5 steps to better project planning

5 pasos para una mejor planificación de proyectos

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Mariano Rodríguez Colombelli
mar 27, 2018

Respetar los vencimientos y mantenerse dentro del presupuesto comienza con la planificación del proyecto. Los proyectos exitosos son pocos en el mundo de los negocios, lo que hace que un gerente de proyectos que pueda lograr que un equipo cumpla plazos y se mantenga dentro del presupuesto, sea una valiosa adición para cualquier empresa. Un proyecto exitoso comienza con una sólida planificación de proyectos que cubra todos los posibles puntos problemáticos e imprevistos con anticipación para evitar contratiempos. Si no cubres todas las bases en términos de comunicación, gestión de tareas y organización, estás dejando la puerta abierta para que los pequeños errores se conviertan en grandes problemas a medida que se acerca la fecha de entrega.

A continuación, los cinco pasos que los gerentes de proyecto pueden tomar para una mejor planificación de proyectos:

Centralizar la información y el intercambio de archivos:

Los errores y la mala comunicación son los dos puntos más importantes a evitar cuando trabajamos en equipo. Con los plazos ajustados del proyecto, cualquier pequeño bache en el camino puede afectar tu agenda o presupuesto. Una buena forma de evitarlos es tener cuidado desde el comienzo y centralizar todo los archivos e información en un solo lugar, donde todos tengan acceso a las últimas versiones de los archivos. Perder archivos y tener múltiples versiones flotando en correos electrónicos crea muchos problemas. Además, la centralización de archivos compartidos elimina el tiempo de búsqueda de los mismos y es mucho más seguro tenerlos todos juntos. Compartir archivos en Hibox es una excelente manera de centralizar la información para una mejor colaboración en los proyectos. En Hibox, los usuarios pueden enviar archivos directamente desde las salas de chat que se organizan automáticamente y pueden buscarse en listas de archivos centrales.

planificación de proyectos e intercambio de archivos

Elimina el correo electrónico desde el comienzo de la planificación del proyecto:

El correo electrónico es la mayor amenaza de la productividad y conduce a información desconectada y perdida para los equipos. Lo mejor es eliminar por completo el correo electrónico de los procesos de tu equipo para tu proyecto. Hay formas más modernas e intuitivas de comunicarse y colaborar que tu equipo debería usar. Un chat interno para empresas como el que ofrece Hibox es perfecto para comunicarse de forma remota o en la oficina durante un proyecto. Tu equipo puede crear salas de chat organizadas para cada parte del proyecto e invitar solo a quien sea necesario, para que aquellos que necesitan la información la tengan allí mismo y quienes no la necesiten no se sientan abrumados con los mensajes. Tu equipo también puede crear tareas y compartir archivos directamente dentro de cada sala para que la conversación sea accionable inmediatamente.

eliminar el correo electrónico para una mejor planificación de proyectos

Simplifica la cantidad de herramientas necesarias para la planificación del proyecto:

Cuando hay demasiadas herramientas e inicios de sesión que tu equipo utiliza para trabajar en conjunto en un proyecto, tus procesos comienzan a desmoronarse. Tu equipo termina perdiendo más tiempo tratando de organizarse que trabajando en realidad. Tener procesos realmente simples y un número reducido de herramientas e inicios de sesión necesarios es clave para una productividad optimizada. Usa un espacio de trabajo digital todo en uno que contenga todas las funcionalidades que necesitas con un solo inicio de sesión. Hibox tiene un chat interno para empresas, organizador de tareas, y puedes compartir archivos e iniciar una videoconferencia, todo en una sola plataforma. Tu equipo solo necesita un inicio de sesión para acceder a todas las funciones necesarias para colaborar, organizarse y cumplir con sus plazos. Todo lo que necesitas hacer es configurar una cuenta Hibox e invitar a todos los usuarios en cuestión de minutos para tener tu espacio de trabajo digital listo.

simplificar herramientas para una mejor planificación de proyectos

Haz que la medición del tiempo sea un hábito en la planificación del proyecto:

¡La gestión del tiempo es clave para la gestión del proyecto! Menos de un tercio de todos los proyectos terminan según los plazos previstos. La medición del tiempo es un gran hábito para implementar con tu equipo durante la fase de planificación del proyecto para planear mejor tu proyecto con plazos realistas. Saber cuánto llevan las tareas puede ayudarte a delegar mejor el trabajo y planificar para alcanzar los objetivos juntos. También es una excelente manera de motivar a los empleados. Todos tenemos un poco de motivación extra cuando tenemos el hábito de medir el tiempo de las tareas. Es fácil medir el tiempo de las tareas con el temporizador de Hibox. Desde tu lista de tareas puede cronometrar cada tarea y saber exactamente a dónde va el tiempo. Todos los datos se guardan en un solo lugar para una mejor planificación del proyecto

implementar la medición de tiempo para una mejor planificación de proyectos

Organiza los vencimientos en un calendario de proyectos común:

La planificación del proyecto debe comenzar con una visión clara para todos los miembros del equipo. Tener un calendario central con todos los vencimientos y eventos principales planificados es ideal para mantener a todos informados. Con todos los vencimientos definidos, puedes delegar y asignar tareas para que todos sepan cómo contribuyen al objetivo general y cuáles son sus responsabilidades. Es más probable que los empleados se sientan motivados y sean productivos cuando ven dónde contribuye su trabajo directamente. También ayuda a mantener los vencimientos alineados con claridad. Hibox tiene un excelente calendario de proyectos que te permite planificar fechas límite y asignar tareas y subtareas directamente dentro del calendario. Es increíblemente fácil ver exactamente lo que se espera de cada uno de los miembros del equipo en cada fase.

planificación de proyectos con calendarios

La gestión de proyectos puede parecer algo simple, pero, claramente con el número de proyectos que terminan fuera de plazo y con presupuestos insuficientes, es algo mucho más complicado. Una herramienta que lo abarca todo como Hibox hace que la gestión de proyectos sea simple nuevamente al brindarte las funcionalidades para que la planificación del proyecto se realice correctamente. Prueba Hibox de forma gratuita con tu equipo hoy.

 

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