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Cómo evitar distracciones en el trabajo

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Mariano Rodríguez Colombelli
ene 26, 2018

¿Cómo evitar distracciones en el trabajo?

Si piensas en los días de la escuela donde no tenías un teléfono o una computadora portátil frente a ti constantemente, en realidad puedes recordar cómo era enfocarte en una tarea y estar presente en una habitación. Esos días se han ido y, si echas un vistazo a tus propios hábitos durante el día en el trabajo, puedes notar que las horas tienden a ser difusas y es difícil recordar lo que hiciste. Nuestra nueva propensión a realizar «tareas múltiples» y estar disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, nos ha quitado la posibilidad de enfocarnos en un trabajo profundo. De hecho, es tan malo que la cantidad promedio de tiempo realmente utilizado para trabajar en una oficina es de 2 horas y 53 minutos.

De manera realista, podríamos obtener más de una semana completa de trabajo trabajando solo dos días hábiles si nos distrajéramos menos y fuéramos más productivos. ¿Entonces cómo podemos hacerlo?

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarte a romper las cadenas de la distracción en el trabajo y dar lo mejor de tí:

1) No estés disponible en todo momento:

Sabemos que esto es lo contradictorio con cada uno de los artefactos tecnológicos que utilizas en tu oficina, pero es uno de los mayores causas que te impiden ser productivo. Las notificaciones causarán estragos en tu capacidad de atención mientras trabajas. La distracción de una sola notificación hace que te tome en promedio 23 minutos para volver a enfocarte en lo que estabas trabajando. ¿Puedes imaginarte lo que provocan varias notificaciones al día? Elimínalas todas. En cambio, planifica revisar tu correo electrónico y mensajes después de terminar las tareas; como una recompensa. Saber que pronto llega el momento para verificar tu correo te ayudará a sentir menos presión y, normalmente, nada necesita respuesta inmediata de todos modos. Un consejo para el correo electrónico es tener una respuesta automática configurado para que la gente sepa que revisarás el correo electrónico dos veces al día y no tengas la presión de responder inmediatamente.

No estar disponible todo el tiempo para evitar distracciones en el trabajo

2) No pierdas tiempo iniciando sesiones para evitar las distracciones en el trabajo:

Uno de los mayores problemas con la cantidad de sitios web y herramientas que utilizamos en la oficina es que tenemos que iniciar sesión y mantenernos conectados a todos ellos para estar al tanto de lo que está sucediendo. Hay pequeñas soluciones que pueden terminar ahorrándote muchísimo tiempo. Cuanto menos tiempo pases buscando archivos y correos electrónicos para obtener información, mejor. Ten un solo archivo de Dropbox o Drive con todas tus contraseñas para tus cuentas personales y otro para que todo tu equipo comparta las cuentas comunes. No te das una idea de cuánto tiempo puedes ahorrar con un pequeño cambio como este.

3) Centraliza la información

En línea con el punto anterior, demasiadas plataformas, herramientas, sitios web y contraseñas son una amenaza para tu productividad. Haz tu mejor esfuerzo para centralizar toda la información que necesitas para trabajar. Google Drive y las carpetas compartidas son una gran manera de minimizar dónde se almacena la información para ciertos equipos y proyectos. Más importante aún, intenta centralizar la comunicación. Evita trabajar por correo electrónico, chat, mensajes de texto, llamadas, etc. todos juntos. Esto es una distracción, te obliga a estar controlando todo el día y conduce a la falta de comunicación. Hibox es una excelente manera de centralizar todo el intercambio de información y comunicación, al mismo tiempo que elimina el correo electrónico para la comunicación en la oficina. Incluye chat grupal, gestor de tareas, archivos compartidos y videoconferencia todo en uno para que todo tu equipo pueda trabajar en conjunto en un solo «espacio de trabajo digital» con un solo inicio de sesión.

Centraliza para evitar la distracción en el trabajo

4) Bloquea lo que te quita tiempo para evitar las distracciones en el trabajo

¡La productividad requiere honestidad! Honestidad contigo mismo acerca de a dónde va tu tiempo. Averigua dónde estás perdiendo la mayor parte de tu tiempo lo antes posible. Intenta usar Toggl solo por día para descubrir en qué sitios pasas la mayor parte del tiempo. No solo te ayudará a identificar las distracciones, sino que también podrás ver cuánto te toman ciertas tareas para planificar mejor tu día. Una vez que sepas cómo estás usando tu tiempo, usa un bloqueador de sitios como StayFocusd para mantenerte fuera de esos sitios, de modo que puedas tener de 3 a 8 horas de trabajo productivo por día. También puedes usar el temporizador de tareas en Hibox para dar seguimiento a tu trabajo y medir cuánto tiempo te está llevando cada tarea. A veces tener un objetivo y un tictac de temporizador realmente puede ayudar a ejercer presión para mantenerte enfocado y mejorar.

Estos cambios pueden ser pequeños pero su impacto puede ser enorme, así que tómalos en serio por solo una semana y comprueba lo que hacen por tu productividad. Se trata de cambios graduales en los hábitos y la rutina para crear un cambio duradero. Para una herramienta de productividad de equipo todo en uno para una oficina más enfocada y menos distraída, prueba Hibox de forma gratuita con tu equipo hoy mismo.

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