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Let’s not waste any more of your time on an intro. Get back to work with your team better with these Project Management tips.

Videoconferencing meetings:

Getting your team on a quick video call rather than trying to hash out the details over email can save an incredible amount of time and set plans into action sooner. When you discuss an idea or project with others face-to-face (even if it is over a screen), it generally has a greater sense of urgency and support as well. Team members will feel more personally connected especially if you brainstorm together before assigning tasks. Face-to-face conversations establish trust, allow for ideas to be improved upon, and align everyone towards the same goal. 93% of your conversation’s effectiveness derives from body language. It’s important not to discount this and use tech (video tech, that is) to your team’s advantage more.

hibox.co

Task lists, not to-do lists:

To-do lists do not get done. Having individual, unaccounted for to-do lists when working on a team project is a huge productivity killer. It’s much more effective to decide as a team what your priority tasks are and assign them to each other in a project management system. A system that allows everyone to keep each other accountable and see how all the pieces fit together is ideal. Assigning individuals and due dates to tasks makes them actionable and not just something someone on your team will “need to get to”. There are plenty of task management tools to choose from, check out this guide to determine which is right for your team.

Living documents:

Tools like Google Drive add a whole new element of collaboration to documents. This is so useful for team projects. Rather than get stuck with several different versions of the same work floating around via email, share “living” documents or spreadsheets on Google Drive everyone on your team is granted access to. You all have the most updated version at all times and can edit and build on your work at the same time regardless of where you are. Integrating your documents with your task management makes your task list even more actionable.

One integrated calendar:

Another productivity failure to avoid is not establishing a central, shared calendar that shows your team what’s ahead. Your deadlines and action plan for reaching them should be somewhere digital, easy to access, and interactive. You should include your team members personal calendars and events as well so there are no surprises and you can distribute the workload effectively. Having an integrated calendar can help you identify bottlenecks where there may be too much going on for your team and optimize your team’s schedule to meet deadlines. There are plenty of tools: from the standard Google Calendars to options for really large teams.

Chat, not email:

So many companies out there doing their best to “kill” internal email with digital tools because email kills productivity. Turns out one of the best solutions has been around for awhile, just not in the office. Now office chat tools are taking off and teams are loving the new intuitive and productive style of communication. Chat mimics real-time conversations rather than segmented and disruptive emails. You can immediately discuss no matter where you are with peers in a recorded feed. Unlike email, everyone is a part of the conversation and it naturally flows like a group discussion. Chat is ideal for collaboration as well because it’s much more inclusive than email and you can receive immediate feedback. Studies suggest that chat actually eliminates some of the bias that holds people back from sharing more during brainstorming. Your team may actually produce your best work via chat.

These are some really simple changes you can make to better your project team’s productivity. We hope this was helpful!

-The Hibox Team

[:es]No perdamos tiempo en una introducción. Vuelve al trabajo e implementa estos consejos para gestionar proyectos .

Videoconferencias:

Conectar con tu equipo mediante una rápida videollamada en lugar de intentar programar la reunión vía email puede ahorrarte una gran cantidad de tiempo. Cuando hablas sobre una idea o proyecto cara a cara (sin importar que sea en una pantalla), generalmente tiene mejor respuesta por parte de todos los interlocutores. Los miembros del equipo se sentirán más conectados, especialmente si hacéis una pequeña lluvia de ideas antes de asignar tareas. Las conversaciones cara a cara son más sinceras, permiten mejorar más rápidamente las ideas y hacen que todo el mundo tenga el mismo objetivo. El 93% de la efectividad de tus conversaciones deriva del lenguaje corporal. Es importante no olvidar eso y emplear la tecnología (video tecnología en este caso) para gestionar proyectos y aumentar la productividad.

