5 maneras de usar Google Drive y Google Calendar que tu equipo necesita probar
¡Formas interesantes de usar Google Drive y Google Calendar!
Muchas veces cuando busco en internet encuentro trucos buenísimos que puedo aplicar a herramientas que ya utilizo para hacerlas más eficientes. Trabajar como un equipo remoto con empleados en todo el mundo en Hibox significa que hemos aprendido bastantes trucos para administrar proyectos, comunicarnos y seguir siendo productivos con una variedad de herramientas. Aquí compartiremos algunos de los pequeños trucos que hemos descubierto con Google Drive y Google Calendar que podrían ayudar a tu equipo también.
1. Usa las carpetas de Google Drive para organizar proyectos con administración de tareas
En lugar de enviar varias versiones de archivos por correo electrónico, configuramos carpetas en Google Drive para todos nuestros proyectos de modo que todos tengamos las últimas versiones en un solo lugar. Es bastante sencillo hacer la configuración inicial y ahora nadie se podría imaginar cómo manteníamos el orden con los documentos antes del Drive. Hemos dado un paso más e integramos Google Drive en nuestro chat y gestión de tareas en Hibox. Puedes adjuntar un documento de Google Drive directamente a una tarea así no quedan dudas en cuál documento hay que trabajar.
2. Usa Calendly con Google Calendar para configurar llamadas de grupo
Una de las cosas que probablemente no te des cuenta es cuánto tiempo te demoras enviando correos electrónicos para programar reuniones. Intenta usar Calendly para programar llamadas, reuniones y otros eventos. Calendly te permite enviar a cualquier persona un enlace a un calendario con todos tus horarios disponibles para que puedan programar el momento que sea mejor para ellos. Cuando elijan una fecha y hora se agregará el evento inmediatamente a tu calendario de Google. No vas a poder creer cuánto tiempo y confusión ahorrarás.
3. Usa encuestas de Google para obtener opiniones y decisiones rápidas
Google Forms es un producto de Google poco utilizado que es increíblemente útil para tomar decisiones y organizar opiniones con tu equipo. Creamos una encuesta y lo enviamos a todo nuestro equipo a través de una de nuestras salas de chat en Hibox, para que todos puedan completarla y podamos recopilar fácilmente los resultados en un mismo lugar. Es mucho más fácil que hacer preguntas por correo electrónico, donde es difícil recopilar y medir los resultados. Todos pueden ver los resultados en su Google Drive o en Hibox.
4. Usa Toggl para monitorear el tiempo dedicado a los proyectos
Normalmente utilizado por freelancers, Toggl sirve para llevar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, para supervisar y mejorar la productividad o calcular cuánto tiempo toman ciertas tareas. Puedes configurar Toggl con un documento u hoja de Google para ver cuánto tiempo toma trabajar en varios sitios web y proyectos, y luego monitorear los resultados. Sabrás en el futuro cuánto tiempo toman ciertos proyectos y tareas para poder planear mejor el tiempo con tu equipo.
5. Colabora y realiza brainstorming sobre los documentos activos mientras chateas
El trabajo en equipo es clave, pero a veces puede ser difícil iniciar una buena sesión de “brainstorming” con tu equipo. Hemos descubierto que usar el chat grupal de Hibox con los documentos de Google Drive que se pueden editar en simultáneo es una excelente forma de generar nuevas ideas. Para hacer esto, integramos Google Drive con las salas grupales de chat de Hibox. Configuramos salas de chat para nuestros proyectos o departamentos como «Marketing» o «Ventas» y compartimos documentos de Google todos los usuarios miembros. Podemos chatear en grupo para discutir nuevas ideas, trabajar juntos en tiempo real en los documentos de Google y mantener la última versión de nuestro trabajo en un solo lugar.
Estos son solo algunos de los pequeños trucos que hemos encontrado que realmente han impulsado nuestra productividad. ¡Hacen que trabajar juntos sea más fácil, especialmente cuando se trata de dos herramientas que todos ya usan!
