Cómo trabajo remotamente para 5 compañías en 5 países

¿Quieres gestionar tu «oficina» digital y poder trabajar de forma remota? Aquí tienes algunos consejos basados en mi propia experiencia.

Ha pasado casi un año y medio desde que comencé a trabajar a distancia. Mi primer empleador remoto fue precisamente, Hibox, quien construyó un espacio de trabajo digital para equipos que trabajan a distancia. Entonces, realmente tuvimos la oportunidad de probarlo. Durante un año y medio trabajé a la perfección con mi equipo en las oficinas de Barcelona, Argentina y Brasil. Durante ese año, viajé entre dos países y siete ciudades.

Después de agregar un cliente tras otro, ahora ya tengo 5 clientes en 5 países diferentes. Mudé mi «base de operaciones» al menos 7 veces desde Los Ángeles, Las Vegas, Dallas, Nueva York y ahora Barcelona, ​​España.

Me definiría como una «nómada digital».

Estoy a punto de pasar otro mes en el extranjero lejos de mi oficina actual, viajando por los Estados Unidos.

He estado escribiendo sobre mi situación laboral única por un tiempo y estoy recibiendo muchas preguntas sobre cómo administro el trabajo con equipos de todo el mundo mientras también estoy en el extranjero. Estoy segura de que has visto a muchos otros «nómadas digitales» aquí (o en Tailandia) haciendo esto. Hay muchos más aspirantes a freelancers remotos que se preguntan cómo funciona esto. Hacer que la comunicación, la organización y la colaboración sean un proceso impecable es la clave para trabajar de manera remota y exitosa.

Aquí hay un poco más sobre cómo estoy administrando mi «oficina» digital para poder trabajar con cinco compañías, en 5 naciones, mientras voy por el mundo:

Un consejo valioso para tu equipo: Usa Hibox para trabajar de forma remota

Creamos Hibox para que sea un espacio de trabajo digital completo; una «oficina» a la que ingresas. Y, realmente, así es como se siente con cada uno de mis clientes. Cada cliente tiene su propia pestaña en mi cuenta y dentro de cada una, todo el equipo está disponible para colaborar en el chat, administrar tareas y compartir archivos con integraciones como Dropbox y Google Drive.

Es fantástico porque todo lo relacionado con el trabajo está en un solo lugar, pero también está organizado intuitivamente. No necesito configurar 10 cuentas de diferentes plataformas para obtener la misma funcionalidad. Y puedo permanecer conectada con cada una de mis compañías y simplemente hacer clic para pasar al siguiente cliente del día.

Puedo responder a las preguntas más rápido, siempre tengo la última versión de los archivos e incluso puedo chatear por video con cada equipo dentro de Hibox. Esta herramienta elimina aproximadamente 5 cuentas diferentes para cada cliente. La cantidad de tiempo ahorrado al iniciar sesión ya vale la pena. La interfaz es muy fácil de usar, por lo que no necesito pasar por un período de «capacitación» con la mayoría de los clientes con los que trabajo, incluso si no son expertos en tecnología.

Timezone.io

Todavía no puedo interiorizar los cambios de horario en mi cabeza. No creerías cuántas veces googleo «Hora en … ..». Para cinco países, es casi imposible coordinar mi comunicación a lo largo del día sin una pequeña ayuda. Timesone.io me salva. Puedo ver dónde están todos y exactamente qué hora es para ellos en relación a mí a simple vista. Esto es una ayuda enorme en la organización de mi día; algo clave para mantenerme productiva.

Calend.ly

Esta herramienta lleva el ahorro de tiempo un paso más allá. No sé cuántos minutos perdí con cadenas de correo electrónico de ida y vuelta con los clientes solo para programar una llamada de Skype de 15 minutos. Encontrar un tiempo que funcione requiere más tiempo que la llamada real. Calendly cambió eso. Ahora solo envío un enlace a mi agenda que muestra mi disponibilidad. Pueden reservar un horario que les funcione, realizar cambios si lo necesitan y recibir notificaciones cuando nuestra llamada esté programada. El trabajo freelance y remoto funciona únicamente con sistemas organizados de tiempo y eficiencia como este.

