Hibox für Task und Projekt Management

Hören Sie auf damit, Projekte und Aufgaben Ihres Teams mit E-Mails zu koordinieren. Helfen Sie Ihrem Team dabei, Produktivität zu steigern und erzielen Sie Fortschritte besser denn je.

Durch das Verwenden von Hibox, werden Sie in der Lage sein:

  • Große Projekte in überschaubare Teile für Ihr Team zu zerlegen
  • Aufgaben Usern zuzuordnen, Fristen zu setzen und Benachrichtigungen zu erhalten
  • Alle Aufgaben, Unterhaltungen, Dateien und Erinnerungen am gleichen Ort für jedes Projekt zu behalten
  • Jeden Fortschritt zu sehen und in Echtzeit zu kollaborieren, egal wo Sie sind

Hier erhalten Sie einen schnellen Ratgeber, um Aufgaben mit Hibox zu bewältigen:

1. Erstellen Sie Projekte oder Gruppen, um Ihre Aufgaben zu organisieren: 

Eines der grundlegendsten Features, um Projekte zu organisieren, sind Streams.

Streams sind individuelle Chat-Gruppen, mit einem bestimmten Fokus. Als Projekt Manager können Sie ganz einfach einen Stream für jedes wichtige Projekt, an dem Ihr Team arbeitet, erstellen. Neue Marketing Kampagnen oder neue Initiativen zur Kostenreduktion sind nur einige Beispiele. Sobald Sie bestimmte Projekt Streams erstellt haben, können Sie diejenigen User einladen, die daran beteiligt sind. Dieser Projekt-Stream, seine Aufgaben und geteilten Dateien sind nicht einsehbar für andere Nutzer, die nicht für diesen Stream bestimmt sind.

Modern Lantern, ein Unternehmen für kabellose Leuchten, erstellt spezielle Streams für die Entwicklung Ihrer neuen Produktlinie für kabellose Außenleuchten. Alle Mitarbeiter, die in den Planungs- und Martkeinführungsprozessen beteiligt sind, werden dort hinzugefügt.

Jeder Stream hat eine eigene Aufgaben- und Datenliste. So können Sie Unterhaltungen und Dateien besser verwalten und nach Projekt organisierte Aufgaben besser verfolgen, während mehrere Projekte gleichzeitig laufen.

2. Erstellen Sie Aufgaben, teilen Sie Benutzer zu und setzen Sie Fristen: 

Sobald Sie Ihre Streams erzeugt haben können Sie damit beginnen, Aufgaben zu erstellen und User zuzuordnen. Durch Ziehen und Einfügen der Aufgaben, können Sie in jeder Aufgabenliste die Priorität der Aufgaben in der Liste Ihres Teams ändern. Teilen Sie jeder Aufgabe Stichtage und bestimmte Zeiten zu und erhalten Sie Erinnerungen, wenn eine Deadline näher rückt. Keine Aufgabe geht somit verloren!

Beim Zuteilen von Aufgaben dient die Ansicht des Aufgabenkalenders perfekt dazu, um eine Komplettübersicht zu bekommen und um Engpässe im Arbeitsplan zu identifizieren. Von hier aus können Sie sicherstellen, dass der Arbeitsaufwand Ihres Teams im Einklang mit anderen Projekten und Aufgaben ist.

Modern Lantern’s Projekt Manager Carrie, verwendet die Kalenderansicht zum Beispiel, um die Arbeit gleichmäßig unter den Teammitgliedern zu verteilen und stellt sicher, dass alle notwendigen Fristen für den Tag, an dem die neue Produktlinie erscheint, festgelegt wurden. Sie kann Aufgaben zu anderen Zeitpunkten verschieben und andere User zuordnen, falls die Arbeit neu verteilt werden muss, um sie schnell zu optimieren.

3. Behalten Sie den Überblick über das Arbeitspensum Ihres Teams dank Filterfunktion für Aufgabenlisten 

Für eine komplette Übersicht Ihrer Aufgaben verwenden Sie die Aufgabeliste und Filter. Hier werden alle Aufgaben nach Stream aufgelistet. Nun können Sie nach Aufgabenstatus, zugeteiltem Datum, zugeteiltem Nutzer, Stream, Priorität, etc. filtern, um einen gewissen Überblick über den Fortschritt eines Projektes zu erhalten.

Projekt Manager können die Aufgabenliste so filtern, sodass sie nur die Aufgaben sehen, die sie erstellt und bestimmten Usern zugeordnet haben. Carrie kann beispielsweise nach Aufgaben filtern, die Haley – der für das Sourcing von neuen Leuchten zuständig ist – zugeteilt wurden und kann einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.

