5 técnicas para hacer que tus proyectos avancen más rápido
La mayoría de las personas piensan que la clave para hacer que los proyectos avancen más rápidamente es trabajar más duro. Si bien el esfuerzo es una buena parte de la ecuación, ciertamente no es la forma más efectiva de aumentar la velocidad a la que trabajas.
Si deseas ver resultados reales (y no deprimir a tu equipo al decirles que trabajen más horas), debes examinar tus procesos y las técnicas que utilizas para gestionar proyectos.
Aquí hay cinco técnicas para hacer avanzar los proyectos más rápido que aprendí trabajando en startups de alto crecimiento, pequeñas empresas innovadoras y agencias:
1. Evita la mayor parte de tus reuniones
Las reuniones son la marca distintiva de la cultura de oficina. Durante generaciones, los gerentes intermedios y los ejecutivos han convocado reuniones para compartir información, intercambiar ideas o planificar para el próximo trimestre.
Sin embargo, la tradición no puede ocultar que la mayoría de las reuniones son pérdidas monumentales de tiempo y la gente las odia.
Una encuesta de Microsoft reveló que el trabajador estadounidense promedio pasa 5,6 horas por semana en reuniones. El 71% de los encuestados dijo que las reuniones fueron improductivas. Cuando Salary.com preguntó a más de 3,000 empleados de oficina dónde perdían el tiempo, el 47% dijo que las reuniones eran el principal detrimento de la productividad.
Estos números solo tienen en cuenta la cantidad de tiempo empleado en una reunión; no tienen en cuenta la productividad perdida como resultado de sacarte de tu enfoque.
Si deseas que tus proyectos avancen más rápido, ciertamente debes tener menos reuniones. Esto es más fácil de lo que parece. Las reuniones que solo tienen la intención de compartir información generalmente se pueden reemplazar con un chat interno o una videollamada.
Para proyectos complejos, como el desarrollo de software o el diseño de productos, pueden ser necesarias reuniones diarias para mantener a todos alineados. En ese caso, un standup diario tiene más sentido.
Los standups, llamados así porque se realizan de pie, son reuniones sin formalismo. Reúne a tu equipo y haz que todos den una actualización sobre lo que están haciendo. No debería tomar más de 15 minutos.
Si alguien necesita colaborar en mayor profundidad, esa discusión ocurre después del standup y solo entre las dos personas que necesitan hablar.
Cuando impones tus reuniones, impones tu productividad. Un estudio de una organización que modificó toda la estructura de sus reuniones resultó en un aumento en el rendimiento del equipo del 28%.
2. Utiliza las herramientas de gestión de proyectos adecuadas
Los avances en tecnología siempre generan una mayor complejidad del proyecto. Por ejemplo, armar un automóvil es más complejo que cuidar de un caballo. Del mismo modo, diseñar un UX empresarial es mucho más complicado que configurar un sitio de WordPress.
Los proyectos tienen más partes móviles que en cualquier otro momento en la historia. Para estar al tanto de todo el trabajo simultáneo que se realiza en tus proyectos, necesitas utilizar el software correcto. Desde una perspectiva amplia, el software de gestión de proyectos debería ayudarte a visualizar todo el trabajo que debes realizarse, asignarlo a otros miembros del proyecto y hacer un seguimiento de su progreso en relación con los plazos.
Este trío de características te da la capacidad de monitorear una variedad de tareas en un solo lugar. Entonces, en lugar de perder el tiempo preguntándole a cada colaborador individual las actualizaciones de su trabajo, podrás obtener un contexto importante sobre tu proyecto de un vistazo.
Tener tu trabajo planificado, asignado y visualizado reducirá la carga cognitiva o energía mental que gastas en la gestión de proyectos. Esto ya te hará más productivo, pero también podrás concentrar tu energía en temas más estratégicos, como
- Saber la cantidad de tiempo mínimo (línea de base) promedio que toma cada tarea
- Pronosticar tiempos de proyectos basados en tu línea de base
- Analizar qué habilidades necesitas agregar a tu equipo para acelerar los proyectos
3. Divide el trabajo en sprints
Al igual que las standups, los sprints se concibieron originalmente como una técnica ágil de gestión de proyectos para el desarrollo de software. El concepto es relativamente simple: asigna a tu equipo una cantidad específica de trabajo y luego realiza ese trabajo rápidamente en un período de tiempo específico.
Los sprints hacen que los equipos sean más productivos porque agregan estructura y eliminan la complejidad del trabajo. Cada miembro del equipo sabe de qué es responsable durante un período de tiempo determinado, por lo que sus objetivos de productividad son transparentes desde el comienzo del sprint.
Para que los sprints sean efectivos, el trabajo debe dividirse en unidades medibles. Por ejemplo, he trabajado en varias organizaciones de marketing donde mi productividad se midió por la cantidad de artículos que escribí en un sprint de seis semanas.
Este modelo también funciona porque proporciona a los empleados una indicación clara de su progreso hacia su meta de sprint.
Una investigación de referencia realizada por la Escuela de Negocios de Harvard encontró que demostrar a los empleados que están progresando en un trabajo significativo es la forma más efectiva de motivarlos.
4. Evita el síndrome del lavadero
Para proyectos más grandes, es fácil que el alcance (el conjunto de entregables del proyecto) crezca a medida que se realiza el trabajo. A esto se le llama scope creep o síndrome del lavadero, y es la forma más común en la que los proyectos se atrasan o superan su presupuesto.
Naturalmente, el síndrome del lavadero es un impedimento poderoso para hacer que los proyectos avancen más rápido, por lo que es tarea de todos los gerentes de proyectos prevenir nuevas solicitudes una vez que el trabajo haya comenzado.
La forma más sencilla de luchar contra el síndrome del lavadero es trabajar en el modelo de sprint. De esa manera, al comienzo de cada nuevo sprint, tú y tu cliente (o jefe) acuerdan la cantidad de trabajo que se realizará durante el próximo ciclo.
Si es necesario realizar cambios en el sprint, tendrán que ser a costa de otro trabajo. Debido a que has dividido tu tarea en unidades medibles, podrás estimar la cantidad de tareas que deben sacrificarse para dejar espacio para las nuevas solicitudes.
Otra forma de luchar contra el síndrome del lavadero es simplemente decir que no. A veces, las solicitudes no son razonables, y tu trabajo es comunicar que lo que tu cliente o jefe está pidiendo simplemente no es factible en el plazo establecido.
5. Obtén feedback desde el comienzo
Ya sea que estés diseñando un nuevo sitio web o escribiendo un artículo, siempre vale la pena recibir comentarios en las primeras etapas. De esa manera, puedes validar que el proyecto va por el camino correcto y evitar tener que realizar cambios que consumen tiempo más tarde en el proceso.
Esta práctica es común en la mayoría de las profesiones creativas. El diseñador crea prototipos y maquetas para mostrar una idea. Los escritores trabajan en guiones para indicar cómo abordarán un tema determinado.
La clave es establecer una estrategia, crear rápidamente una versión inacabada del proyecto y obtener feedback de las partes involucradas. Obtener comentarios en tu proceso es una forma infalible de asegurarte que las cosas se mueven en la dirección correcta, lo que en última instancia evitará la necesidad de dar marcha atrás.
Puedes utilizar una herramienta como Beamer para obtener comentarios y reacciones de los usuarios y visitantes de tu sitio web. Puedes recopilar y responder comentarios y mejorar tu proyecto basándote en feedback de usuarios en tiempo real.
