5 Tricks to Manage Email Better

5 herramientas que te ayudarán a gestionar tu email:

Sophia Ellis
ene 20, 2017

Solamente escribiendo esto, ya he recibido otra notificación de email. Sin importar el molesto sonido del “ding” o el popup en mi pantalla mientras trato de trabajar, el email me recuerda de todas las cosas que tengo que hacer – añadiéndole urgencia. Puede ser realmente agobiante. Para muchos de nosotros, el email es la herramienta que más disminuye la productividad, siendo altamente dependientes a él, es difícil no prestarle atención.

Después de probar diferentes cosas, mi equipo y yo hemos hecho la siguiente lista de herramientas y trucos que te ayudarán a gestionar tu email antes de que él controle tu día a día.

1. Bloquea todas tus notificaciones:

Cada vez que te distraes con una notificación del email, te va a tomar de media 23 minutos y 15 segundos volverte a concentrar en la tarea en la que estabas trabajando. ¿Puedes llegar a imaginar lo que pasa si solo tuvieras unas pocas notificaciones al día? Solo de las distracciones por notificaciones ya perdemos muchas horas de productividad. La mejor manera que he encontrado de combatir esta pérdida de productividad es bloqueando todas las notificaciones y silenciando el email. Es muy fácil para Mac y iPhone. Si es importante voy a verlo en cuestión de tiempo. No hay necesidad de estar pendiente cada momento

2. Programa una hora para mirar tu email:

Uno de mis peores hábitos es estar constantemente mirando el email perdiendo tiempo en lugar de estar concentrados en lo que realmente deberíamos hacer. Una buena manera de mantenerse productivo es suprimiendo los tiempos perdidos – en el email, por ejemplo. No deberías tener el mono sino limitar y planificar cuando mirar el email. Algo más de una o dos veces al día es más que suficiente. Personalmente me gusta mirarlo por la mañana, para así saber todo el trabajo que tengo que hacer durante el día, y justo después de acabar de trabajar para poder desconectar definitivamente. Raramente hay algo suficientemente importante que necesite respuesta inmediata. Si es urgente, acostumbran a llamar.

3. SaneBox:

He probado diferentes herramientas para gestionar el email. Una de las mejores que he encontrado es SaneBox. SaneBox utiliza IA para ayudarte a filtrar y ordenar los emails en carpetas que puedes mirar después. No es un “inbox zero” pero es mucho mejor que estar filtrando emails constantemente. Es perfecto para mantener un balance entre trabajo/vida idóneo. Mis documentos están separados por emails personales y emails de trabajo así, puedo ver exactamente que pasa en cada uno. He ahorrado mucho tiempo probando de encontrar el email correcto.

4. No utilices Email si tienes una alternativa mejor para comunicarte:

Una de los grandes temores que tenemos es enviar emails sin sentido. Conoces el tipo de email que dura unos cuantos días pero que podría durar unos minutos con una llamada de teléfono o una videollamada. Especialmente cuando trabajas con compañeros de equipo en grandes proyectos, evita la pérdida de tiempo y encuentra una alternativa mejor para comunicarte. El email no es perfecto para las lluvias de ideas o para colaborar – una llamada sí que lo es. Si trabajas en un equipo grande las plataformas de chat eliminan la necesidad del email y ofrecen un buen espacio de trabajo para colaborar.

5. SI tienes que hacerlo, organiza tu equipo con HelpMonks:

Si tu equipo tiene que depender del email, no te preocupes, hay muchas herramientas que te ayudarán a gestionarlo mejor. HelpMonks te ayuda a organizar los emails dependiendo del sujeto y asignarlos a diferentes miembros de tu equipo. Esto es genial si eres el manager del proyecto. No tienes que perder tiempo probando de reenviar, CC y asignar emails a otros miembros del equipo. Todo de forma automática. Funciona también para colaborar en emails como equipo. HelpMonks podrá archivar hilos importantes para ti y ordenarlos en el mismo lugar para futuras búsquedas. Esta herramienta te ahorra mucho tiempo de búsqueda de email y comunicándote con tu equipo.
¡Espero que estos consejos sean útiles para ti y tu equipo del mismo modo que lo fueron para mí! Evitando una de las grandes distracciones y gestionando mi email de una manera mucho más eficiente me ha ayudado en concentrarme en lo que es importante. ¡Creo que será un gran aumento en tu productividad!

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