Di no a las listas de cosas que hacer y si a las listas de tareas:

Con las listas de cosas que hacer no consigues nada. Teniendo una lista individual de cosas que hacer en un proyecto de equipos es de las peores cosas que puedes hacer. Es mucho más efectivo decidir, como equipo, qué tareas son las prioritarias y asignarlas a cada empleado en un sistema de gestión de tareas. Un sistema que permite a todo el mundo ver su carga de trabajo y ver como el trabajo de cada uno va formando el proyecto es la mejor opción. Asignar las tareas y poner fechas límite las hace algo más que no solo “una cosa que tienes que hacer”. Hay muchas herramientas entre las que escoger, mira estas herramientas para identificar cuál es la que mejor encaja en tu equipo.

Documentos online:

Herramientas como Google Drive añaden un nuevo elemento en la gestión de proyectos.  En lugar de atascarse en diferentes versiones del mismo documento enviándolo vía email, comparte documentos o hojas de cálculo de forma online. Todos tendréis la misma versión actualizada y seréis capaces de editarla en el mismo momento. Integrando documentos con tu gestor de tareas facilitará mucho más la gestión de tus proyectos.

Calendario integrado:

Otro error que se hace es no establecer un calendario central y compartido que muestre a todo tu equipo la planificación. Tus fechas límite y los planes de acción para conseguir tus objetivos deben estar disponibles para todo tu equipo. Debes incluir los calendarios personales de cada miembro del equipo así como eventos para que no haya sorpresas en la distribución de tu carga de trabajo. Teniendo un calendario integrado puede ayudar a identificar cuellos de botella y optimizar la planificación de tu equipo para llegar a todas las fechas límite. Hay muchas opciones diferentes pero la más conocida es Google Calendars esencial para grandes equipos.

Chat, no email:

Muchas empresas están intentando hacer todo lo posible para acabar con el email ya que disminuye la productividad. Desprendete de una de las mejores soluciones que ha habido, no solo en la oficina. Ahora, a los equipo les encantan las nuevas herramientas de colaboración, más intuitivas y productivas. El chat imita conversaciones en tiempo real en lugar de emails segmentados. El chat es ideal para la colaboración ya que es mucho más inclusivo que el email y puedes recibir feedback mucho más fácil. Diferentes estudios dicen que el chat elimina alguna de las barreras que impiden que la gente comparta más en las lluvias de ideas. Tu equipo puede producir tu mejor trabajo vía chat.  Estos son solo algunos cambios fáciles que incrementarán la productividad de tu equipo y conseguirán que gestionáis vuestros proyectos de una forma fácil y eficaz

-Equipo de Hibox

 [:pb]Não vamos perder tempo com uma introdução. Volte a trabalhar melhor com sua equipe com essas dicas de Gestão de Projetos.

Reuniões de videoconferência:

Fazer uma videoconferência rápida com sua equipe a fim de tentar eliminar detalhes por e-mail pode economizar uma incrível quantidade de tempo e definir planos de ação mais cedo. Quando você discute uma ideia ou um projeto com outros cara a cara (mesmo que seja por uma tela), geralmente tem um senso da urgência e apoio maior também. Os membros da equipe se sentirão mais conectados pessoalmente, especialmente se vocês fizerem um brainstorm juntos antes de atribuir tarefas. Conversas cara a cara estabelecem confiança, permitem que as ideias sejam melhoradas e alinhadas para que todos tenham o mesmo objetivo. 93% da eficácia da sua conversa deriva da linguagem corporal. É importante não esquecer disso e usar a tecnologia (isto é, tecnologia de vídeo) para obter mais vantagens da sua equipe.  

Listas de tarefas, não listas do que fazer:

Listas do que fazer não são concluídas. Ter listas do que fazer, individuais e desconhecidas, quando se trabalha em um projeto em equipe é um enorme assassino da produtividade. É muito mais eficaz decidir como uma equipe quais são suas tarefas prioritárias e atribuí-las uns aos outros em um sistema de gestão de projetos. Um sistema que permite que todos se mantenham mutuamente responsáveis ​​e ver como todas as peças se encaixam é o ideal. Atribuir indivíduos e datas limites para as tarefas as tornam acionáveis ​​e não apenas algo que alguém na sua equipe vai "precisar fazer". Existem muitas ferramentas de gestão de tarefas para escolher, confira este guia para determinar qual é a ideal para a sua equipe.

