How to manage multiple projects

Consejos para gestionar múltiples proyectos de múltiples compañías

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Spencer Coon
sep 19, 2017

Trucos y métodos de los principales emprendedores seriales que podrían ser la clave para una gestión de proyectos múltiples más exitosa

No es una sorpresa, que quienes han construido las compañías con el mayor impacto en sus respectivas industrias, lo hayan hecho no sólo una, sino varias veces y a menudo al mismo tiempo.

Steve Jobs, Elon Musk, y Richard Branson son algunos de los más reconocidos emprendedores en serie que han dominado el arte de gestionar un gran espectro de proyectos, todos en las mismas horas laborales que el resto de nosotros. Ellos son los pioneros del movimiento de “trabajar de manera más inteligente”. Sin embargo, no sólo se trata de los multibillonarios. Hay una gran cantidad de dueños de negocios pequeños y emprendedores que tienen el mismo talento increíble.

A la mayoría de los managers se les dificulta organizar coherentemente uno o dos proyectos al mismo tiempo, dejando compañías enteras a su suerte.

Pero, aplicar los trucos y principios de los mejores emprendedores en serie, puede ser la clave para una gestión de proyectos más exitosa (y menos estresante).

Delega cualquier cosa en lo que no seas brillante:

Esto es muy conocido, pero rara vez aplicado en muchas compañías. Los dueños de negocios están acostumbrados a delegar ciertos procesos y competencias porque se sienten cómodos contratándolos. Sin embargo, los gerentes están acostumbrados a supervisar y guiar a los miembros del equipo. Aunque puede ser de ayuda, elimina el propósito de tener un empleado con habilidades que tú no tienes. ¿Puedes imaginar qué pasaría si Elon Musk supervisara cada línea de código escrita en Tesla? Si los gerentes aprenden a delegar más responsabilidad en los proyectos – de la misma manera en que el dueño de un negocio contrata a alguien para un “trabajo” – se gastará menos tiempo en micro gestión, y en su lugar, dejarás a los empleados hacer aquello para lo que fueron contratados. Los gerentes tienden a querer manejar todo, incluso si no son expertos. La mayoría de los empleados siente que con más autonomía y confianza, ellos pueden ser más productivos.

Delegar para gestionar proyectos múltiples

Dicho esto, contrata empleados con múltiples habilidades:

Esta es una particularidad importante para dueños de negocios pequeños que realizan múltiples operaciones. Tus empleados deberán ser capaces de cubrir distintos roles en cada uno de los proyectos, para poder maximizar la productividad. Contratar a las personas correctas puede hacer crecer o quebrar un negocio – especialmente en una startup, donde casi todos deben ser “comodines”. Los gerentes deben pensar en sus proyectos como una startup: los miembros del equipo deben ser seleccionados basados en su habilidad para ser flexibles y tomar varios roles. Es más eficiente en cuanto a tiempo y logística, especialmente con múltiples proyectos en una oficina. Mientras más logres con menos personas, la ejecución de las tareas será mejor y más rápida. Richard Branson cree en contratar o entrenar empleados de manera que “puedan ir donde sea. Y tratarlos tan bien que no lo hagan.” Para descubrir lo que tu equipo ya es capaz de hacer, mira estos consejos.

Centralice la comunicación y los procesos al administrar proyectos múltiples

Quienes administran múltiples negocios no tienen tiempo de revisar 15 cuentas y aplicaciones diferentes para estar en contacto con sus administradores de proyecto. Eso sería totalmente ineficiente. Y tampoco debería ser así cuando se trata de gestionar proyectos. Un error de comunicación muy común entre los administradores de proyectos (y las compañías en general) – que los emprendedores en serie no cometen- es utilizar múltiples métodos de comunicación y gestión de tareas, en lugar de tener todo centralizado. Cuantos más sitios tengas que revisar para acceder a tu información, es más probable que se pasen cosas por alto y ocurran más errores. Desde el inicio de tu proyecto deberías tener en claro el protocolo de comunicación y utilizar una plataforma que cubra todas tus necesidades. Nosotros utilizamos Hibox para chatear, manejar tareas y video llamadas todo en un solo lugar para una gestión de proyectos más organizada.

Centraliza la comunicación y los proceso para gestionar proyectos múltiples con tu equipo

Muestra los resultados un dashboard frecuentemente:

Manejar múltiples operaciones requiere actualizaciones frecuentes, para que puedas tomar decisiones estratégicas en tiempo real. Elon Musk alterna los días que se reune con cada compañía y programa reuniones de actualización cortas. Él prefiere que su equipo reporte directamente a él. Como gerente de proyecto, debes esperar la misma comunicación frecuente y clara. La mejor forma de hacerlo es tener un “dashboard” de resultados actualizado frecuentemente. Esto te permitirá tener una visión rápida del progreso con las principales métricas. Algunas herramientas geniales para esto son ScoroDomo que le permiten a tu equipo construir dashboards para mostrar resultados inmediatamente.

En verdad los emprendedores en serie son gerentes de proyecto increíblemente organizados y talentosos. Ellos han dominado las habilidades y descubierto los procesos correctos hasta llevarlos al máximo nivel. Adoptar hábitos similares como gerente de proyecto puede significar grandes mejoras en los resultados de tus proyectos.  

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