Los 5 secretos sobre manejar tareas para ser más productivo

¿Quieres conocer los secretos de la gestión de tareas para aumentar tu productividad?

A través de técnicas probadas y comprobadas, he resumido los cinco secretos para la gestión de tareas que encontré extremadamente útiles para gestionar mejor mis tareas, sentirme menos presionado y hacer más cosas en general.

Mediante la práctica he reducido mis secretos a los cinco que me han parecido extremadamente útiles para gestionar mejor mis tareas, sintiéndome menos presionada, y en general, consiguiendo hacer más. Ninguno de estos secretos es demasiado complicado o requiere de un gran cambio de tu vida; son cambios positivos que puedes hacer hoy.

1. Manejar ciclos de energía:

Existen un millón de artículos sugiriendo despertarse a las 5am y seguir un horario determinado de productividad. Ninguno de estos toma en consideración tus circunstancias o ciclos personales de energía. Si no los tienes en cuenta, podrías estar causándote mucha más frustración de la necesaria. No es necesario «darlo todo» y trabajar duro durante todo el tiempo, lo que si es necesario, es que aprendas a trabajar de forma más inteligente. Una manera simple de comenzar es dándote cuenta de tu rendimiento en diferentes instantes del día.

A continuación, anota tus tareas y organízalas en tareas repetitivas o en pensamiento crítico, tareas centradas. Programa tus tareas para los momentos apropiados del día en los que te encuentres en tu mejor estado mental. No trates de seguir el horario de nadie; su cerebro es diferente al tuyo.

2. Siendo realista (e indulgente) con el tiempo:

Uno de mis mayores errores de productividad es pensar que soy superwoman y que tengo la capacidad de acabar las tareas, que sé que me tomarán una buena cantidad de tiempo, en «más o menos 20 minutos». Si eres de las personas que programan su día, esto puede causar que te desvíes de tu objetivo rápidamente.

Renuncié a mis expectativas poco realistas. En lugar de intentar estimar cuánto tiempo tardaría en finalizar mis tareas, ahora solo escojo entre 3 y 4 tareas importantes por día, para completarlas y programarlas en bloques de tiempo que sean suficientes pero no perfectos. Esto me permite añadir un poco de tiempo de reflexión a la hora de trabajar en algo que requiera de mas creatividad, sin sentirme apurada y mi trabajo en general es más productivo.

3. Compártelas con alguien:

Hay algo en la simple idea de que te vigila alguien, que ayuda a aumentar la motivación para llevar a cabo objetivos. Puedes ponerlo en práctica de varias maneras diferentes. Personalmente, compartir mi horario y lista de tareas con mi equipo o un amigo cercano, me funciona bien. Un ejemplo aún más sencillo es simplemente enviar mensajes de texto a alguien sobre lo que tienes planeado conseguir. Una vez hayas compartido tus responsabilidades con otra persona, las percibirás más concretas. Sentirás como si fueran plazos de finalización obligatorios en lugar de posibles metas. ¡De esta manera añades presión (positiva)! Percibes un impulso cuando te obligas a ti mismo estar a la altura de tus expectativas frente a los demás.

4. Anótalas físicamente:

No me malinterpreten, las listas de tareas sobre papel para el manejo de estas son imposibles a la hora de trabajar con un equipo. Realmente necesito tener todas nuestras tareas gestionadas en el mismo espacio de trabajo digital para que resulte productivo. Pero para mis tareas personales, recientemente descubrí que necesito hacer algo diferente para aumentar mi productividad. He probado muchas aplicaciones de gestión de tareas personales, recordatorios, listas de verificación en mi teléfono, etc. Hay algo que no me convence en el hecho de que sea digital y se sienta como un correo electrónico inútil molesto o una notificación de red social en vez de una tarea que necesito completar. Me resulta mucho más fácil dejar de lado una tarea personal digital.

Un secreto personal para una gestión de tareas eficiente: cuando anoto tareas con bolígrafo, en una agenda física, se convierten en permanentes e inmutables.

Estoy mucho más ansiosa por conseguirlas, como si se tratara de un objetivo sólido. Esto también me ayuda a dividir tareas de trabajo/vida mejor, lo que me hace sentirme menos abrumada.

5. Programa tu semana, no tu día:

Si frecuentemente pulsas «recordar más tarde» o aplazas para el día siguiente las tareas diarias que hayas configurado, debes replantearte cómo estás gestionando tu horario. No todas las tareas son de igual importancia o necesitan acabarse lo antes posible. Esto es algo en lo que a veces todavía caigo, me frustro cuando no consigo acabarlo todo el lunes o el martes de mi semana.

Estos son sólo algunos de los cambios que he aprendido a hacer que realmente me han sido útiles después de leer cientos de artículos acerca de «hacks de productividad». Espero que estos consejos te hayan sido útiles para encontrar tu sistema de gestión de tareas definitivo!