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Cómo usar una herramienta de videoconferencia para gestionar mejor a tu equipo

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Mariano Rodríguez Colombelli
jun 29, 2018

La comunicación rápida ha hecho posible que los equipos trabajen mejor juntos, ya sea que estén en el mismo espacio de trabajo o incluso en distintos países. Nuestro equipo hace ambas cosas! Tenemos nuestra oficina central y un equipo remoto. Gracias a las herramientas y procesos de comunicación que implementamos, trabajamos juntos casi de la misma manera y nadie pierde el ritmo. Una de las herramientas más importantes que utilizamos es nuestra videoconferencia. Sin esto, la comunicación pierde cierto toque personal y eficiencia que afecta la productividad general.

Y tiene sentido: más del 93% de la comunicación es no verbal. Al realizar un brainstorming y colaborar en equipo con diferentes opiniones, es importante utilizar la comunicación completa a través de videoconferencias. ¡Cambia la dinámica drásticamente!

A continuación algunas maneras en que tu equipo, en la oficina o remoto, puede usar nuestra herramienta de videoconferencia para trabajar mejor en conjunto y aumentar la productividad

Haz un brainstorming sobre ideas complejas a través de videoconferencia para obtener mejores resultados:

Todos hemos experimentado cuán frustrante puede ser tratar de discutir ideas con más de dos personas a través de una cadena de emails. Es increíblemente fácil perder información, archivos importantes y, accidentalmente, no copiar a alguien importante. Encontrar algo enviado hace más que unas pocas horas es un fastidio. Las ideas pasan desapercibidas y se olvidan. Ya sea que estés en la oficina literalmente a pocos metros de distancia o en diferentes países, es probable que te comuniques y colabores en línea. Con algo que requiere tantas idas y vueltas y múltiples ideas como un brainstorming, el correo electrónico no sirve. Elimina la batalla del correo electrónico mediante el uso de videoconferencia para un brainstorming, ya sea que estés en la oficina o trabajando a distancia. Solo una rápida llamada de 15 minutos para intercambiar ideas puede reemplazar horas y horas de correo electrónico y dar forma a las ideas.

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Haz de la videoconferencia una prioridad para el trabajo remoto:

Los equipos remotos requieren trabajadores independientes que estén motivados por sí mismos y puedan manejarse solos, pero sin una comunicación fluida y consistente, es difícil mantener las cosas en la misma dirección para todos. También es importante mantener fuertes las relaciones personales dentro de tu equipo a pesar de la distancia. La videoconferencia debe ser una parte regular de la gestión de tu equipo remoto. Planea una llamada de 15 minutos al comienzo de la semana en un momento que funcione para todas las zonas horarias antes de que todos se dividan en sus propios horarios. Cuando discutas ideas y cosas más complejas, haz tiempo para programar llamadas cortas en lugar de enviar mensajes de ida y vuelta. Especialmente con las diferencias de zona horaria, la comunicación de cosas simples puede llevar mucho más tiempo de lo necesario.

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Genera más vínculos entre áreas con una solución de videoconferencia:

Incluso si tu equipo está en la oficina, con qué frecuencia hay comunicación entre los diferentes departamentos y equipos? Las empresas que tienen una comunicación fluida y frecuente entre diferentes equipos presentan más ideas y resuelven más problemas más rápidamente. Si no puedes permitirte el lujo de colaborar con una oficina abierta, la videoconferencia es imprescindible para crear el mismo flujo de trabajo cohesivo. Con la videoconferencia como parte regular de la forma de trabajar, tu equipo puede llamar a cualquiera para reuniones y consultar a expertos para la toma de decisiones. Puedes ayudar a eliminar muchísimos conflictos futuros, y juntar la experiencia de tus empleados de manera eficiente.

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Usa videollamadas en la oficina con chat para eliminar el correo electrónico interno:

Obviamente, si tu equipo está en la misma oficina, no necesariamente tiene el problema de zona horaria que experimentan los equipos remotos, pero la comunicación cara a cara sigue siendo poca. Tu equipo probablemente todavía esté usando el correo electrónico. Es la forma menos eficiente de comunicarse en la oficina. Los empleados informan que pasan hasta 6,3 horas de su día constantemente revisando y respondiendo al correo electrónico interno. Después de una distracción por correo electrónico, se tarda un promedio de 16 minutos en volver a enfocarse. Elimina el correo electrónico mediante la implementación del chat interno para mensajes rápidos y luego usa la videoconferencia para discusiones. Esta combinación es más rápida, más intuitiva, más organizada e interrumpe mucho menos que el correo electrónico y las reuniones. Los empleados no tienen que perder tiempo revisando constantemente las bandejas de entrada y desplazándose por las cadenas de emails durante todo el día. Además, todos se mantienen informados en un lugar central.

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Haz las videoconferencias aún más productivas con Hibox:

La desventaja de las reuniones es que generalmente no son muy productivas. Los empleados encuestados dicen que más de la mitad de sus reuniones son una pérdida de tiempo. Puedes usar la videoconferencia para eliminar reuniones que desperdician tiempo y que son improductivas. Tus empleados, ya sea en el mismo edificio o remotos, no tienen que dejar lo que están haciendo para asistir a una reunión. La videoconferencia también es más inclusiva y elimina algunos sesgos y estructuras de poder asociadas a las reuniones tradicionales. Las videoconferencias breves son menos perjudiciales para el flujo de trabajo de los empleados. Puedes hacer que estas llamadas sean accionables iniciándolas en Hibox, donde puedes crear tareas y compartir archivos durante tu reunión en lugar de hacerlo en un correo electrónico de «seguimiento» posterior. Todos tienen toda la información que necesitan a la vez en un lugar central y pueden ver los pasos a seguir después de la videoconferencia. ¿La mejor parte? Nadie tiene que irse de Hibox para participar de una videoconferencia: la gestión de tareas, el chat interno, compartir archivos y la videoconferencia están todos en una sola plataforma.

La buena gestión y la productividad son factores que determinan la facilidad con la que tu equipo se comunica y planifica en conjunto. Para aumentar la productividad de tu equipo con videoconferencia y hacer que trabajar juntos en un lugar central sea simple, prueba Hibox de forma gratuita hoy para obtener gestión de tareas, chat corporativo, archivos compartidos y videoconferencia todo en uno.

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