiples de archivos.

Al mantener el chat, las tareas, y los archivos en el mismo lugar, nosotros eliminamos esos problemas. Otras herramientas vitales incluyen Google Drive y  Dropbox (nosotros los integramos Hibox) qué son el mismo concepto – un espacio digital central.

Mantén el negocio como algo personal:

Hay algo que sabemos con seguridad: trabajar con freelancers y contratar a un empleado remoto es algo totalmente diferente. Los freelancers entran y salen, y tercerizan tareas. Un empleado remoto representa una alianza en curso en donde alguien está contribuyendo continuamente hacia los objetivos de la compañía. Es vital asegurarse que ellos conozcan qué es lo que está sucediendo y su aporte a pesar de la distancia. Yo pienso que nosotros hacemos un trabajo realmente bueno en esto. Es decir, lo sé personalmente, puesto que soy uno de los trabajadores remotos y aun así siento que tengo una conexión realmente buena con la oficina central constantemente. Nuestro grupo de chat de toda la compañía ha sido realmente fundamental en mantener a todos informados, presentando nuevos empleados, y creando vínculos como un grupo remoto diariamente. El video chat nunca debería ser menospreciado tampoco. No sólo es mejor el tiempo cara a cara para cierto tipo de brainstorming y discusiones, sino que es la mejor manera de mantenerse conectado personalmente. A veces programamos llamadas simplemente para ponernos al día, si ha pasado mucho tiempo. No lo subestimes!

Con el tiempo, estas pequeñas cosas han hecho una gran diferencia en el éxito de nuestro equipo remoto. Si estás buscando un espacio digital que te dirija al éxito a ti y a tus nuevos empleados remotos como a nosotros, dale un vistazo a Hibox.