Tips to manage a team remotely and boost productivity

5 consejos para aumentar la productividad en un equipo remoto

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Mariano Rodríguez Colombelli
mar 19, 2020

Debido al reciente brote de Coronavirus, muchos equipos han comenzado a trabajar remoto por primera vez. Mantener la comunicación y la productividad como si todo el equipo estuviera trabajando junto en la oficina puede parecer complicado, pero en realidad no es tan difícil …

En Hibox, hemos estado trabajando remoto durante bastante tiempo y nos gustaría compartir nuestra experiencia y mejores prácticas con muchos equipos que trabajan en forma remota por primera vez en este momento.

Estos son nuestros cinco consejos principales para manejar un equipo remoto y mantenerse productivo:

1. Utiliza una herramienta de comunicación interna instantánea

La comunicación es uno de los problemas más grandes en los equipos descentralizados. Algo vital para todos los equipos remotos es usar un buen sistema de comunicación interna para reunir a todos los empleados (virtualmente). Un chat interno es una forma excelente de mantener una comunicación instantánea y de que cada miembro del equipo esté al tanto de las últimas noticias. Asegúrate de separar las conversaciones para mantener la claridad e involucrar solo a las personas adecuadas de tu equipo. Puedes organizar la comunicación de los empleados por diferentes grupos para proyectos, departamentos, etc.

Organiza tu sistema de comunicación en salas para administrar mejor a tu equipo remoto

2. Mantén la comunicación profesional separada de la personal

De la misma forma que tienes un correo electrónico personal y otro laboral, debes aplicar el mismo criterio a tu chat de trabajo. Las conversaciones y los archivos profesionales deben estar seguros y seguir ciertas pautas. Al utilizar un sistema de comunicación privado y cerrado, puedes asegurarte de que la información de tu empresa permanece segura y menos vulnerable a posibles filtraciones. Asegúrate de que tu plataforma de comunicación laboral sea cerrada y que solo tu equipo pueda acceder a los datos.

Además, tener una herramienta de comunicación interna solo para el trabajo evita otras distracciones o interrupciones.

3. Utiliza un gestor de tareas.

La comunicación instantánea es excelente, pero puede generar muchos mensajes y ninguna acción concreta si no se gestiona de manera efectiva. Para evitar esto, debes poder crear y asignar tareas para tu equipo, de modo que sus objetivos y responsabilidades sean claros.

Trabajar con objetivos definidos es mucho más fácil. Es aún más fácil planificar objetivos cuando puedes ver la carga de trabajo de toda la semana con anticipación. Es por eso que usar una herramienta de gestión de tareas es indispensable en un equipo descentralizado. Los empleados podrán ver fechas límite y el volumen de trabajo y el manager podrá ver cómo evoluciona el proyecto y repartir adecuadamente las tareas entre los empleados.

prioritize tasks

4. Comunícate cara a cara

Mantener una conversación cara a cara mejora la moral y la productividad de tu equipo. De hecho, los equipos que hablan cara a cara son considerablemente más productivos que los que no lo hacen. En una encuesta global, el 67% de los gerentes dijeron que su compañía sería más productiva si los superiores priorizaran la discusión personal.

Puedes usar una herramienta de videoconferencia para organizar reuniones de seguimiento rápidas con los miembros de tu equipo, para mantenerlos comprometidos y productivos. Conectarse cara a cara también es importante para mitigar el aislamiento social y tener una comunicación más transparente.

 

Utiliza la comunicación cara a cara para mejorar la productividad de tu equipo remoto

 

5. Revisa la productividad periódicamente

Otra de las características positivas de los equipos descentralizados es que varían constantemente. Los miembros del equipo tienen mucha dependencia con su entorno y procesos, esto puede modificar la situación de cada miembro y afectar la productividad. Revisa periódicamente tus indicadores de productividad. Observa cómo evolucionan en función de los diferentes cambios que hagas para determinar la mejor manera de trabajar juntos. La adaptación es una parte muy importante en este tipo de equipos.

Revisa periódicamente tu productividad para administrar tu equipo remoto

 

Ya sea que necesites comenzar un equipo remoto por razones de contingencia o si decides trabajar a distancia para aprovechar las ventajas de ser un nómada digital, asegúrate de implementar estos consejos para maximizar la productividad de tu equipo remoto. Para que una plataforma de comunicación y productividad todo en uno para trabajar virtualmente con tu equipo remoto, prueba Hibox hoy.

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