increase project management productivity

Cómo mejorar la productividad en la gestión de proyectos con Hibox

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Mariano Rodríguez Colombelli
mar 10, 2017

¡Consejos y trucos que tu equipo puede usar para impulsar la productividad en la gestión de proyectos!

La gestión digital de proyectos es indispensable para un equipo de cualquier tamaño, tanto si trabajan todos en la misma oficina o si están dispersos por el mundo. Gracias a la implementación de una herramienta virtual de gestión de proyectos, tu equipo puede aumentar su productividad, compromiso, y medir sus avances mejor que nunca.

Hibox es la mejor herramienta de gestión de proyectos, con muchísimos trucos y consejos que tu equipo puede utilizar para adaptarla a su forma de trabajo.

Al utilizar Hibox para gestión de proyectos, podrás:

  • Dividir proyectos largos en partes más manejables para tu equipo
  • Mantener toda la comunicación, archivos, actualizaciones, y recordatorios en el mismo lugar
  • Chequear el progreso de tu proyecto y colaborar en tiempo real, sin importar dónde estés

A continuación una guía rápida sobre cómo gestionar proyectos con Hibox y aumentar la productividad

Una de las funcionalidades fundamentales (y a la vez básicas) que puedes usar para organizar proyectos son las salas. Las salas son grupos de chat organizados para un tema específico. Como project manager, es muy fácil crear una sala para cada proyecto en el que tu equipo está trabajando o separar un proyecto en distintas partes usando las salas.

Por ejemplo, si eres una agencia de marketing digital, puedes crear salas para diferentes áreas de trabajo para tus clientes.

Una vez que tengas las salas específicas de cada proyecto, puedes invitar solo a los usuarios involucrados. Cada sala tendrá su propia lista de tareas y archivos. De esta forma, puedes organizar mejor tus conversaciones, archivos, y dar seguimiento a las tareas por proyecto cuando estás trabajando en varios al mismo tiempo.

Mejora la productividad de la gestión de proyectos con un chat interno

Una herramienta de planificación de proyectos visual y activa. Aumenta tu productividad mediante una gestión de proyectos eficiente

La vista de calendario de tareas es perfecta para tener un panorama visual e interactivo, de los vencimientos de cada proyecto e identificar cuellos de botella:

Vista del calendario para aumentar la productividad de los proyectos

Si estás planificando en dirección a una fecha de vencimiento importante o lanzamiento de un nuevo producto, la Vista de Calendario te dará una visión clara de quién está trabajando en qué para cada parte del proyecto. Puedes arrastrar tareas a otras fechas de vencimiento y reasignarlas a otros usuarios en caso que necesites optimizar la carga de trabajo de tu equipo. Y la mejor parte es que no tendrás que recordar a todos acerca de los cambios, ya que siempre estarán visibles y actualizados en la Vista de Calendario.

Enfócate en lo importante

Dentro de cada una de tus salas, puedes ver una lista de tareas privadas solo para esa parte del proyecto. Si prefieres tener un panorama de todo lo que está pasando, puedes ir directamente a la vista de tareas. Aquí tienes una lista de todas las tareas por sala y puedes filtrar y ordenar por fecha, responsable, sala, prioridad, etc:

Buscar y filtrar tareas y proyectos

Divide el trabajo en equipo

Las subtareas son perfectas para la gestión de proyectos. Es muy fácil dividir el trabajo en tareas específicas para cada proyecto. Debajo de una tarea, puedes agregar “subtareas”, asignarlas a diferentes usuarios y darles una fecha de vencimiento distinta. Esta es una forma realmente efectiva de chequear quién está trabajando en qué parte del proyecto y cómo todo se ajusta al plan. A medida que completas cada parte, todo tu equipo será notificado. Esto es perfecto para equipos que trabajan remoto — un panorama visual de cómo todo va tomando forma.

Subtareas para dividir el trabajo y aumentar la productividad de los proyectos

Obtén los detalles

Para cualquier tarea o subtarea, puedes agregar comentarios útiles para aclarar detalles a tu equipo. Cuando hagas clic en una tarea, la barra de detalles de la tarea aparecerá con todo lo que necesitas saber! Este es el lugar perfecto para dejar instrucciones sobre cómo completar una tarea, dar feedback, o adjuntar archivos relevantes.

Detalles de tareas para mejorar la productividad de su gestión de proyectos

Colaboración virtual con tu equipo

Uno de los principales problemas en la gestión de proyectos es tener la última versión de todo tu trabajo actualizada y disponible para todos! Siempre hay archivos perdidos por email y múltiples versiones dando vueltas. Puede ser confuso y dar lugar a costosos errores y tiempo perdido. Para evitar esto, puedes utilizar las integraciones con Google Drive, Dropbox, y Box para compartir archivos y materiales con tu equipo. Tu equipo siempre tendrá acceso a la última versión de cualquier archivo que hayas compartido. Pueden trabajar simultáneamente en documentos y discutir en tiempo real en las salas o iniciar a una video llamada para revisar los detalles!

Mejora la productividad de su gestión de proyectos compartiendo archivos

Éstas son sólo algunas de nuestras formas favoritas de mejorar la productividad en la gestión de proyectos con Hibox. Prúebalo y descubre todas las opciones de Hibox para ayudar a tu equipo a ser más productivo y estar más conectado que nunca!

Pruébalo gratis y mejora la comunicación de tu empresa