Methods and tools to share tasks with your team

Los mejores métodos y herramientas para compartir tareas con un equipo pequeño

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Spencer Coon
mar 03, 2018

En los últimos años, las startups manejadas por un grupo pequeño de personas con recursos limitados han podido avanzar mucho más que las grandes empresas con cientos o miles de empleados. La tecnología ha hecho posible que los equipos pequeños creen enormes olas de cambio e innovación. Los equipos pequeños a menudo son la fuente de las mejores ideas y los catalizadores del cambio incluso en grandes organizaciones. Cuando los equipos pequeños saben cómo compartir tareas de manera efectiva y colaborar en proyectos, son imparables.

No todos tienen que ser una super estrella de la administración y los equipos efectivos y talentosos no son solo de los gigantes tecnológicos. Algunos de los equipos pequeños más impresionantes justamente saben cómo trabajar bien juntos y sacar lo mejor de todos sus miembros.

Aquí puedes encontrar consejos y herramientas que puedes probar para compartir tareas con tu equipo y colaborar mejor:

Elimina las listas de tareas pendientes y usa una plataforma de gestión de tareas para compartir tareas

Los equipos que pierden tiempo en reuniones una o dos veces por semana y luego «delegan» el trabajo para que los miembros del equipo hagan sus propias listas de tareas y trabajen completamente por separado generan malentendidos y confusión. Es mucho más efectivo tener un sistema digital colaborativo donde las tareas se puedan delegar, asignar, organizar y tener un seguimiento por parte de todo el equipo. De esta forma, todos ven exactamente cuándo deben realizarse sus tareas y, lo que es más importante, por qué. Los empleados están motivados para hacer lo mejor en equipos cuando ven cómo su trabajo forma parte de un todo.

Combina comunicación con gestión de tareas

Tener que pasar de un método de comunicación a otro y luego a una plataforma de chat para organizar tareas no es eficiente ni productivo para los equipos. Con un equipo pequeño, los procesos deberían ser increíblemente simples para aprovechar la agilidad y la velocidad de trabajar con unas pocas personas. Elimina los pasos entre la conversación y la creación de tareas para asegurarte de que las cosas se hacen de una manera bien organizada. Usa una plataforma de gestión de tareas como Hibox que tenga un chat interno para empresas con organizador de tareas integrado. Un pequeño equipo puede chatear rápidamente sobre decisiones e ideas en una sala de chat y asignar tareas y subtareas desde la misma sala. No hay pasos adicionales o inicios de sesión involucrados. Los equipos pequeños y optimizados son los más productivos.

Compartir tareas para un mejor trabajo en equipo

Incluye archivos, comentarios y descripciones cuando compartes tareas

Del mismo modo que con la comunicación, es muy frustrante cuando necesitas abrir muchas otras ventanas y herramientas para obtener lo que necesitas para trabajar en una tarea. Facilita el proceso para tu equipo e incluye todos los archivos relacionados, comentarios y una descripción de la tarea en una plataforma como Hibox. Los miembros de tu equipo ahorrarán tiempo al tener todo lo que necesitan para ponerse a trabajar directamente en los pendientes, organizados por tareas dentro de su lista de tareas, listo para funcionar. Hibox te permite compartir archivos de Dropbox, Box y Google Drive junto con comentarios para obtener más instrucciones, así como subtareas, si deseas dividir el trabajo. Las subtareas pueden asignarse a distintos miembros para un trabajo en equipo bien organizado.

Asegúrate de que el progreso en las tareas sea claro y transparente

Los miembros del equipo pueden sentirse frustrados y perderse cuando no está claro cómo avanza el trabajo en equipo. Compartir tareas debe ser transparente y estar bien organizado para que todos sepan exactamente qué está pasando. La responsabilidad de cada uno de los miembros del equipo en un proyecto ayuda a impulsar la productividad. El uso de un calendario de proyectos como el de Hibox permite a todos los usuarios ver exactamente qué está planificado para cada vencimiento. Las tareas pueden asignarse directamente en el calendario. Los equipos pueden usarlo para distribuir el trabajo de la mejor manera para asegurarse de que todo esté hecho a tiempo cuando se trabaja con múltiples proyectos.

Transparencia en el progreso de la tarea para un mejor trabajo en equipo

Los equipos pequeños y su desempeño continuarán siendo cada vez más importantes a medida que el entorno empresarial se mueva más rápido con cambios más inesperados. Los miembros del equipo deben trabajar en conjunto muy bien para vencer a la competencia y dar vida a las ideas de forma rápida y efectiva. Para una solución completa para compartir tareas en equipo, prueba Hibox gratis hoy mismo.

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