Any.do

El equilibrio entre trabajo y vida personal ya no es una realidad con el trabajo freelance. Es parte de tu rutina. Tu vida personal debe estar tan bien organizada como tu vida laboral. Para organizar mi vida personal o cosas relacionadas con mi propio negocio, utilizo Any.do. Es una aplicación de productividad personal increíblemente simple. Es fácil hacer pequeñas listas de tareas pendientes. Tengo uno para mis blogs, mis planes de viaje, mis tareas diarias, procesos de visa, etc. Lo importante es que está separado de las tareas de mis clientes, así puedo concentrarme en mí cuando lo abra.

Las herramientas definitivamente no son suficientes. Más que nada, tener la mentalidad correcta para trabajar con múltiples clientes remotos y entender sus hábitos de trabajo desde el principio es imprescindible. Estas son algunas de las cosas que aprendí (de la manera más difícil) que hacen que el trabajo freelance remoto sea un éxito.

Comunicar demás

En realidad soy bastante introvertida, así que esta fue una experiencia de aprendizaje extraña para mí. Uno pensaría que trabajar a distancia es un sueño de introvertidos, pero hablo con más personas a lo largo de mi día ahora que cuando trabajaba en una oficina. Debido a que no te encuentras cara a cara a diario, es importante comunicarse aún más de lo que crees que es necesario. No puedes asumir que tus clientes saben lo que sucede como si estuvieran al otro lado de la sala. Se sienten más cómodos si les brindas actualizaciones consistentes, sin importar cuán pequeñas sean. Incluso configuré recordatorios para enviar actualizaciones. Marca una gran diferencia en tu profesionalismo general.

Se realista con respecto al tiempo. Un consejo para que puedas mejorar tu trabajo a distancia

Ya que no tienes la obligación del 9 a 5, pareces comenzar a pensar que tienes mucho más de 24 horas al día cuando trabajas de forma remota. Las zonas horarias, las fechas de entrega y las listas de tareas se difuminan y pronto te agobian. Para una organización del tiempo adecuada, necesito ser muy realista sobre cuánto tiempo llevarán las tareas. Para evitar el estrés, date más tiempo de lo que crees que necesitarás. No puedes crear más tiempo, pero puedes organizarlo correctamente. Aquí hay más consejos sobre la administración del tiempo trabajando a distancia.

Planea tu semana con anticipación

Uno de los principales errores que cometí al principio fue crear listas de tareas para cada cliente y tratar de resolverlas durante la semana. Nunca terminarás todo. Había tareas que siempre se trasladaban a la próxima semana. Aprendí a programar el trabajo en bloques con anticipación, así tenía un tiempo definido para cada tarea importante. Y si no hay tiempo? Hazle saber a la gente y haz tiempo la próxima semana. Es mejor que exagerar las promesas y entregar menos de lo esperado. Esto es realmente fácil en la vista de calendario de tareas de Hibox para que mis clientes también puedan ver cuál es el plan.

Establecer rutinas que sean tan flexibles como tú

Acabo de hablar por teléfono con un cliente que me preguntó si las cosas serían «normales» mientras estoy fuera. Por supuesto que lo serán! Mis rutinas de trabajo no cambian sin importar dónde estoy. Esto es importante establecerlo desde el comienzo. Tus tareas, llamadas y procesos programados para cada cliente deben ser tu constante. No importa en qué ciudad estés, sé lo que se espera de mí todos los días de la semana con cada cliente y ellos saben qué esperar.

El trabajo freelance remoto es difícil y un riesgo. No hay duda de eso. Puede no ser para todos. Pero los beneficios son increíbles. Si eres como yo, te encontrarás más comprometido y satisfecho con tu trabajo a largo plazo. Siempre y cuando te prepares desde el principio y aprendas a manejarte de una manera que funcione para ti, seguro no te arrepentirás.