Documentos "vivos":

Ferramentas como o Google Drive adicionam um novo elemento de colaboração aos documentos. Isso é tão útil para os projetos de equipe. Ao invés de ficar preso com várias versões diferentes do mesmo trabalho flutuando por e-mail, compartilhe documentos "vivos" ou planilhas no Google Drive, no qual todos na sua equipe têm acesso. Todos vocês têm a versão mais atualizada a qualquer momento e podem editar e construir no seu trabalho ao mesmo tempo, independentemente de onde você esteja. Integrar seus documentos com a gestão de tarefas torna sua lista de tarefas ainda mais acionável.

Um calendário integrado:

Outra falha de produtividade a evitar é não estabelecer um calendário central compartilhado que mostre a sua equipe o que está por acontecer. Seus prazos e planos de ação para alcançá-los devem estar em algum lugar digital, de fácil acesso e interativo. Você deve incluir os calendários e eventos pessoais dos seus membros da equipe, assim ninguém terá nenhuma surpresa e você pode distribuir a carga de trabalho de forma eficaz. Ter um calendário integrado pode ajudá-lo a identificar gargalos onde pode haver muita coisa acontecendo com a sua equipe e otimizar a programação da sua equipe para cumprir prazos. Existem várias ferramentas: dos calendários padrão do Google até opções para equipes realmente grandes.

Bate-papo, não e-mail:

Assim, muitas empresas por aí estão fazendo o seu melhor para "matar" os e-mails internos com ferramentas digitais, porque o e-mail mata a produtividade. Acontece que uma das melhores soluções já está disponível a algum tempo e não é apenas para o escritório. Agora, as ferramentas de bate-papo de escritório estão decolando e as equipes estão amando o novo estilo de comunicação intuitiva e produtiva. O bate-papo imita conversas em tempo real em vez de e-mails segmentados e intrometidos. Você pode discutir imediatamente não importa onde você está com um parceiro em uma conversa gravada. Ao contrário do e-mail, todo mundo faz parte da conversa e flui naturalmente como uma discussão em grupo. O bate-papo é ideal para a colaboração porque é muito mais abrangente do que o e-mail e você pode receber um feedback imediato. Estudos sugerem que o bate-papo realmente elimina alguns dos viés que impedem as pessoas de compartilharem mais durante a sessão de brainstorming. Sua equipe pode realmente produzir o seu melhor trabalho através do bate-papo. Estas são algumas mudanças realmente simples que você pode fazer para melhorar a produtividade da sua equipe de projeto. Esperamos que tenha sido útil! - A Equipe Hibox  [:fr]

Nous n’allons pas gâcher  votre temps avec une introduction, nous allons aller droit au but. Vous retournerez au travail avec votre équipe plus productif que jamais grâce à ces conseils de management.

Réunions en vidéoconférence:

Appelez rapidement votre équipe plutôt que de perdre du temps et d’attendre leurs réponse en discutant via email. En plus d’une réelle économie de temps, cela peut vous permettre de mettre en place vos actions plus rapidement. Quand vous discutez d’une idée ou d’un projet avec vos collègues en face à face (même si cela se fait au travers d’un écran) cela permet de mieux comprendre le sens des priorités ainsi que de l’aide ou support qui peut être apporté. Les membres de votre équipe se sentiront ainsi plus impliqués personnellement si vous réfléchissez ensemble plutôt que de juste assigner une tâche à un collègue. Les conversations en face à face établissent une relation de confiance, permettent également l’amélioration des idées données et alignent toutes les personnes concernées sur le même objectif. 93% de l’efficacité conversations dérive de votre langage corporel. C’est important de ne pas sous estimer ce point et d’utiliser la technologie pour avantager votre équipe.
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Liste de tâche à faire / à ne pas faire:

Liste de tâches à faire / ne pas faire. Avoir des tâches non assignées dans votre to-do list lorsque vous travaillez sur un projet est une des plus grosse perte de productivité. C’est bien plus efficace de décider en équipe quelles sont les tâches à traiter en priorité et de les assigner à chacun d’entre vous grâce à un gestionnaire de projet. Ces système permettent à tout le monde d’être responsable d’une partie du projet et de voir si tous les éléments fonctionnent bien ensemble, comme prévu initialement. Assigner des personnes responsables et fixez des dates d’échéance aux tâches permet de concrétiser et de rendre plus pratique la gestion du projet. Vos collègues ne sont pas juste assignés à une tâche parmi d’autres dans une liste de tâche. Il existe plusieurs logiciels permettant cela, jetez un coup d’oeil à ce guide (en anglais) pour déterminer lequel serait le plus adapté à votre équipe.  

