Drei Wege, Ihr Zeitmanagement-Problem zu beheben

Sophia Ellis
Apr 09, 2017

Sie können so viele Apps für mehr Produktivität wie möglich downloaden und sich so viele Erinnerungen einstellen, wie sie wollen. Wenn Sie allerdings Ihre Zeitmanagement-Probleme nicht in den Griff bekommen, führt Sie nichts zu einer besseren Produktivität.

Ich wurde richtig frustriert bei dem Versuch, verschiedene Programme zu benutzen, ohne zuerst das Kernproblem in Angriff zu nehmen – Zeit Management. Mein Zeitmanagement zu bewältigen gelang mir nur, indem ich ehrlich zu mir selbst war, wie abgelenkt ich eigentlich wirklich bin. Hier sind ein paar einfache Hilfestellungen, die mir dabei geholfen haben, meine Zeit besser zu handhaben.

1. Stoppen Sie wie lange Sie brauchen, um Aufgaben zu erledigen:

Anfangs fiel es mir wirklich schwer abzuschätzen, wie lange ich benötige, um eine Aufgabe zu erledigen. Ich schien einen guten Plan konzipiert zu haben, sodass mein ganzer Terminkalender Sinn ergibt. Leider habe ich unterschätzt, wie lange ich an einer Aufgabe arbeite. Dies bringt den kompletten Tag durcheinander. Viele von uns sind es gewohnt es so anzugehen, doch meistens endet es in extremer Frustration. Um das Gefühl zu vermeiden vom Druck der unerledigten Aufgaben erschlagen zu werden, sollten Sie besser ein Gefühl dafür bekommen, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben benötigen.

Einen guten Schätzwert über die Zeit, die Sie für das Erledigen von bestimmten Aufgaben benötigen, bekommen Sie, indem Sie eine Liste mit den alltäglichen Aufgaben erstellen. Mithilfe einer einfachen Stoppuhr, etwa auf Ihrem Smartphone, können Sie diese dann ganz einfach messen. Sie werden überrascht sein, wieviel Zeit manche Dinge eigentlich benötigen. Sie können aber auch ein wenig einfallsreicher sein. Toggl ist ein großartiges Werkzeug, mit dem Sie verschiedene Aufgaben und Projekte messen können und so Veränderungen in der Woche zu erkennen. Am Ende erhalten Sie eine Übersicht über die Zeit, die Sie in der Woche für Projekte und Aufgaben benötigten. So lassen sich Aufgaben besser auf angemessene Tage, an denen Sie genügend Zeit haben, verteilen. Sie müssen also nicht mehr aus Zeit- und Druckgründen angefangene Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben, nur um mit einer neuen Aufgabe zu beginnen.

Um die Aufgaben und das Time Management unseres Teams zu messen, nutzen wir den Hibox Aufgaben-Timer, welcher direkt in unserer Plattform integriert ist.

2. Seien Sie ehrlich, wie viel Zeit Sie mit Ablenkungen verbringen:

Nachdem ich mich vergewisserte, wie viel Zeit ich für bestimmte Projekte benötige, wunderte ich mich, warum manche so lange dauern. Eines der schwersten Dinge zuzugeben ist die Tatsache, wie viel Zeit man für Ablenkungen verbraucht. Viele denken, dass sie acht Stunden pro Tag arbeiten. Durchschnittlich werden aber nur drei Stunden produktiv genutzt. Sie bekommen wahrscheinlich weniger erledigt als Sie denken. Da heute alles viel leichter erreichbar und zugänglich ist, passiert es schnell während der Arbeit abgelenkt zu werden – besonders online.

Versuchen Sie RescueTime um Zeit zu messen. Durch einen einfachen Download erkennt das Programm, wie viel Zeit Sie auf der Arbeit mit verschiedenen Ablenkungen verbringen. Dabei erkennt es, wie lange bestimmte Seiten oder Anwendungen auf Ihrem Desktop „für Ablenkung sorgen“. So können Sie ganz bewusst herausfinden, wie viel Zeit Sie am Tag wirklich mit Arbeit verbringen. Sobald Sie die Wahrheit kennen, können Sie damit beginnen, sich wieder mehr auf die Arbeit zu fokussieren. So lernen Sie auch, Ihr Zeitmanagement besser zu organisieren.

3. Setzen Sie für alles eine Frist und Uhrzeit:

Ich erwische mich immer dabei, dass mein Gedächtnis mir sagt: „Ich erledige das“, aber mache oft den Fehler dem Ganzen kein Zeitfenster beizufügen. Wenn Sie eine Frist oder Uhrzeit setzen, wird die Aufgabe mehr zu einem Muss, anstatt einem weitentfernten Wunsch. Diejenigen, die sich noch nie eine Frist oder Uhrzeit gesetzt haben, neigen oft dazu, Dinge aufzuschieben. Um sich zum Setzten von Fristen zu motivieren, sollten Sie dies immer dann tun, sobald eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt ansteht. Am besten schreiben Sie dies unverzüglich auf. Falls möglich, fordern Sie sich heraus, indem Sie Aufgaben nur auf einem Kalender vermerken. Das Problem, das beim einfachen niederschreiben von Dingen entsteht ist, dass alle Aufgaben eigentlich nur darauf warten, irgendwann mal erledigt zu werden – es gibt also keinen richtigen Termin dafür. Durch den zusätzlichen Druck einer Frist gehen Sie ernsthafter mit Ihrem Zeitmanagement um.

Produktivität war ein Wunschdenken während ich immer noch mein Zeitmanagement Problem ignoriert habe. Wir werden immer mit Ablenkungen zu kämpfen haben und nicht alle unserer Aufgaben zur passenden Zeit erledigt bekommen. Um das Zeitmanagement unter Kontrolle zu haben, sollte man stets ehrlich über die Dinge, die einen ablenken, die Motivation, sowie die eigene Person sein. Verbindet man das Ganze mit einem eindeutigen, umsetzbaren Plan, so wird diese Kombination einen riesen Unterschied in Ihrer Produktivität darstellen.

Summary
3 Ways To Fix Your Time Management Problems
Article Name
3 Ways To Fix Your Time Management Problems
Description
Here are three tried and true ways to fix your time management problems, get your distractions under control, and create a schedule for optimal productivity.
Author
Publisher Name
Hibox
Probieren Sie es kostenlos aus und ändern Sie die Art und Weise, wie Sie arbeiten.