Internal communication tools

¿Deberías reemplazar el email por otras herramientas de comunicación interna?

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Mariano Rodríguez Colombelli
may 03, 2018

Todo el trabajo que hacemos hoy en día está en línea, incluso si estamos juntos en la oficina. Interactuamos, colaboramos y trabajamos en un espacio digital. Pero incluso la forma en que las empresas se comunican digitalmente se está volviendo obsoleta e ineficiente. Definitivamente podemos hacerlo mejor. Las empresas que están eligiendo herramientas de comunicación más modernas están experimentando enormes aumentos en la productividad y un trabajo de mejor calidad.

Las viejas formas de comunicación como el email están robando hasta 6.3 horas de tiempo de los empleados cada día. La forma en que te comunicas no debe ser tan inconveniente que los empleados pasen más tiempo organizando la comunicación que haciendo el trabajo real. Hay nuevas herramientas de comunicación interna que son simples, intuitivas y permiten enfocarse en el trabajo.

Las herramientas de comunicación interna eliminan los puntos débiles de los métodos desactualizados como el email, para aumentar la productividad y ahorrar tiempo

Cierra la brecha entre hablar y actuar con herramientas de comunicación interna:

El email no es más que un correo en formato digital. Es más o menos un método de comunicación uno-a-uno y no admite conversaciones intuitivas en tiempo real. La información se pierde en las cadenas de email y es difícil conectar los puntos sobre lo que debe hacerse cuando hay varias personas y cadenas involucradas. El email está bien para anuncios generales, pero no conduce a ninguna acción productiva más allá de la conversación. No hay un seguimiento de tareas o responsabilidad asociados. Reemplazar el email con un método más rápido e intuitivo de comunicación interna, como un chat interno, es más efectivo. Puede revisar y buscar mensajes e invitar a tantas personas como sea necesario a una sala de chat para que todos estén incluidos y no se pierda ninguna información. Es mucho más organizado que las cadenas de email desconectadas. Hibox es una excelente opción como herramienta de chat interno para empresas, ya que puedes crear tareas directamente desde las salas de chat para convertir los planes en trabajo.

herramientas de comunicación interna

Haz posible la colaboración en tiempo real a diferencia del email:

Con las cadenas de emails, no hay mucho trabajo grupal colaborativo que suceda excepto que todos trabajan en línea. El trabajo está muy segregado. Las versiones de los archivos van y vienen a medida que los usuarios hacen actualizaciones y comentarios. Deja mucho margen para errores, versiones perdidas, confusión y trabajo desperdiciado. El uso de documentos colaborativos como Google Drive combinado con un chat de la empresa es más eficiente. Tu equipo puede editar documentos y agregar comentarios a través del chat sin versiones confusas. Todos están al día con lo último y pueden contribuir con sus pensamientos. Agiliza el proceso de aprobación y finalización, por lo que el trabajo se termina más rápido, lo que le permite a tu equipo avanzar hacia el siguiente paso.

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Elimina la mayor pérdida de tiempo de tus empleados: el email:

El email se ha convertido en una distracción más que una herramienta de comunicación interna. Cada vez que un empleado recibe una notificación por correo electrónico, puede llevar hasta 23 minutos volver a enfocarse en una tarea. Esa distracción, tan solo unas pocas veces al día, puede tener un gran impacto para la productividad de tu equipo. El foco debe estar en el trabajo real, no comunicarse acerca del trabajo. Deshacerse del email interno y guardarlo solo para la comunicación externa ayuda a mantener a los empleados enfocados y la comunicación organizada. Reemplazar el email con un chat interno ayuda a las personas a mantenerse enfocadas en el trabajo. Pueden responder rápida e intuitivamente a diferentes preguntas y comentarios a través del chat y volver al trabajo sin tener que desplazarse por cadenas de correos y vaciar su bandeja de entrada.

Cambia reuniones inútiles o conferencias telefónicas por videollamadas grupales:

Ya sea que estés en la oficina o trabajes con un equipo completamente remoto, lo más probable es que cada uno trabaje en su computadora personal la mayor parte del día. Las reuniones son otro protocolo de oficina obsoleto que les está costando más tiempo a los empleadores. Los empleados informan que pasan horas a la semana preparándose para las reuniones de «actualización» que no suponen avances. Las reuniones generalmente tampoco son colaborativas. Usualmente se trata de un gerente que habla y mucha gente prestando poca atención. Devuélvele este tiempo a los empleados para que trabajen en serio mediante el uso de herramientas de comunicación interna como Hibox, donde puedes entrar fácilmente a una videoconferencia grupal para analizar detalles y actualizaciones en minutos. Es más eficiente tener llamadas cuando surge una pregunta o problema que esperar una reunión semanal. Todo puede moverse mucho más rápido de esta manera. Combinado con el chat para dar seguimiento, discutir detalles, compartir archivos y asignar tareas, esta es la forma más eficiente de «hacer reuniones».

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Incluso algunas de las compañías más grandes con una trayectoria impresionante comenzarán a quedarse atrás si no actualizan la forma en que sus equipos trabajan juntos para que puedan desempeñarse más rápido y mejor frente a sus competidores. Los métodos de comunicación interna de los últimos 15 años se están quedando obsoletos rápidamente, a pesar de ser la norma para muchas oficinas. Hacer algunos cambios en las herramientas de comunicación interna que estás utilizando puede marcar una gran diferencia en la productividad de tu equipo. Prueba Hibox para obtener una solución integral para mejorar la comunicación interna y la colaboración.

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