team task management

Los mejores consejos para una gestión de tareas en equipo potente

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Mariano Rodríguez Colombelli
mar 14, 2018

El trabajo en equipo hace la diferencia entre el éxito y el fracaso; la gestión de tareas del equipo garantiza el éxito

En teoría, el trabajo en equipo debería simplificar el proceso de manejar la carga de trabajo de un proyecto y cumplir con sus plazos. Pero en la práctica, organizar las tareas del equipo y trabajar con otros en general es extremadamente desafiante. La forma en que los equipos trabajan juntos es un factor importante en el éxito general y la supervivencia de las empresas de cualquier tamaño.

Si trabajar en equipo se siente más estresante que productivo, prueba estos consejos para la gestión de equipos:

Aplanar la comunicación para que la gestión de tareas en equipo sea más conveniente:

La mala comunicación es una de las mayores fallas que impide que las empresas y los equipos trabajen en su mayor nivel de productividad. Demasiadas capas junto con la burocracia para subir y bajar en la cadena de mando para avanzar en los proyectos es un gran defecto que muchas empresas todavía tienen. Existen muchas herramientas, como las plataformas de chat grupal como Hibox, que permiten la comunicación directa e intuitiva entre equipos, departamentos, niveles de administración e individuos. También garantiza que toda la comunicación se realice en un lugar central y seguro, y no en cadenas de correo electrónico divididas y desorganizadas.

Incluye un poco de competencia en tu gestión de tareas:

La competencia ayuda a motivar a los empleados a rendir al máximo. Cuando vemos nuestro desempeño contra el de otra persona, o incluso contra nuestro desempeño anterior, estamos más motivados para superarlo. Agregar incluso un pequeño elemento de competencia a la gestión de tareas puede ayudar a que las cosas sean un poco más interesantes. Hibox tiene un sistema para medir el tiempo de tareas, así como un ranking de tareas que muestra quiénes en tu equipo completaron la mayor parte de sus tareas durante la semana, mes, etc. Es un poco más de motivación para tratar de superar a los miembros del equipo y a tí mismo. Hace que la gestión de tareas sea un poco menos rutinaria y aburrida.

Facilita el acceso a la gestión de tareas:

Cuando un sistema de gestión de tareas está demasiado alejado de los procesos de trabajo habituales, los empleados eventualmente lo olvidarán y se quedarán con sus propias listas de tareas pendientes. Asegúrate de que tu sistema de gestión de tareas sea una parte integral del proceso de trabajo de tu equipo y esté estrechamente relacionado con la comunicación. La mejor manera de lograrlo es mediante el uso de un espacio de trabajo digital para todo tu equipo que incluya un chat interno para empresas, organizador de tareas, compartir archivos y más en un lugar central como Hibox. Demasiados inicios de sesión y diferentes ventanas abiertas provocan confusión, errores y ralentizan el trabajo. Además, las herramientas poco integradas juntas son confusas y no manejables a medida que tu equipo y sus responsabilidades crecen.

Usa un sistema transparente de gestión de tareas en equipo:

La responsabilidad es clave en la gestión de tareas, especialmente con un gran equipo que trabaja en muchas piezas diferentes que deben unirse para finalizar un proyecto a tiempo. Es difícil ver cómo todo encaja y mantener a todos responsables de su parte cuando cada uno solo trabaja desde su propia lista de tareas pendientes. Un sistema de gestión de tareas que organiza las tareas de todos en listas y calendarios claros y visibles es una buena forma de mostrar a tus empleados cómo su parte y las demás contribuyen a un objetivo general. Los miembros del equipo están más comprometidos y se sienten más orgullosos de su trabajo cuando pueden ver cómo sus tareas son vitales para los objetivos del equipo.

Mantén la gestión de tareas simple e intuitiva:

Si tardas demasiado en implementar tu herramienta de gestión de tareas, los empleados no la adoptarán y terminarán usando su propio método. La gestión de tareas debe ser lo suficientemente simple e intuitiva para usarse de inmediato sin instrucciones. Es probable que haya múltiples generaciones y niveles de habilidad tecnológica en tu equipo. Crear y dar seguimiento a tareas no debe ser un proceso completamente difícil de comprender. La interfaz de Hibox es increíblemente fácil y funciona como otras herramientas sociales a las que los usuarios ya están acostumbrados. Con todas las funcionalidades integradas, no requiere integraciones confusas.

Mantén los datos y archivos importantes cerca de la gestión de tareas:

La gestión de tareas está destinada a facilitar el trabajo, por lo que debe mantener cerca los materiales que tu equipo necesita para trabajar. De nuevo, pasar de un sitio a otro y de una herramienta a otra puede generar grandes pérdidas de tiempo. La gestión de tareas con funcionalidades como adjuntar archivos, comentarios, subtareas y descripciones a las tareas ayuda a los miembros del equipo a pasar de la organización al trabajo en un solo paso. Hibox tiene integraciones para adjuntar archivos de Google Drive, Box y Dropbox a tus tareas y mensajes de chat, manteniendo todo organizado en listas de tareas y archivos.

¡La gestión de tareas no es igual para todos los equipos! Ten en cuenta estos consejos para asegurarte de que tu sistema de gestión de tareas ayude a tus empleados a ser más productivos en lugar de frenarlos. Para obtener una herramienta que cubra todos estos consejos, prueba Hibox de forma gratuita con tu equipo hoy mismo.

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