3 Techniken für professionelles Task Management

Wir alle kennen es: Man ist auf dem Weg nach Hause und geht im Kopf nochmal alles durch, was man tagsüber erledigen wollte. Gleichzeitig denkt man dann an all die Dinge, die einen davon abgehalten haben diese Aufgaben wirklich zu erledigen.

Für diese Situationen gibt es tonnenweise Ratschläge, wie man seine Aufgaben richtig plant und umsetzt. Aber viele von uns verheddern sich in all diesen „Produktivitätstechniken“. Dies führt dazu, dass sehr viel Zeit für die Planung, aber nicht für die eigentliche Umsetzung der Aufgaben aufgebracht wird.

Wir werden hier 3 Techniken vorstellen, die wirklich dabei helfen Aufgaben professionell zu managen.

1. Meetings auf ein Minimum reduzieren

Warum gibt es Meetings? Für einige Menschen (Ihr Chef beispielsweise) geht es bei Meetings um die Zurschaustellung von Autorität. Für andere ist es ein gesellschaftliches Ereignis. Manchmal verbringt man Stunden in einem Meeting und war unterm Strich doch nur fünf Minuten produktiv. Viele von uns sind der schlechten Gewohnheit eines „Email-Meeting-Email“-Kreislaufes verfallen. So schaffen wir eigentlich nichts, sondern versprechen uns nur gegenseitig irgendwann in der Zukunft zusammenzuarbeiten. Meetings sind kein Ort, in dem jemals wirklich irgendetwas erledigt wird. Am Besten ist es, eine Strategie zu entwickeln, um sie zu vermeiden. Wenn Sie Meetings leiten, sollten Sie dafür sorgen, dass diese zeitlich begrenzt sind. Verwenden Sie Online-Task-Manager, um reale, umsetzbare Pläne zu organisieren, um die Dinge ins Rollen zu bringen – nicht nur eine weitere Überblick-Email.

2. Verschiedene lang- und kurzfristige Ziele erstellen

Normalerweise besteht kein Grund für Multitasking – es sei denn, Sie haben die ganze Woche alles aufgeschoben und hinken nun Ihren Deadlines hinterher. Sie und Ihr Vorgesetzter sollten Ihre Aufgaben in jährliche, monatliche und wöchentliche Teilstücke organisieren.

Jährliche Teilstücke:
Machen Sie eine Liste von Dingen, die Sie im Laufe des Jahres erledigen wollen. Denken Sie bei dieser Kategorie an die hochrangigen und langfristigen Zielen. Dies dient als Überblick für das, was Sie und Ihr Team in Zukunft zu erwarten haben.

Monatliche Teilstücke:
Sobald Sie sich Ihre jährlichen Teilstücke gesetzt haben, besteht der nächste Schritt darin, diese in noch kleinere monatliche Teilstücke zu splitten. Mit kleineren und überschaubareren Stücken wird es Ihnen leichter fallen zu sehen, wie kleinere Aufgaben zur Erreichung von persönlichen oder gemeinschaftlichen Zielen beitragen.

Wöchentliche Teilstücke:
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und erstellen Sie, basierend auf den monatlichen Teilstücken, wöchentliche Aufgaben. Es ist nützlich, diese Aufgaben zu kategorisieren und sie mit ihrer geschätzten Arbeitszeit zu versehen. Mit dieser Methode können Sie den Druck von strickten Fälligkeitszeitpunkten vermeiden. Sie können anhand Ihrer Energie und Arbeitsbelastung selbst entscheiden, wann Sie welche Aufgabe erledigen. Mit dieser intuitiven Motivation arbeiten die meisten von uns produktiver.
Eine persönliche Anmerkung: es ist wichtig seine Grenzen zu kennen, um nicht auszubrennen und seinen Produktivitätsplan zu verfehlen. Probieren Sie selbst aus, was die richtige Anzahl von Aufgaben ist, die Sie innerhalb einer Woche erledigen können.

3. Time-Management mit der Pomodoro-Technik

Nachdem Sie endlich etwas Zeit durch die Reduzierung von Meetings und die Organisation ihrer Teilstücke und Aufgaben gewonnen haben, ist es an der Zeit wirklich etwas zu schaffen!

Die Pomodoro-Technik wird Ihnen dabei helfen, Aufgaben mittels eines intensivem Fokus innerhalb eines kurzen Zeitraums zu erledigen. Da man nicht ständig von einer Aufgabe (oder Ablenkung) zur nächsten wechselt, wird mehr Arbeit in kürzerer Zeit geschafft.

So geht’s:

1. Wählen Sie eine Aufgabe
2. Starten Sie einen Timer und arbeiten Sie für 25 Minuten mit vollster Konzentration
3. Machen Sie eine kleine Pause (3-5 Minuten)
4. Arbeiten Sie weitere 25 Minuten bevor Sie wieder eine Pause einlegen, usw.
5. Nach jedem vierten Durchgang sollten Sie eine längerer Pause einlegen (15-30 Minuten)
6. Machen Sie in diesem Zyklus weiter bis die Aufgabe erledigt ist und wechseln Sie dann zur Nächsten

Diese Techniken fürs Task-Management sind simpel und leicht nachzuahmen. Versuchen Sie es und beginnen Sie damit, Aufgaben wie ein Profi zu managen.