5 tips para gestionar proyectos que aumentarán tu productividad

No perdamos tiempo en una introducción. Vuelve al trabajo e implementa estos consejos para gestionar proyectos .

Videoconferencias:

Conectar con tu equipo mediante una rápida videollamada en lugar de intentar programar la reunión vía email puede ahorrarte una gran cantidad de tiempo. Cuando hablas sobre una idea o proyecto cara a cara (sin importar que sea en una pantalla), generalmente tiene mejor respuesta por parte de todos los interlocutores. Los miembros del equipo se sentirán más conectados, especialmente si hacéis una pequeña lluvia de ideas antes de asignar tareas. Las conversaciones cara a cara son más sinceras, permiten mejorar más rápidamente las ideas y hacen que todo el mundo tenga el mismo objetivo. El 93% de la efectividad de tus conversaciones deriva del lenguaje corporal. Es importante no olvidar eso y emplear la tecnología (video tecnología en este caso) para gestionar proyectos y aumentar la productividad.

Di no a las listas de cosas que hacer y si a las listas de tareas:

Con las listas de cosas que hacer no consigues nada. Teniendo una lista individual de cosas que hacer en un proyecto de equipos es de las peores cosas que puedes hacer. Es mucho más efectivo decidir, como equipo, qué tareas son las prioritarias y asignarlas a cada empleado en un sistema de gestión de tareas. Un sistema que permite a todo el mundo ver su carga de trabajo y ver como el trabajo de cada uno va formando el proyecto es la mejor opción. Asignar las tareas y poner fechas límite las hace algo más que no solo “una cosa que tienes que hacer”. Hay muchas herramientas entre las que escoger, mira estas herramientas para identificar cuál es la que mejor encaja en tu equipo.

Documentos online:

Herramientas como Google Drive añaden un nuevo elemento en la gestión de proyectos.  En lugar de atascarse en diferentes versiones del mismo documento enviándolo vía email, comparte documentos o hojas de cálculo de forma online. Todos tendréis la misma versión actualizada y seréis capaces de editarla en el mismo momento. Integrando documentos con tu gestor de tareas facilitará mucho más la gestión de tus proyectos.

Calendario integrado:

Otro error que se hace es no establecer un calendario central y compartido que muestre a todo tu equipo la planificación. Tus fechas límite y los planes de acción para conseguir tus objetivos deben estar disponibles para todo tu equipo. Debes incluir los calendarios personales de cada miembro del equipo así como eventos para que no haya sorpresas en la distribución de tu carga de trabajo. Teniendo un calendario integrado puede ayudar a identificar cuellos de botella y optimizar la planificación de tu equipo para llegar a todas las fechas límite. Hay muchas opciones diferentes pero la más conocida es Google Calendars esencial para grandes equipos.

Chat, no email:

Muchas empresas están intentando hacer todo lo posible para acabar con el email ya que disminuye la productividad. Desprendete de una de las mejores soluciones que ha habido, no solo en la oficina. Ahora, a los equipo les encantan las nuevas herramientas de colaboración, más intuitivas y productivas. El chat imita conversaciones en tiempo real en lugar de emails segmentados. El chat es ideal para la colaboración ya que es mucho más inclusivo que el email y puedes recibir feedback mucho más fácil. Diferentes estudios dicen que el chat elimina alguna de las barreras que impiden que la gente comparta más en las lluvias de ideas. Tu equipo puede producir tu mejor trabajo vía chat.  Estos son solo algunos cambios fáciles que incrementarán la productividad de tu equipo y conseguirán que gestionáis vuestros proyectos de una forma fácil y eficaz