Como dupliqué mi productividad con sólo 15 minutos por semana

Spencer Coon
sep 07, 2017

Todos los domingos por la noche, me encuentro motivada pensando en la semana perfectamente productiva que se aproxima. Sin embargo, llegada la mañana del lunes, mi mundo es un caos y todos esos pensamientos agradables desaparecen. Antes de darme cuenta, la semana había pasado y las cosas definitivamente no sucedieron como lo planee. Y, por supuesto, para la próxima semana esperaré lo mejor, de nuevo.

Ser productiva depende esencialmente de una cosa: una planificación adecuada.

De verdad, si observas cuidadosamente, todas las aplicaciones y sistemas de productividad son en realidad sistemas y aplicaciones de planificación.

Decidí que en lugar de aplicar cada día algunos de los “consejos básicos para una mejor productividad” y simplemente esperar lo mejor, debía enfocarme en una cosa: una planificación adecuada.

Inicié con la herramienta más básica para la productividad: papel rayado.

Creé un sistema que me toma sólo 15 minutos de cada mañana del lunes, antes de empezar con cualquier otra cosa. (Más adelante te contaré cómo me fue.)

5 minutos de reflexionar:

Paso mis primeros 5 minutos ininterrumpidos viendo mis correos electrónicos, mensajes, Google Drive, Hibox, etc. Reflexiono sobre todo lo que hice, lo que discutí y qué no realicé la semana pasada. Lo escribo todo: qué debería haber hecho, qué podía haber hecho, qué quiero hacer y absolutamente qué necesito hacer. Pienso acerca de las próximas fechas de entrega y proyectos, y en qué debería estar trabajando para lograr los objetivos de la semana.

5 minutos de planificación:

Luego, selecciono las diez tareas más ‘importantes’ que necesito realizar esta semana. Pero – esto es crucial – no más de diez. Observo mi calendario semanal y programo las tareas a través de la semana. El número mágico para mí es completar dos tareas ´importantes´ al día, y programar un descanso entre ellas. Mirar mi semana desde esta perspectiva hace que mis tareas y metas sean completamente administrables. Me siento confiada, lo que me ayuda a luchar con la inevitable procrastinación que enfrento usualmente. Normalmente procrastino cuando me siento abrumada por todos mis pendientes (lo cual reconozco que es completamente irracional, pero molesto y muy común). Sin embargo, no puedo enfocarme en las mismas tareas día tras día y esperar que de alguna manera se completen al final de la semana. Por eso, trabajo desde el principio con un plan claro – aunque duro-. Y wow, hace la diferencia.

5 minutos comunicando:

Los últimos cinco minutos son los que me dan la motivación para empezar todo. Después de ver mi plan para la semana, lo menciono a todos los involucrados y me aseguro de incluir detalles y fechas de entrega. Hay algo acerca de comunicar fechas de entrega que las hace sentir mucho más reales. Ciertamente hay un incremento instantáneo de motivación y responsabilidad cuando sabes que otros están conscientes de tus fechas de entrega también. Por ejemplo, envío una agenda semanal de mis tareas a través del correo electrónico a mis colegas, o un mensaje a mi equipo en Hibox en cada uno de mis proyectos, de manera que ellos sepan lo pueden esperar de mí esa semana. Saber que mis compañeros de trabajo están esperando que complete ciertas tareas me ayuda a motivarme e iniciar tan pronto como sea posible. Es un incremento de motivación extra todos los días.

Es simple e increíblemente rudimentario, pero éste ha sido uno de los mejores consejos de productividad que he implementado este año. Es uno de los pocos que de verdad ha logrado un gran impacto, y que he implementado sin parar semana tras semana. Me siento mucho más organizada y productiva cuando escribo físicamente las cosas en papel, pero también hay muchas aplicaciones que puedes utilizar para organizar tu semana. Incluso un básico Google Calendar con tareas y fechas de entrega – que puedes compartir fácilmente con otros – funciona de maravilla.  

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