Cómo implementar una herramienta de colaboración y no morir en el intento

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Spencer Coon
feb 01, 2019

Si tu equipo suele comunicarse mediante cadenas de email poco claras, existen varias versiones de archivos dando vueltas y los formularios impresos son una práctica habitual, es hora de implementar una herramienta de colaboración. Puede parecer abrumador y generar rechazo al principio. Lo entendemos; tu equipo ha aprendido a funcionar con las herramientas que usó hasta ahora e introducir una nueva puede parecer un nuevo obstáculo para la productividad.

Lo interesante es que tu equipo probablemente esté listo para una mejora: el 86% de los empleados y ejecutivos mencionan la falta de colaboración o la comunicación ineficaz como los principales culpables de los errores en el lugar de trabajo.

Pero la introducción de una nueva y mejorada herramienta de colaboración puede, a largo plazo, mejorar la productividad en un 20-25%. Más del 80% de las empresas están utilizando herramientas de colaboración, por lo que corres el riesgo de quedar rezagado si no las implementas ahora.

Listo para dar el salto? No tengas miedo, a continuación te mostramos algunas estrategias para implementar una herramienta de colaboración de forma exitosa y sin estrés para tu equipo:

Busca una plataforma que solucione tus problemas de comunicación:

No necesitas implementar una herramienta muy sofisticada, sino aquella que resuelva tus problemas más intrínsecos haciendo que tu equipo sea más productivo. Evalúa cuáles son tus problemas de comunicación e investiga alternativas. La mayoría de los equipos realmente batallan con el correo electrónico interno y el uso de múltiples herramientas para comunicarse, lo que puede causar confusión. Implementa una herramienta fácil de usar, todo en uno e intuitiva que cualquiera puede usar sin mucho conocimiento técnico. Tienes que sentirte cómodo con la herramienta; Tiene que ser fácilmente adoptada por todo tu equipo a la vez. No significa que no tengas ninguna pregunta, ¡pero deberían ser fáciles de responder y no requerir un amplio conocimiento tecnológico! Si el objetivo es simplificar la comunicación de tu equipo, debe ser intrínsecamente simple e intuitiva.

Designa “líderes embajadores” de la herramienta:

Piensa en la herramienta de colaboración como un nuevo conjunto de habilidades que estás añadiendo a tu equipo. Comunica la implementación de la nueva herramienta y anima a todos los usuarios a conectarse desde el primer día. Esto también ayuda a garantizar que los gerentes y los líderes estén todos alineados en términos de cómo se utilizará la herramienta de colaboración de forma colectiva.

Incluso si hay resistencia al principio, la gerencia y los líderes de equipo deben actuar como embajadores, asegurándose de que sus equipos estén conectados para que la implementación sea rápida y fluida. El período de aprendizaje es donde probablemente surjan más preguntas. La mejor forma de asegurarte de que tu equipo adopte el nuevo sistema de manera fácil y autosuficiente es eligiendo una herramienta que tenga amplio soporte e información disponible. Por ejemplo, Hibox tiene un chatbot dentro de la aplicación que ayuda a responder las preguntas de los usuarios. También hay un amplio centro de ayuda disponible para que tu equipo revise en detalles cómo hacer casi cualquier cosa en la plataforma. De esta manera, tu equipo puede aprender la herramienta por su cuenta y el proceso de adaptación es mucho más sencillo.

Utiliza una plataforma con gestión de tareas integrada y comienza a crear tareas medibles:

Si no estabas utilizando un sistema de gestión de tareas anteriormente, esta es una de las ventajas que obtienes de una herramienta de colaboración. También es una forma de hacer que las personas trabajen y se involucren con la herramienta de inmediato. Usando un gestor de tareas, puedes planificar proyectos, organizar las tarea y asignarlas a equipos e individuos para que el trabajo avance más rápido. Esto les da a los empleados los pasos a seguir en la nueva plataforma de colaboración y hace que todos la usen de inmediato. A tu equipo le encantará lo fácil que es tener un lugar central para alinear y asignar trabajo. Y podrás confirmar los resultados de inmediato.

Integra las herramientas que tu equipo ya utiliza:

Es probable que tu equipo ya utilice herramientas cotidianas para intercambiar archivos y herramientas de correo electrónico de las que no quieren separarse. Una buena forma de hacer que las personas se muevan a una nueva plataforma de colaboración es integrar esas mismas herramientas en la nueva plataforma. Muchas plataformas de colaboración tienen integraciones para las herramientas más populares utilizadas por los equipos hoy en día. Hibox tiene integraciones listas para Dropbox, Google Drive, Box y correo electrónico. Al mostrar a tu equipo cómo pueden trabajar mejor con las mismas herramientas en la plataforma de colaboración, es más probable que se sientan cómodos para usarla de inmediato. Si están familiarizados con las herramientas, es más probable que comprendan la interfaz y cómo todo encaja en un espacio de trabajo digital completo. Desde la perspectiva de los empleados, se siente más como una simple actualización a los procesos actuales, en lugar de un cambio profundo.

Permite que tu equipo aporte sugerencias y preferencias sobre cómo estructurar la colaboración:

¡Nadie conoce mejor los procesos de trabajo que tu equipo! Permite que tus empleados aporten sus sugerencias y preferencias sobre cómo estructurar la colaboración dentro de tu herramienta de comunicación. Es difícil forzar nuevos procesos en las personas que han estado organizando el trabajo dentro de tu compañía desde el principio. Saben qué es lo mejor para ellos y sus compañeros de trabajo y cómo trabajan mejor todos juntos. Muéstrales y permíteles configurar sus propios proyectos para organizar las tareas y la comunicación entre ellos de la forma más intuitiva. Darles esta posibilidad inspira compromiso, propiedad, y es más probable que lo usen de inmediato.

Añade el elemento social:

Una excelente forma de asegurar la participación desde el principio en tu herramienta de colaboración es agregar elementos sociales, que enganchen a las personas nuevas y a los usuarios estables entre sí en la plataforma de colaboración. Algunos ejemplos que se utilizan en herramientas de colaboración como Hibox son salas de chat para equipos o para toda la compañía donde los empleados pueden compartir mensajes divertidos, GIF y emojis. Al tener una características como esta, se asemeja a una especie de ambiente de redes sociales que a la gente realmente le encanta pertenecer y es de fácil adaptación.

No te des por vencido demasiado pronto:

Dale tiempo al nuevo sistema de colaboración para que funcione, y lo que es más importante, para que las personas lo hagan funcionar de manera individual. Existe la posibilidad de que las personas se tomen su tiempo para aprender cómo funciona la herramienta y la implementen en su propio proceso de productividad a su propio ritmo. ¡Ayúdalos a trabajar en este proceso y sé consistente para asegurarte el éxito!

Implementar una herramienta de colaboración que garantiza estadísticamente aumentar la productividad de tu empresa no debería ser tan atemorizante, pero generalmente siempre encontramos resistencia al cambio. ¡Sigue estos consejos mientras te embarcas en una misión de crecimiento y mejora! Prueba Hibox con tu equipo para obtener una experiencia de colaboración más intuitiva y productiva.

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