improve communication between offices

Cómo mejorar la comunicación entre oficinas

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Mariano Rodríguez Colombelli
oct 30, 2018

Cuando Steve Jobs formó parte de la junta directiva de Pixar, observó que los departamentos de la compañía simplemente coexistían, y se dió cuenta que esta falla estaba reduciendo el potencial de Pixar en su conjunto. Sintió que había demasiadas barreras para la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos. La única vez que se comunicaban era de manera formal y regulada, y él estaba seguro de que las mejores ideas y soluciones nunca surgen en situaciones formales y reguladas.

Como uno de sus mayores legados, propuso una solución de diseño muy simple: un edificio que garantizaba la mezcla de todos los departamentos y oficinas de manera algo informal. Jobs sabía que la mayor interacción entre los departamentos significaba una mayor diversidad de formas de pensar, ideas, puntos de vista y conocimiento que llevarían a Pixar a su máximo potencial. Tenía razón: luego de este cambio, Pixar obtuvo miles de patentes, seguido por una era de éxito sin esfuerzo.

No necesitas que todos los miembros del equipo estén en el mismo edificio para obtener este resultado. Existen algunas herramientas y pequeños trucos que puedes utilizar para fomentar la colaboración y una mejor comunicación:

A continuación algunas herramientas y trucos que puedes utilizar para alentar la colaboración y mejorar la comunicación.

Comparte calendarios y objetivos:

Esencialmente, todos los empleados y departamentos dentro de una organización están trabajando hacia los mismos objetivos comunes. Cuando los empleados están demasiado supervisados y no ven más allá de sus tareas u objetivos del departamento, no pueden resolver problemas de manera colectiva e implementar mejores formas de hacer las cosas. También están menos motivados y comprometidos. Permite que tus empleados resuelvan problemas en forma colectiva y alinea los objetivos de distintos departamentos, compartiendo calendarios. Cuando todos pueden ver los objetivos compartidos y los pasos a seguir para avanzar, pueden ayudar a mejorar los procesos. Utiliza Google Calendar o un calendario de proyectos en tu plataforma de colaboración.

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Comparte ideas en un chat interno:

Las sesiones de brainstorming normalmente no se extienden más allá de un departamento o incluso de un pequeño equipo dentro de un departamento. El problema con esto es que a menudo tienes personalidades similares trabajando en el mismo problema. Considerando el pensamiento de Steve Jobs, agregar nuevas perspectivas para resolver problemas colectivos puede tener un gran impacto en la eficiencia. En lugar de tratar de mezclar físicamente departamentos (que puede ser difícil), permite que la comunicación fluya entre departamentos con tecnología con un chat interno de la empresa. Ve un paso más allá y programa regularmente sesiones de brainstorming  con el chat de la empresa. El chat en realidad ayuda a eliminar algunos de los sesgos y limitaciones para obtener más creatividad de todo tu equipo. Puedes utilizar Hibox para organizar el chat interno de la empresa en salas por departamentos y proyectos. Hibox es un espacio de trabajo digital integral donde los miembros del equipo pueden chatear, crear y administrar tareas, compartir archivos y realizar videollamadas en un solo lugar. Mejora la comunicación y colaboración entre departamentos y miembros del equipo.

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Trabaja en una plataforma digital central donde todos los miembros del equipo puedan compartir noticias, sugerencias e ideas:

Hoy en día, en muchas organizaciones, las noticias y las nuevas ideas o sugerencias tienen que viajar a través de múltiples capas de comunicación para llegar al punto que desencadene una acción concreta. Muchas veces, aquellos que conocen los problemas reales y las soluciones de una organización no pueden obtener el apoyo o el reconocimiento para hacerlo. Crea un espacio digital central donde los empleados de todos los niveles y departamentos puedan contribuir con ideas, sugerencias y obtener noticias directamente en lugar de confiar en los rumores. Obtén más información sobre los beneficios de colaborar en línea. Puedes usar la sala pública de Hibox para invitar a todos a una conversación organizada en la que puedan ver el historial completo de mensajes en un solo lugar.

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Haz que las videollamadas sean una forma de comunicación frecuente entre oficinas:

La comunicación escrita, como el correo electrónico, impide la capacidad de tener discusiones regulares que llevan a grandes ideas y soluciones. Por supuesto, ese tipo de interacción no es posible cuando hay una distancia física entre los departamentos y las oficinas. Para muchas empresas, los departamentos solo se comunican de otra forma que no sea el correo electrónico en conferencias bianuales o llamadas entre gerentes. Las videollamadas son una excelente forma de unir las mentes físicamente para aprovechar al máximo la capacidad de tu equipo. Las videoconferencias grupales son fáciles de implementar con una herramienta como Hibox, donde puedes conectar a varios de miembros del equipo con un solo clic. También puedes compartir archivos, chatear y crear tareas en la misma plataforma.

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Elimina los «niveles» de comunicaciones y formalidad:

Aunque no es nuevo, Elon Musk realmente ha sido pionero en el «aplanamiento» de los niveles de comunicación dentro de las corporaciones recientemente. En un correo electrónico ahora bien conocido por todo su personal, Musk señala que en la mayoría de las empresas “las personas se ven obligadas a hablar con su gerente, quien habla con su gerente, quien habla con el gerente del otro departamento que habla con alguien de su equipo. Entonces la información tiene que volver a completar el ciclo de vuelta. Esto es completamente tonto. Musk fomenta un flujo de comunicación entre quienes sea necesario para tomar decisiones rápidas e inteligentes y prohíbe a los gerentes crear“ silos ”internos de comunicación. Tú también puedes incrementar la comunicación alentando y permitiendo que los empleados se comuniquen como lo necesitan. Procedimientos simples, como proporcionar un directorio de la empresa con información de contacto de todas los empleados y utilizar un chat interno de la empresa, pueden ayudar a que las decisiones y las acciones se realicen mucho más rápido.

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Cerrar la brecha de comunicación entre departamentos y oficinas puede ayudarte a aprovechar al máximo los diferentes niveles de experiencia y conocimiento que tienes en diversos equipos. Reunir las mentes correctas puede crear soluciones e ideas brillantes. Genera un espacio de colaboración sin esfuerzo para todos los miembros del equipo en tu organización implementando Hibox hoy.

Pruébalo gratis y mejora la comunicación de tu empresa