3 cosas que nunca deben estar en la agenda de tu equipo

Sophia Ellis
ago 29, 2017

Tal vez sea la naturaleza humana, tal vez sean las enseñanzas de la escuela de negocios, pero las empresas y los equipos siguen cometiendo los mismos errores de productividad que están afectando seriamente el día de trabajo para tus empleados. Muchas de las cosas que pensamos que “suceden” como parte del protocolo de oficina son en realidad una enorme pérdida de tiempo y necesitan ser consideradas.

Hoy por hoy, en general, estamos haciendo un muy mal trabajo con las 8 horas de nuestro día laboral. En promedio, sólo pasamos 3 horas al día trabajando en lo que realmente necesitamos.

Las empresas que no logren cambiar sus prácticas y ayuden a los empleados a optimizar sus días quedarán relegadas respecto a otras empresas dinámicas y administradas de forma más moderna.

Si estas tres cosas están en la agenda de tu equipo esta semana, puede que sea hora de reconsiderar la forma en que estás estructurando y manejando el día de trabajo como equipo para una productividad óptima.

1. Reuniones de más de 15 minutos

Ha habido un poco de controversia contra las reuniones en los últimos años, y por buenas razones. Perdemos en promedio alrededor de 31 horas en reuniones cada mes. Eso es casi una semana completa de trabajo cada mes usado en “repasar” y definitivamente sin prestar atención, sólo para ser arrastrados por un correo electrónico de “seguimiento” con toda la información que fue cubierta. Este es definitivamente el protocolo que puede descartarse. Con la cantidad de comunicación instantánea disponible, no hay necesidad de reuniones largas programadas durante toda la semana. Las reuniones cortas para socializar un poco y repasar ideas importantes o tener un brainstorming rápido son mucho más efectivas. Cualquier otra cosa puede compartirse (y guardarse y revisarse) a través de correo electrónico.

La solución: Una plataforma de chat de oficina. Esencialmente reemplaza toda la funcionalidad de una reunión, pero se ejecuta 24/7 y puedes seguir trabajando.

2. Responder al correo electrónico interno

Aunque se supone que debemos concentrarnos en nuestro trabajo, estamos gastando más de 6 horas al día respondiendo el correo electrónico. Para muchos de nosotros, esto también nos sigue a casa. Con las nuevas formas más rápidas y eficientes de comunicarse dentro de la oficina, el correo electrónico es una pérdida de tiempo innecesaria. Es el nuevo Snail Mail (Correo caracol) y sus formalidades lo convierten en más lento que efectivo.

La solución: Las plataformas de chat y videoconferencias permiten la comunicación en tiempo real, ya sea en la oficina o fuera de la oficina. Puedes obtener respuestas directas a preguntas, hacer un brainstorming en tiempo real y hablar informalmente y personalmente con tus compañeros de trabajo. El chat y las videoconferencias no sólo son más efectivas para manejar el tiempo de tu equipo, sino que también permiten una buena colaboración.

3. Horas extras

Cuando la tecnología mejoró y permitió que el trabajo se fuera a “casa” con nosotros, había una expectativa creciente de que los empleados estuvieran disponibles en todo momento. El balance entre trabajo y vida personal se retorció un poco. Pero recientemente, gracias a los enormes problemas de estrés y ansiedad en el trabajo, ha habido un cambio de opinión y muchas organizaciones están aprendiendo que las horas extra no necesariamente significan más productividad. Empresas como Buffer se han comprometido a estrictas reglas de 35 horas de trabajo por semana para evitar que los empleados sean consumidos y agotados por el trabajo. Ellos informan que los empleados de los que se espera que trabajen duro durante períodos cortos de tiempo en lugar de estar disponibles 24/7, están mucho más satisfechos con sus puestos de trabajo y son más productivos en general.

La solución: Establecer horas en las que la comunicación del trabajo se detiene y comience la vida en el hogar. Intenta, de distintas forma posibles, darle a tus empleados un horario flexible y concentrarte en la eficiencia y en el trabajo realizado en vez de tener un horario dentro y fuera de la oficina.

 

Si tu equipo parece agotado y gastan más horas con muy poco cambio en la productividad, puede que sea hora de revisar lo que está en la agenda de tu equipo para la semana y romper algunos de los protocolos de oficina tradicionales. Para lograr mejorar la comunicación de equipo y la productividad, únete a un montón de equipos en crecimiento y prueba Hibox gratis hoy.

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