How to better organize tasks and increase productivity x2

Cómo organizar mejor las tareas y aumentar la productividad x2

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Spencer Coon
mar 19, 2018

Cuando le preguntan acerca de su teoría sobre la productividad y rutina, Elon Musk lo expresa de forma muy simple: «Si otras personas trabajan 40 horas a la semana y tú trabajas 100 horas semanales, incluso si están haciendo lo mismo … lograrás en cuatro meses lo que a ellos les lleva un año lograr «. Es posible que no todos estemos dispuestos (o podamos) trabajar esa cantidad descabellada de horas como el director ejecutivo de Tesla y SpaceX para organizar mejor las tareas, pero hay formas en que podemos hacer un mejor uso de las horas que ya estamos utilizando por semana y obtener más de ellas. La mayoría de nosotros no estamos utilizando las 40 horas por semana correctamente para obtener los máximos resultados que podemos.

Sigue algunos de estos consejos para organizar las tareas y ver como aumenta tu productividad general

Facilita la gestión de tareas:

Antes que nada, te sugerimos que uses un gestor de tareas digital. Ya estamos demasiado acostumbrados a escribir y trabajar en una pantalla para organizar las tareas de esta manera también. Aunque las herramientas digitales de gestión de tareas pueden parecer simples y fáciles de usar en cualquier momento, puede ser realmente fácil olvidarse de usarlas. Cuando estás atrapado comunicándote y haciendo brainstormings por correo electrónico, mensajes de texto y llamadas telefónicas, los detalles y las tareas específicas que necesitas hacer pueden perderse. Particularmente si está trabajando con un equipo, tener un gestor de tareas integrado a tus mensajes en una plataforma como Hibox es la mejor forma de asegurarte de que la comunicación sea accionable. Si trabajas solo, usar una herramienta realmente fácil y rápida como Any.do es una excelente opción.

Puede que no todos estemos al nivel de dedicación de Elon, pero gracias a la organización de tareas básica, puedes duplicar lo que estás haciendo actualmente. A la larga, como sugiere Elon, esto marcará la diferencia.

Comparte y organiza tareas con tu equipo:

La responsabilidad está totalmente ligada a la productividad. Compartir tus metas o lo que tienes que hacer con alguien más puede ayudarte a cumplir tus plazos. Pero, en realidad, tener las tareas organizadas en un lugar compartido con tu equipo ayuda a evitar la duplicación de tareas, simplificar el trabajo en grupo y mantener los proyectos según lo planeado.

Haz que tu gestión de tareas sea tan móvil como tú:

Todos trabajamos desde distintos dispositivos en todo momento. Por eso, quieres que tu gestión de tareas esté disponible y sea fácil de usar cuando la necesitas. La gestión de tareas que solo funciona en el escritorio o algo físico como un anotador no se actualizará. Utiliza una herramienta de gestión de tareas que tenga soporte tanto en la PC como en dispositivos móviles para tener la versión en tiempo real de tus tareas y planes cuando lo abras. Hibox ofrece una versión de escritorio y una aplicación móvil para la gestión de tareas personales y en equipo.

No hagas listas de tareas, programa tareas:

Tenemos el mal hábito de comenzar a listar lo que tenemos que hacer durante el día. Tendemos a sobrepasar nuestras listas y siempre hay algunas tareas que nunca se realizan y que terminan en el siguiente día. Tener una lista desalentadora de tareas conduce a la multitarea y la postergación. Es mucho más efectivo usar un gestor de tareas y programar tus tareas a lo largo de la semana en momentos específicos. De esta manera, todo el mundo sabe qué esperar de ti durante toda la semana en lugar de esperar que lo hagas hoy. Bajas la presión y cada tarea tiene un tiempo específico para que puedas dedicarle la energía al trabajo de calidad. ¡Ponerte plazos a tí mismo ayuda a mantenerte motivado!

Calcula cuánto tiempo te llevan las tareas para organizarlas mejor:

¿Sientes con frecuencia que el tiempo pasa y creías que terminarías muchas más cosas que lo que realmente hiciste? Estimar cuánto tiempo lleva realizar cada tarea es una parte importante para organizarte y ser realista con tu tiempo. Calcula cuánto tiempo te llevan tus tareas rutinarias para saber cuánto tiempo dedicarles cuando programas tus tareas. Retrasarte y no terminar las tareas crea un estrés innecesario. Es mejor ser honesto contigo mismo y con tus compañeros de trabajo que ser poco realista con tu tiempo. Hibox tiene un sistema integrado para medir el tiempo de tareas. Te dará una idea de cuánto tiempo lleva cada tarea para que puedas organizar mejor tu tiempo.

Unos pocos cambios simples a lo que ya estás haciendo en el trabajo pueden tener un enorme impacto general a largo plazo. Prueba estas sugerencias para romper los hábitos que están retrasando 2 veces tu productividad. Para una herramienta de productividad de equipo y gestión de tareas integral, prueba Hibox gratis.

 

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