Wie Sie Ziele dazu nutzen, Produktivität zu steigern

Mariano Rodríguez Colombelli
Mai 04, 2017

Produktivität ist schon ein amüsantes Wort. Wir reden die ganze Zeit davon, sie zu steigern, besser darin zu werden und Veränderungen zu erkennen. Aber spätestens beim Messen von Produktivität stellen wir fest, dass dies gar nicht so einfach ist. Natürlich ist dies von Industrie, Team und jedem einzelnen Individuum völlig verschieden. Wann sagen Sie, dass Sie Ihre Produktivität verbessert haben? Wenn Sie am Tag mehr von Ihrer To-Do-Liste erledigt bekommen oder wenn Sie heute mehr Wörter als am Vortag geschrieben haben?

Für mich persönlich gab es immer Zeiten, an denen ich „mehr“ oder „weniger“ produktiv war. Ich begann damit zu überlegen, wie ich gleichmäßig produktiver werde. Ich merkte schnell, dass ich die Bedeutung von Produktivität für meine Arbeit eingrenzen und anfangen musste, sie in qualifizierbare Ziele einzuteilen. Man kann Produktivität nicht willkürlich behandeln, wenn man sie analysieren und steigern möchte. Selbst für kreative Arbeit, von der ich sehr viel erledige, sind Ziele wichtig für Ihre Fortschritte.

Hier sind ein paar Wege, die unser Team und ich gefunden haben, um Zielsetzungen so zu nutzen, damit die eigene, sowie die Produktivität im Team, gesteigert werden kann.

Bestimmen Sie wertschaffende Aufgaben.

Da Produktivität so vielseitig sein kann müssen Sie und Ihr Team sich zuallererst im Klaren darüber sein, welche Aufgaben über den Tag hinaus einen Wert schaffen. Für uns und viele andere Teams sind E-Mails die größten Zeitfresser und Produktivitäts-Killer. Das ständige Überprüfen von E-Mails resultiert oft in wenig Wert im Vergleich zu der Zeit, die man damit verbracht hat. Es ist immer einfach, beschäftigt auszusehen und sich beschäftigt zu fühlen, ohne dabei eigentlich etwas fertiggestellt zu bekommen, dass in einer Art und Weise Umsatz generiert oder nötige Verbesserungen mit sich bringt. Wir bestimmten eine handvoll Aufgaben, die uns beim Erreichen von Zielen weiterhelfen. Wir nutzen Hibox, um Aufgaben zu messen und diese zu bewältigen.

Wenn man sich die gesamte Produktivität anschaut, muss man stets die unbedeutenden Aufgaben außer Acht lassen, die nur Zeit kosten, Sie aber nicht voranbringen. Das Ziel dabei sollte sein, Zeit an bedeutungsloseren Aufgaben zu sparen und diese in Aufgaben zu stecken, um die Produktivität für wertschaffende Aufgaben zu steigern. Was wir zu Beginn erst einmal wirklich lernen mussten, war der Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv sein!

Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sinn machen.

Als nächsten haben wir einen Weg bestimmt, diese Aufgaben zu ermitteln. Zahlen sind allgemeingültig und wenn Zeit und Geld auf dem Spiel stehen, müssen diese in Ihrem Fokus stehen. Es entsteht keinen Nutzen daraus zu erraten ob Sie Ihre Produktivität entweder „steigern“ oder „sinken“. Das Ermitteln von den wichtigsten Aufgaben ist in jedem Unternehmen und jeder Rolle, die man einnimmt, verschieden. Als Verkaufsteam, zum Beispiel, wollen Sie vielleicht messen, wie viele Folgeanrufe Sie tätigen. Ich als Autor und Vermarkter konzentriere mich auf Wörter, geschriebene Stücke und wachsenden Traffic. Wenn Sie erst einmal einen Weg gefunden haben, Zahlen Ihren wichtigsten wertschaffenden Aufgaben zuzuteilen, werden Sie einen klaren Überblick über Ihren derzeitigen Standpunkt erhalten. Außerdem werden Sie dadurch herausfinden was es eigentlich heißt, Produktivität zu „steigern“.

Setzen Sie sich realistische kurz- und langfristige Ziele.

Nachdem wir herausfanden, welche Aufgaben wir erledigen wollten und nachdem wir wussten, wie wir unseren Fortschritt ermitteln konnten, war es uns möglich, kurz- und langfristige Ziele zu setzen. Anstatt dem allgemeingültigen „Produktivität steigern“, hatten wir nun quantifizierte Ziele, wie z.B. „erledige 15 weitere Folgeanrufe an einem Tag“. Dies ist ein viel effektiverer Weg, um Sie und Ihr Team zu motivieren. Wenn Sie eine klare und festgeschriebene Richtung haben ist es wahrscheinlich, dass Sie und Ihr Team diese zu 42% eher erreichen werden.

Ebenso ist es wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass Ziele einerseits messbar und andererseits realistisch sein müssen. Sehen Sie das als einen Weg an, um Ihr Team zu motivieren, sodass sie Meilensteine erreichen und so sich weiter in Richtung mehr Produktivität bewegen, anstatt sie mit unnötig neuen Standards zu überfordern. Der einzige Nutzen dieser Standards sollte sein, Dinge übersichtlicher und weniger kompliziert zu machen, in Bezug auf die Erwartungen der Mitarbeiter. Ich habe herausgefunden, dass so ein besserer Fokus und eine Art Befreiung mit weniger Unklarheiten entsteht, beim Hinausarbeiten auf Zielen.

Seither wir dieses Konzept anwenden um unsere Produktivität zu steigern, arbeitet unser Team viel konzentrierter und produktiver als je zuvor. Es ist einfacher, neue Mitarbeiter einzugliedern und sie so auf unser Arbeitstempo einzustellen, mit klaren Erwartungen und einer klaren Richtung. Am Meisten haben wir realisiert, was uns „beschäftigt“ und was uns „produktiver“ macht. Nun können wir uns darauf konzentrieren, in Sachen wertschaffende Aufgaben, immer besser als Team zu agieren.

Wir hoffen, diese Tipps helfen auch Ihnen und Ihrem Team!

 

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