Cómo usar una herramienta de gestión de proyectos y tareas para mejorar la productividad

Mariano Rodríguez Colombelli
may 30, 2017

La productividad es tan importante; hace o deshace compañías. Mantener a tu equipo organizado y enfocado en las tareas más importantes es la clave para ser un manager exitoso. Así que, ¿qué está haciendo tu equipo para medir y aumentar la productividad?

Si estás teniendo dificultades para distinguir las acciones concretas en las que trabajar hacia una productividad mejor, es tiempo de cambiar eso. Podrías estar dejando pasar una gran oportunidad de sacar el máximo provecho de tu equipo. Por suerte, la tecnología ha traído algunas soluciones increíbles que puedes implementar ahora. Las herramientas digitales de administración de tareas hacen que la supervisión y mejora de productividad de tu equipo sea fácil. Aquí hay varias maneras en que puedes usar una herramienta de administración de proyectos y tareas para mejorar la productividad.

Mantén a tu equipo responsable e informado:

Sin una plataforma de administración de tareas, es fácil solo hablar sobre asignar tareas sin ninguna manera ejecutable y supervisable para asegurar que tú u otros realmente las lleven a cabo. Probablemente es por eso que el 67% de los managers consideran que las reuniones son un fracaso. Si no hay manera de convertir inmediatamente planes en tareas, con plazos y con individuos que sepan cuáles son las expectativas, el resultado es una mala comunicación y progreso inactivo en los proyectos. Al usar una plataforma de administración de tareas para asignar tareas a los individuos y establecer plazos para las metas, todos saben exactamente qué necesita hacerse y puede ser responsable de que se logre. No hay más preguntas o pocas tareas olvidadas que detengan el progreso.

Programa y asigna en el mismo calendario:

Una de las quejas más grandes sobre usar un calendario como el Calendario de Google para programar proyectos y tareas para equipos es que no está hecho para equipos ni tareas. Pones un plazo en el calendario y eso es todo. No hay tareas asignadas a los miembros del equipo. Solo una notificación en algún momento. Una plataforma de administración de tareas te permite programar y planear proyectos y eventos con tareas ejecutables asignadas justo en el mismo calendario. De esta manera, todos los empleados involucrados saben cuál es su rol y pueden ver sus plazos en relación al proyecto en general. No te olvidarás de ninguna tarea pequeña en el camino al objetivo final y puedes apegarte al programa como se planeó desde el principio.

Delega el trabajo efectivamente:

El trabajo en equipo bien administrado es indispensable para un equipo de alto desempeño. Es casi imposible delegar efectivamente el trabajo de un proyecto, entre todo un equipo sin una plataforma de administración de tareas. Todos necesitan poder ver qué papel juega su contribución en el panorama general. Las subtareas y las salas de proyecto son ideales para esto. Puedes delegar fácilmente una tarea a múltiples miembros del equipo y asignar diferentes vencimientos. Esto hace que el trabajo en equipo sea más monitoreable y organizado de manera que todos puedan ver qué sucede. Este es el sueño para cualquier administrador de proyecto. Los miembros del equipo son más proactivos en su papel en el trabajo en equipo si comparten la misma información y pueden ver cómo su trabajo contribuye al proyecto en general.

Monitorea el progreso y evita cuellos de botella:

Uno de los mayores beneficios de tener una herramienta de administración de tareas es que tienes una visión verdadera de en qué está trabajando cada miembro de tu equipo. Con todos trabajado desde sus propias listas de quehaceres sin una herramienta de administración de tareas, es imposible ver qué tan productivo es realmente tu equipo. Es fácil monitorear el progreso de miembros individuales del equipo y  de proyectos en general cuando puedes ver todas las tareas asignadas en un sólo lugar. Adicionalmente, cuando tienes una buena visión general de la carga de trabajo de todos y plazos del proyecto, puedes asignar tareas para evitar cuellos de botella para maximizar la productividad.

El proceso de monitorear y mejorar la productividad puede ser diferente para cada equipo. Pero para comenzar, es clave que las tareas estén centralizadas y sean ejecutables en una herramienta de administración de tareas, que todos usen simultáneamente. Sin ella, la productividad es solo un término arbitrario de los negocios. Si estás interesado en una herramienta de administración de tareas que proporcione todo lo que tú equipo necesita para mejorar la productividad, prueba Hibox gratis hoy.

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