Como establecer metas para impulsar la productividad

Mariano Rodríguez Colombelli
may 04, 2017

La productividad es curiosa. Hablamos todo el tiempo sobre aumentarla, ser mejor en ella, ver cambios en ella pero realmente medir la productividad es bastante difícil. Es diferente para cada industria, equipo o individuo. ¿Dices que has aumentado la productividad cuando logras hacer más cosas de tu lista o cuando has escrito más palabras hoy que ayer?

Para mí, siempre han existido momentos en los que me he sentido “más” o “menos” productiva. Empecé a pensar en cómo podía hacerme “más” productiva consistentemente. Me di cuenta que necesitaba reducir lo que significa ser productivo para mi trabajo y empezar a medirlo en metas cuantificables. No puedes ser arbitrario sobre la productividad si tratas de analizarla y aumentarla. Incluso para el trabajo creativo, del cual hago mucho, las metas son vitales para tu progreso.

Aquí hay varias maneras en las que nuestro equipo y yo hemos encontrado para usar el establecimiento de metas para impulsar la productividad individual y como equipo.

Determina las tareas que crean valor.

Ya que la productividad puede ser tan arbitraria, tú y tu equipo primero necesitan ser honestos sobre las tareas que hacer a lo largo del día que realmente crean valor. Para nosotros y muchos equipos, el email es lo que más quita tiempo y mata la productividad y a menudo resulta en poco valor por la cantidad de tiempo que pasamos revisándolo. Es fácil verse y sentirse ocupado sin lograr hacer algo realmente que vaya a generar una ganancia o haga las mejoras que necesitas. Nosotros usamos Hibox para monitorear estas tareas y mantenernos al tanto de ellas. Al ver la productividad general, tienes que dejar fuera las tareas menores que toman tiempo pero no necesariamente te llevan hacia adelante. La meta desde aquí debería ser reducir el tiempo utilizado en tareas menores y encontrar maneras de aumentar la productividad en aquellas que conducen al valor. Una cosa que realmente tuvimos que aprender es que hay una diferencia entre ¡estar ocupado y ser productivo!

Encuentra una manera de cuantificar lo que haces que tenga sentido.

Después, lo que hicimos fue determinar una manera de cuantificar estas tareas. Los números son universales y, cuando hay tiempo y dinero en la línea, necesitan ser tu prioridad. No tiene caso adivinar si estas “aumentando” o “reduciendo” la productividad. Cuantificar tus tareas más importantes va a ser diferente para cada compañía y función. Por ejemplo, como un equipo de ventas, quizá quieras medir cuantas llamadas de seguimiento estás haciendo. Para mí, como escritora y mercadóloga, me enfoco en palabras y piezas escritas y aumentar el tráfico. Una vez que has determinado una manera de aplicar números a tus tareas con mayor creación de valor, entonces tendrás una visión clara de donde estas y que significa exactamente “aumentar” la productividad.

Establece metas realistas a corto y largo plazo.

Una vez que supimos lo que realmente nos importaba terminar y teníamos una manera de cuantificar nuestro progreso, pudimos establecer metas a corto y largo plazo. En vez del superficial “aumentar la productividad” teníamos metas cuantificables como “completar 15 llamadas más de seguimiento en un día”. Esta es una manera mucho más efectiva de motivar a los empleados y a ti mismo. Cuando tienes una dirección clara y formal, tú y tu equipo tienen un 42% más de probabilidad de alcanzarla. Es importante tener en mente que las metas deben ser tanto cuantificables como realistas. Velas como una manera de motivar los hitos de equipo e ir hacia una productividad mejor, no para abrumarlos con nuevos estándares locos. En todo caso, estas deberían ayudar a hacer todo más claro y menos estresante en términos de las expectativas para tu equipo. He encontrado que hay una sensación de enfoque y alivio con menos ambigüedad al trabajar encaminados a ciertas metas.

Desde que tomamos este acercamiento para aumentar la productividad, nuestro equipo está más enfocado y es más productivo que nunca. Es más fácil incorporar a empleados nuevos y hacer que trabajen a nuestro ritmo con expectativas y direcciones claras. Aún más importante, nos hemos dado cuenta de que cosas nos “ocupan” y que nos hace productivos así que podemos enfocarnos como equipo en ser mejores en nuestras de tareas que crean valor.

¡Esperamos que estos consejos sean útiles para ti y tu equipo también!

 

 

 

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