4. Teilen Sie Aufgaben in Unteraufgaben auf und machen Sie daraus eine Teamarbeit: 

Unteraufgaben dienen perfekt dazu, um die Arbeit von größeren Aufgaben aufzuteilen. Unter einer Aufgabe können Sie die „Unteraufgabe“ Funktion hinzufügen und verschiedenen Usern mit verschiedenen Fristen zuordnen. Dies ist ein sehr effektiver Weg um nachzuforschen, wer an welchen Teilen arbeitet und wie sich die Teile am Ende zusammensetzen. Ihr ganzes Team wird benachrichtigt, sobald jeder einzelne Teil erledigt ist. Dies ist optimal für kleinere Teams oder für alle im Büro – man erhält einen großartigen Überblick darüber, wie jedermanns Arbeit sich zusammenfügt.

Modern Lantern teilt seinen Social Media Marketingplan für seine neuen Außenleuchten unter verschiedenen Benutzern auf, indem es die Unteraufgaben Funktion verwenden. Jetzt können Sie nachverfolgen, wie jeder Teil in Richtung des Endresultates zusammenkommt! Verschiedene User kümmern sich um verschiedenen Parts der Markteinführung, wie zum Beispiel um das Erstellen von Grafiken mit den neuen Leuchten für Facebook und um das Kontaktieren von Design-Bloggern, die über die neue Produktlinie berichten sollen.

5.  Fügen Sie Aufgaben Anhänge und Kommentare hinzu: 

Zu jeder Aufgabe oder Unteraufgabe können Sie eigene Kommentare hinzufügen, um Details zu erläutern. Immer wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, erscheint eine Detailleiste, die zusätzliche Informationen enthält, welche Ihr Team benötigen, einschließlich Fristdatum, zugeteilter Person und Aufgabenstatus. Sie können dort auch Kommentare einfügen. Dieser Platz bietet einen guten Freiraum für Anleitungen zum Vervollständigen von Aufgaben, Feedback zur getätigten Arbeit oder dem Anheften von relevanten Dateien.

6. Tauschen Sie Dateien, chatten Sie in einer Gruppe oder  chatten Sie per Video, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten  

Eines der größten Probleme mit virtueller Teamarbeit ist es, einen persönlichen Kontakt in Ihrem Team herzustellen! In Hibox können Sie den Chat verwenden, um in Echtzeit von Ihrem Schreibtisch aus zu kommunizieren. Vergessen Sie nicht-versendete E-Mails oder aufdringliche Bürobesuche. Möchten Sie ein persönliches Face-to-Face Gespräch, können Sie jederzeit einen Videoanruf starten, um über Details zu diskutieren!

Das Team von Modern Lantern arbeitet vom Design Center und dem Verkaufsraum aus. Carrie kann schnell mit nur einem Klick mit jedem Mitarbeiter des Design Centers einen Videoanruf starten, um die Details zum kommenden Tag der offenen Tür zu diskutieren.

6. Stellen Sie Ihren eigenen persönlichen KI-Assistenten ein

Hibox verfügt über einen eingebauten persönlichen Assistenten, der jederzeit aktiviert werden kann. Während Sie Projektdetails im Chat diskutieren, verwendet Hibox natürliche Sprachverabeitung um zu erkennen, wann eine gesendete Nachricht eine Aufgabe darstellt und fragt automatisch nach, ob Sie gleich im Chat eine Aufgabe erstellen möchten. Nicht das kleinste Detail, welches Sie und Ihr Team diskutieren, geht dabei verloren – diese werden sofort zu nachvollziehbaren und umsetzbaren Aufgaben! Es gibt jede Menge KI-Features, die Managern dabei helfen, Aufgaben den produktivsten Usern zuzuordnen, indem Sie den Arbeitsaufwand und die Fähigkeiten verschiedener Projekt-Teilnehmer automatisch analysieren!

„Hibox erlaubt es uns, unsere Kreativität in handfeste Resultate umzusetzen. Wir können in Echtzeit zusammenarbeiten und mehrere Projekte organisieren, um unsere neuen Projekte und Designs ins Leben zu rufen. Wir bleiben nicht nur unterwegs in Kontakt, sondern können auch unsere Unterhaltungen direkt in Produktivität umwandeln.“

— Carrie Fitzwater, Modern Lantern

Stephanie und Carrie Fitzwalter, Eigentümer von Modern Lantern  (Kye Lee)

Dies sind nur ein paar unserer Lieblingsfunktionen, um Projekte mit Hibox zu handhaben. Entscheiden Sie und Ihr Team sich für ein Free Trial für Ihr nächstes Projekt oder fragen Sie uns nach einer Vorführung unseres Produktes und erlauben Sie uns Ihnen zu zeigen, wie Hibox Ihrem Team dabei hilft, produktiver und verbundener zu werden.

Starten Sie Ihr Free Trial und bilden Sie noch heute den besten digitalen Arbeitsplatz für Projekte in Hibox.

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