Documents partagés:

Les outils comme Google Drive ajoutent une nouvelle dimension de collaboration aux documents. C’est vraiment utile pour les projets en équipe. Plutôt que d’être coincé avec différentes versions du même document se baladant de boite mail en boite mail, partagez des documents Word, Excel ou Powerpoint “vivants” sur Google Drive. Toute l’équipe a toujours accès aux documents, et peut modifier le document en même temps, peu importe leur position géographique. Intégrez ces documents dans votre gestionnaire de tâche pour avoir des listes de tâches encore plus pratique !

Un calendrier centralisé:

Un autre point pouvant affecter votre productivité, est de ne pas avoir un calendrier centralisé et partagé permettant de montrer à votre équipe les projets planifiés pour le futur. Les dates d’échéances et les plans d’actions pour atteindre les objectifs doivent être digitalisées, facile d’accès et interactives. Vous devriez inclure les calendriers personnels et les évènements  de vos équipes, il n’y aura plus de surprises et vous pouvez répartir la charge de travail efficacement. Avoir un calendrier centralisé peut vous aider à identifier les différents freins à la productivité, moments où vos équipes sont surchargées de travail. Vous pourrez alors organiser le programme de vos collègues et finaliser vos projets en temps et en heure. Il existe une multitude de calendriers, allant du Calendrier Google Standard à des options étant plus adaptées pour les plus grosses équipes.

Au revoir les mails, bonjour le chat!

Beaucoup d’entreprises essaient de tuer la solution des emails comme moyen de communication interne avec des outils digitaux  car les emails tuent la productivité. Une des meilleures alternatives existe depuis un bon moment déjà, mais n’était pas présente dans nos bureaux. De nos jours, les chats d’entreprise ont le vent en poupe et les équipes aiment utiliser cette nouvelle méthode de communication,  plus intuitive permettant d’être plus productif. Cette solution imite mieux  les conversations In Real Life que les emails qui sont plus segmentés et constituent une perte de temps. Vous pouvez discuter de manière instantanée sur un espace où vos conversations sont enregistrées, avec qui vous le souhaitez, peu importe l’endroit où vous vous trouvez. Contrairement aux mails, tout le monde peut prendre parti aux conversations et cela constitue naturellement une conversation de groupe. Le chat est idéal pour la collaboration également car il est bien plus ouvert que les emails et vous pouvez recevoir des feedbacks immédiatement. Les études montrent que les chats permettent d’éliminer les préjugés qui retiennent les employés de partager leurs idées pendant un brainstorming. Vos équipes seront peut-être plus productives si vous travaillez via un chat. Voici une liste de petits changements que vous pouvez faire dans le but d’améliorer le management de projet de vos équipes ainsi que leur productivité. Nous espérons que ces conseils vous seront utiles !  

-L’équipe d’Hibox

[:it]Non perdiamo più tempo inutilmente su introduzioni. Torniamo al lavoro, con il vostro team preferito, con questi suggerimenti sul Project Management.

Meeting e Videoconferenza:

Riunire la vostra squadra in una breve videochiamata, piuttosto che cercare di estrapolare i dettagli dalle e-mail, può salvare una quantità incredibile di tempo e trasformare rapidamente i vostri piani in azioni. Quando si discute un'idea con un gruppo faccia a faccia (anche se davanti ad uno schermo), si prova in genere un maggiore senso di urgenza e partecipazione. I membri del team si sentiranno più collegati personalmente soprattutto quando si effettua un brainstorming insieme prima di assegnare le varie attività. Le conversazioni faccia a faccia stabiliscono fiducia, permettono alle idee di essere migliorate, e allineano tutti i partecipanti verso lo stesso obiettivo. Il 93% dell'efficacia delle tue conversazioni scaturisce dal linguaggio del tuo corpo. È importante tenerlo sempre a mente ed utilizzare la tecnologia (la video-tecnologia) per migliorare le prestazioni del tuo team.

