Freelance tools

Cómo usar Hibox con clientes remotos como freelancer

5391
Mariano Rodríguez Colombelli
dic 12, 2017

¿Quieres ser tu propio jefe, gerente y empleado al mismo tiempo si eres un profesional independiente? ¡Aquí tienes algunas herramientas para que tu vida esté más organizada!

El gran atractivo del trabajo freelance son las fotos trabajando desde playas agradables y un horario flexible para moldear tus pasatiempos y planes de viaje a gusto. Estos son grandes, y muy posibles, beneficios. Sin embargo, hay otro lado del trabajo freelance que no ves en Instagram.

El trabajo freelance es como ser tu propio jefe, gerente y empleado, todo al mismo tiempo. Realmente pierdes la capacidad de «salir de la oficina por el día», en mi experiencia. Se necesita una gran organización y planificación para estar al tanto de múltiples clientes. La comunicación es clave para que tu trabajo freelance sea exitoso. No estar cara a cara con los clientes significa que debe ser fantástico para comunicar el progreso y la estrategia con frecuencia. Pasarás buena parte de tu tiempo comunicándote solo.

Existen muchas herramientas para trabajar en línea, pero muy pocas cubren todas las funcionalidades necesarias para los profesionales independientes. Hibox es la herramienta perfecta para reducir el tiempo que pasas organizando y comunicándote con los clientes para que puedas ponerte a trabajar y disfrutar del estilo de vida independiente y remoto que deseas.

Cómo usar Hibox, una herramienta realmente válida para gestionar el trabajo independiente

1. Organiza clientes por sala o cuenta

Para esto, tienes dos opciones igualmente buenas. Si tus clientes son más que nada individuos, debes crear una sala por separado para cada cliente. Una sala es un chat grupal con las personas a quienes invitas a unirte, donde puedes chatear, crear tareas, compartir archivos e incluso realizar videollamadas. Invita a tus clientes por correo electrónico como usuarios externos. No podrán ver más allá de su sala.

Organiza clientes por salas para administrar el trabajo independiente

Si tus clientes tienen equipos propios, les sugeriría a crear una cuenta separada y que luego  te inviten a sus cuentas. Podrás cambiar entre cuentas fácilmente.

Crea cuentas separadas por cliente para organizar el trabajo independiente

2. Usa el Calendario para establecer fechas de vencimiento y programar tareas recurrentes

Como sabes, cuanto más visual seas para tus clientes, mejor. Ayuda a tu profesionalismo en general que todo se vea lo más organizado posible. El calendario de Hibox para tareas es brillante para mostrarles a los clientes en qué trabajarás. Puedes programar tareas directamente dentro del calendario. Puede establecer tareas recurrentes para tus tareas semanales para que ninguno se pierda nada. Tus clientes también pueden agregar tareas y fechas de vencimiento para tí. Podrán ver cuándo completas las tareas y lo que vendrá después. No tendrás que actualizarlos tanto cuando tengan este recurso.

Usa el calendario para administrar el trabajo independiente

3. Usa la integración de Dropbox para compartir los materiales del cliente

Es muy fácil perder archivos importantes a través de interminables cadenas de correo electrónico, especialmente cuando tienes varios clientes y probablemente varias cuentas. Hibox elimina por completo la necesidad del correo electrónico y les ahorra a tí y a tus clientes un montón de tiempo y frustración. Puedes usar la integración de Dropbox para compartir archivos y carpetas, de modo que todos tengan las últimas versiones en todo momento sin necesidad de ingresar correos electrónicos antiguos.

Usa la integración de Dropbox para administrar el trabajo independiente

4. Usa Google Drive para colaborar en el trabajo y recibir comentarios

Con la integración de Google Drive, puedes compartir archivos de Google en tu sala y colaborar en equipo. Tus clientes pueden revisar tu trabajo directamente desde la sala y darte comentarios sin necesidad de enviar y recibir correos electrónicos. Ambos tienen acceso al archivo actualizado; no más versiones múltiples flotando alrededor. Simplifica tu proceso de trabajo y limita la confusión, que es importante cuando trabajas con múltiples clientes.

Usa Google Drive para administrar el trabajo independiente

5. Usa herramientas como tareas y subtareas para organizar tus proyectos independientes

Las listas de tareas por correo electrónico o llamadas tienden a morir. Los clientes se sienten frustrados cuando no saben cómo avanza y tú pierdes el tiempo manteniéndolos actualizados constantemente. Usa tareas y subtareas en Hibox para planear los pasos claros para cada proyecto y tus clientes podrán verlo con un solo clic donde se encuentren. Es como una hoja de ruta de tu trabajo para tí y tus clientes. Esto también te ayuda a mantener organizada tu lista de tareas para cada cliente. Puedes alternar entre las listas de tareas por sala o ir a tu propia lista de tareas para ver qué debes hacer para cada cliente.

Usa tareas y subtareas para administrar el trabajo independiente

6. Realiza videollamadas directamente desde una sala

No más enlaces de videollamadas e intentar recordar qué cliente usa qué plataforma de videollamadas. Con Hibox, puedes iniciar una videollamada directamente desde la sala de chat con tus clientes con un solo clic. Funciona para llamadas grupales con hasta 10 personas. Tener todas las herramientas que necesitas en un solo lugar ahorra todo el tiempo que perderías tratando de configurar cada cuenta necesaria. También es bueno que los clientes sepan que una llamada está a un solo clic de distancia.

Usa videollamadas para administrar el trabajo independiente

7. Use el medidor de tiempo de tareas para las horas que facturas

Si está trabajando con una tarifa por hora, usa el medidor de tiempo de tareas para saber exactamente cuánto tiempo trabajaste en las tareas para el cliente. También ellos pueden ver el tiempo de tus tareas para una facturación fácil y transparente. Es una forma fácil de garantizar la credibilidad y tus clientes apreciarán la claridad. También es perfecto para estar al tanto de tu trabajo en general. Sabrás qué tipo de trabajo lleva más tiempo y cómo puedes organizar mejor tu tiempo y facturación.

Usa el temporizador de tareas para administrar el trabajo independiente

8. Usa tareas personales para hacer tus cosas también

Para las pequeñas cosas que te olvidas de hacer por ti mismo durante toda la semana, las tareas personales son perfectas. Cualquier tarea personal que te asignes estará en una lista de tareas personales a la que nadie más tiene acceso. Es una buena forma de mantener las tareas personales en un lugar fácil de ver en lugar de un pedazo de papel que olvidarás. Puedes establecer tareas recurrentes para recordatorios semanales, como la facturación, para que no lo olvides.

Usa tareas personales para administrar el trabajo independiente

Hibox es la herramienta perfecta para ayudar a freelancers como tú a dejar de perder el tiempo con las molestas partes del trabajo independiente y disfrutar de lo que hace que tu trabajo sea tan grandioso: ¡libertad! Tus clientes realmente apreciarán la organización y excelente comunicación de tu parte a través de Hibox también. Muéstrate profesional, manténte organizado y ahórrate horas registrándote en Hibox para utilizarlo con tus clientes gratis hoy.

Pruébalo gratis y mejora la comunicación de tu empresa