time tracking for tasks and projects

Cómo utilizar la medición de tiempo para aumentar la productividad de tus proyectos

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Spencer Coon
mar 22, 2018

La gestión del proyecto, en general, no está funcionando tan bien como debería para la mayoría de los equipos y managers, y la medición del tiempo para proyectos puede ser una razón importante. Menos del 30% de todos los proyectos terminan en su fecha planificada. Y una abrumadora mayoría está por encima del presupuesto o fracasan en ambos puntos. Aumentar la productividad del proyecto, incluso con un pequeño incremento, puede marcar una gran diferencia en el éxito y el ahorro a largo plazo de una empresa. La mayor parte de la gestión de proyectos es simplemente una cuestión de inculcar mejores hábitos de organización, gestión de tareas y gestión del tiempo. Tomar el hábito de medir el tiempo puede cambiar por completo la forma en que tu equipo trabaja en conjunto.

Prueba estos métodos de medición de tiempo para proyectos:

Usa la medición del tiempo para proyectos para delegar mejor el trabajo:

Es más fácil programar, delegar y realizar un seguimiento de las tareas que asignas a tu equipo cuando tienes una idea de cuánto tiempo toman. El uso de un temporizador de tareas como el que encuentras en una plataforma de gestión de tareas como Hibox es una excelente forma de ser más preciso con la planificación y asignación de vencimientos. Los empleados abrumados y el hecho de no saber cuánto tiempo toman las tareas, puede desbaratar el cronograma que proyectaste al principio para cumplir con las fechas de entrega. Adquirir el hábito de controlar el tiempo que toman ciertas tareas mientras tu equipo avanza en un proyecto puede ser muy útil para optimizar la programación y la delegación. Cuando el management tiene una idea más específica de cuánto tiempo toman las tareas, puede evitar empleados abrumados y predecir con mayor precisión las fechas de entrega para evitar un desastre completo a medida que se acerca la fecha de vencimiento del proyecto.

medición de tiempo para delegar

Usa el temporizador de tareas para mejorar la productividad y motivar:

Hay algo motivador y que evita la procrastinación cuando tienes tus tareas programadas. Es por eso que los métodos de gestión de tiempo y productividad como el método Pomodoro son tan populares. Saber que tenemos un temporizador nos ayuda a mantenernos enfocados en lugar de sentir que tenemos todo el tiempo del mundo. Es un truco psicológico increíblemente simple para aumentar la productividad y mantenerse enfocado. Hibox tiene un temporizador individual que tu equipo puede usar para saber cómo están utilizando su tiempo. También hay un pequeño elemento de competición en la gestión de tareas en Hibox y el hecho de poder medir el tiempo de tareas. Los empleados pueden ver en orden, quién está trabajando a un ritmo más rápido en término de realizar sus tareas. Generar algo de competición en tu equipo puede ayudar a motivar e impulsar a todos a trabajar a mayor velocidad.

medición de tiempo para proyectos para motivar

Medición de tiempo para proyectos y calendarios:

Cuando se acercan las fechas de entrega, es importante que todos tengan una visión clara de cómo su trabajo encaja en el proyecto. La mala comunicación y los retrasos inesperados son las mayores amenazas de proyectos exitosos. Evítalos dando seguimiento a tareas en forma conjunta como equipo en un calendario de proyectos como el de Hibox. Puedes establecer fechas de vencimiento y delegar las tareas a tu equipo en un lugar central donde todos tengan acceso. Puedes usar subtareas para desglosar aún más las grandes tareas que componen tu proyecto. Es una buena forma de poner las tareas en orden cronológico para que todos sepan qué debe hacerse para avanzar de manera eficiente y productiva. Esperar a que se realicen otras tareas debido a una planificación cronológica pobre y poco detallada puede consumir tiempo en los proyectos rápidamente.

medición de tiempo para proyectos y calendarios

Otro de los factores igual de importante para la planificación y la productividad es la comunicación. Cuando la comunicación no es perfecta y no se adapta a la gestión de tareas, trabajar con tu equipo es mucho más difícil de lo que debería ser. Para aumentar realmente la productividad y asegurarte de que tus proyectos tengan éxito, utiliza una plataforma de gestión de proyectos todo en uno como Hibox. En Hibox, los equipos tienen chat grupal, un gestor de tareas con la posibilidad de medir el tiempo de tareas, donde además puedes compartir archivos e iniciar una videoconferencia, todo dentro de la misma plataforma. Hibox elimina los principales puntos débiles de la colaboración para hacer que los proyectos en equipo sean simples. Prueba Hibox con tu equipo gratis hoy.

 

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