Liste attività, non to-do list:

Le to-do list non aiutano. Utilizzare liste individuali e slegate di cose-da-fare quando si lavora su un progetto di squadra il più delle volte implica un grande decremento di produttività. E 'molto più efficace prima decidere in gruppo quelli che saranno i compiti prioritari, poi decidere a chi assegnarli utilizzando un sistema di gestione progetti. Un sistema che permette a tutti di sapere chi sono i responsabili delle singole attività, e poter quindi vedere come tutti i pezzi si incastrano, è l'ideale. L’assegnare ai singoli individui e decidere date di scadenza per le attività, rende queste ultime fruibili e non solo qualcosa che qualcuno della tua squadra "dovrà portare a termine". Ci sono svariate soluzioni per la gestione attività, dai un'occhiata a questa guida per capire quale si adatta di più al tuo team.

Documenti che prendono vita:

Strumenti come Google Drive aggiungono un elemento nuovo per la collaborazione su documenti con riscontri estremamente utili quando si parla di progetti in team. Invece che perdere tempo con differenti versioni dello stesso documento che viaggia di mail in mail, è molto meglio condividere documenti o fogli di lavoro su Google Drive dove puoi assegnare l’accesso a tutti i tuoi colleghi. Avrete sempre la versione più aggiornata e sarà più facile modificare ed aggiungere il proprio lavoro allo stesso tempo, a prescindere da dove vi troverete in quel momento. Integrare i vostri documenti con un gestore attività fa si che le attività pianificate siano ancora più azionabili.

Calendario integrato:

Un altro fallimento di produttività è il non creare un calendario centrale e condiviso che mostri le prossime attività del team. Per portare a termine scadenze ed azioni, dovrebbero essere allocate digitalmente, facilmente accessibili ed interattive. Dovresti anche includere i calendari personali dei membri del tuo team e gli eventi, così che non ci siano sorprese all’ultimo secondo e per poter distribuire il carico di lavoro in modo efficace. L’avere un calendario integrato può aiutarti ad individuare colli di bottiglia, come per esempio un sovraccarico per il tuo team, e ad ottimizzare l’agenda dei tuoi collaboratori per rispettare le scadenze. Ci sono varie soluzioni: dallo standard Google Calendar ad altre opzioni per team considerevolmente più grandi.

Chat, no email:

Ci sono molte aziende là fuori che fanno del loro meglio per "eliminare" le e-mail interne e sostituirle con strumenti digitali; le mail sono il nemico numero 1 della produttività. Alla fine risulta che una delle migliori soluzioni esiste già da un po’, solo che non l'abbiamo provata in ufficio. Solo di recente le chat aziendali hanno iniziato a prendere piede ed i team di lavoro stanno cominciando ad amare questa nuova tipologia di comunicazione, più intuitiva e produttiva. Le chat sono più simili a conversazioni in tempo reale, al contrario di mail segmentate e discontinue. Si può iniziare una discussione subito, a prescindere da dove ti trovi, con i propri colleghi ed in un apposito feed registrato. A differenza delle mail, ognuno fa parte della conversazione e tutto fluisce naturalmente come dovrebbe accadere in una discussione di gruppo. La chat è l'ideale per la collaborazione anche perché è molto più inclusiva delle mail e si può ricevere un feedback immediato. Gli studi dimostrano che le chat eliminano quei pregiudizi che portano le condividere meno durante i brainstorming. Il tuo team potrebbe produrre il suo miglior lavoro tramite chat. Sono dei piccoli semplici cambiamenti che puoi mettere in pratica ora per ottimizzare la produttività del tuo team. Speriamo che questo ti sia di aiuto!

-Il Team di Hibox

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