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Cómo ser un gerente de proyecto exitoso

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Spencer Coon
may 03, 2018

Ser un gerente exitoso se reduce a dos cosas, esencialmente: lograr que el proyecto se haga a tiempo y dentro del presupuesto. Conseguir que esas dos cosas sucedan es una hazaña mucho más difícil de lo que parece en principio. Una vez que sabes que menos de un tercio de los proyectos terminan a tiempo y dentro del presupuesto, es más fácil entender por qué los gerentes de proyectos exitosos ganan tanto dinero y son tan valiosos para una empresa. Planear y ejecutar un proyecto exitoso como gerente de proyecto puede ser mucho más fácil al cambiar algunas de las formas en que los equipos normalmente manejan el trabajo en equipo y la comunicación durante los proyectos.

Puedes aumentar la productividad, la cohesión y la eficiencia del equipo para ser un gerente de proyectos exitoso con estos simples consejos.

Simplifica los métodos de comunicación:

Uno de los mayores inhibidores no solo del éxito de un proyecto, sino también de la productividad de la empresa en general son los métodos de comunicación antiguos y desactualizados, como el email interno. Los empleados pierden más de la mitad de su tiempo en el trabajo lidiando con el email interno y se distraen del trabajo real. Un equipo de proyecto eficiente debería pasar menos tiempo organizándose y comunicando información, y centrarse al 100% en hacer el trabajo. Reemplazar el email interno por una plataforma de chat interno para empresas es una forma excelente de aumentar la velocidad y la eficiencia de la comunicación entre los miembros del equipo para terminar más trabajo. Con el chat interno para empresas, la conversación es inclusiva entre los miembros del equipo y organizada. La información puede buscarse y guardarse donde todos tengan acceso. Hibox es una gran herramienta que le permite a tu equipo chatear y colaborar mejor que por email.

gerente de proyectos exitoso

Haz que la organización de tareas sea una prioridad:

Si no implementas una forma de asignar, organizar, delegar y realizar un seguimiento de las tareas desde el principio, se convertirá en un lío confuso desde el principio del proyecto y a medida que vayan pasando las semanas y los plazos comiencen a acercarse. Cualquier falta de comunicación o tarea perdida puede causar problemas mayores y retrasar el tiempo o exceder el presupuesto. Usa un sistema de gestión de proyectos que funcione con el chat interno para ayudar a que la conversación sea accionable y centralizar la planificación de todo tu equipo. La gestión de tareas de Hibox ya está integrada en el chat. El calendario del proyectos en Hibox hace que sea muy fácil asignar y delegar el trabajo antes de las fechas límite y mantener a todos informados sobre el desempeño de tu equipo.

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Establece estándares para la comunicación y el control como gerente de proyecto:

Particularmente con los equipos remotos como lo son muchos equipos hoy en día, puede ser realmente fácil perder el rastro de la comunicación y terminar trabajando por separado. Incluso en una oficina, esto sucede. Aquí es donde suceden los errores y las malas comunicaciones. Evita esto estableciendo estándares sobre cómo se comunicará tu equipo, incluidos los métodos, la frecuencia, lo que necesita comunicar, etc. Tener contacto visual con los miembros del equipo es importante para mantener la conexión personal y la motivación para los proyectos. Por ejemplo, puedes decidir realizar una videoconferencia de planificación con todos los miembros del equipo del proyecto de 15 minutos al comienzo de la semana y una videollamada de 15 minutos al final para analizar qué se cubrió. Hibox tiene videoconferencia integrada para que tu equipo no tenga que abandonar la plataforma para ingresar a Skype.

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Elimina las reglas tradicionales que inhiben la productividad para ser un mejor gerente de proyecto

Por la razón que sea, hay cosas que las empresas aún continúan haciendo a pesar de reducir significativamente la productividad: son automáticas en los entornos de trabajo. No hay necesidad de largas reuniones de actualización. Un 37% del tiempo del empleado se gasta en reuniones. Si intentas cumplir con la fecha límite de un proyecto, este es un hábito de equipo que necesitas cambiar. En lugar de reuniones, planea sesiones simples de brainstorming para intercambiar ideas y compartir actualizaciones en salas organizadas en Hibox. Cambia las largas reuniones por llamadas cortas cuando sea necesario para repasar los detalles. Pero deja que tu equipo realmente trabaje y no se preocupe en hablar sobre el trabajo.

Promueve la colaboración en el trabajo tanto como sea posible:

Siempre habrá una cierta cantidad de tiempo dedicado al trabajo individual con proyectos, por supuesto. Pero mejorar la colaboración en equipo puede ayudar a generar mejores ideas, encontrar soluciones a problemas, trabajar de manera más eficiente y evitar malos entendidos y errores. Hacer que todos trabajen por separado y luego tratar de juntarlo puede ser el momento donde todo se descarrila. Facilita la colaboración en el trabajo mediante el uso de herramientas como Dropbox, Google Drive y Hibox para compartir archivos para que todos puedan editar un documento al mismo tiempo. Compartir ideas y obtener feedback sobre el trabajo es realmente fácil cuando puedes compartir archivos directamente en una sala de chat. Esto reduce el tiempo necesario para enviar y recibir archivos por email, hacer cambios, revisarlos y enviarlos a un proceso colaborativo y cohesivo.

gerente de proyectos exitoso
Hay muchísimos factores que caracterizan a un buen equipo de proyecto, pero eliminar los puntos débiles de la productividad y la colaboración es una forma excelente de garantizar un proyecto aún más exitoso. Para una herramienta de gestión de proyectos con todo incluido, prueba Hibox con tu equipo de proyecto.

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